Перехід з Документообігу для України на K2 ERP

Перехід з Документообігу для України на K2 ERP — це процес міграції електронного документообігу з рішень екосистеми 1С / BAS до української ERP-платформи K2 ERP.

Під Документообігом для України зазвичай мають на увазі рішення на кшталт 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП для України, 1С Документообіг, BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП або пов’язані системи для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, договорів, заявок, погоджень, задач, доручень, архіву, строків виконання та діловодства.

Важливе застереження. Продукти 1С та частина екосистеми BAS мають санкційні, безпекові та репутаційні ризики в Україні. Держспецзв’язку веде офіційний перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання; у публічному переліку згадуються продукти 1С/BAS. Перед використанням, підтримкою або закупівлею таких продуктів компаніям потрібно перевіряти актуальні офіційні переліки, санкційні списки, політики кібербезпеки та внутрішні правила комплаєнсу.

Українська альтернатива. K2 ERP може розглядатися як українська альтернатива 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП, BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП, BAS ERP, BAS КУП та іншим рішенням екосистеми 1С/BAS для електронного документообігу, договорів, погоджень, задач, доручень, архіву, SLA, BP-моделей, дашбордів, Power BI, AI, API та інтеграцій.

Що таке перехід з Документообігу для України на K2 ERP

Перехід з Документообігу для України на K2 ERP — це не просто перенесення файлів зі старої системи в нову. Це проєкт, у якому компанія переглядає правила роботи з документами, договорами, заявками, погодженнями, задачами, архівом, правами доступу та контролем виконання.

У старій системі документообігу можуть бути:

Навіщо переходити на K2 ERP

Перехід із 1С/BAS Документообіг на K2 ERP потрібен не тільки для заміни програми. Документообіг містить чутливу інформацію: договори, фінансові умови, персональні дані, комерційну таємницю, внутрішні рішення, заявки на платежі та юридичні документи.

Основні причини переходу:

санкційні ризики 1С/BAS;
безпекові ризики;
репутаційні ризики;
потреба в українській ERP;
потреба в контролі договорів;
потреба в прозорих маршрутах погодження;
потреба в контролі строків і SLA;
потреба в дашбордах документообігу;
потреба в інтеграції документів із фінансами, закупівлями, продажами, складом і виробництвом;
потреба в електронному підписі;
потреба в Power BI;
потреба в AI-підказках;
потреба в API та інтеграціях.

Чому документообіг має бути частиною ERP

Документообіг не повинен бути окремою системою для файлів.

У реальному бізнесі документ майже завжди пов’язаний з операцією:

договір — із контрагентом, продажами, закупівлями, платежами та ризиками;
заявка на платіж — із банком, бюджетом, договором і Cash Flow;
заявка на закупівлю — зі складом, виробництвом, підрозділом або проєктом;
акт виконаних робіт — із взаєморозрахунками;
наказ — із кадровим контуром;
службова записка — із внутрішнім процесом;
протокол — із управлінськими рішеннями та задачами;
вхідний документ — із відповідальним, строком і контролем виконання.

Тому перехід на K2 ERP — це перехід до документообігу як частини ERP, а не ізольованого архіву.

Що має закривати K2 ERP після переходу

Після переходу з Документообігу для України на K2 ERP система має закривати такі процеси:

створення документів;
реєстрація документів;
погодження документів;
підписання документів;
робота з договорами;
робота з додатковими угодами;
заявки на оплату;
заявки на закупівлю;
службові записки;
накази;
протоколи;
задачі;
доручення;
контроль строків;
архів документів;
пошук документів;
версійність документів;
права доступу;
електронний підпис;
SLA;
BP-моделі;
дашборди документообігу;
інтеграції з ERP-модулями.

K2 ERP як альтернатива Документообігу для України

K2 ERP може бути українською альтернативою Документообігу для України для компаній, яким потрібен документообіг у складі ERP.

K2 ERP може охоплювати:

Порівняння 1С/BAS Документообіг та K2 ERP

Критерій	1С/BAS Документообіг	K2 ERP
Походження екосистеми	пов’язана зі спадщиною 1С/BAS	українська ERP-платформа
Санкційний контекст	потребує перевірки через офіційні переліки та комплаєнс-ризики	позиціонується як українська альтернатива 1С/BAS
Основний фокус	документи, діловодство, погодження, задачі, архів	документообіг як частина ERP: договори, платежі, закупівлі, фінанси, задачі, дашборди
Договори	облік і погодження договорів	договори з прив’язкою до контрагентів, бюджетів, платежів, заявок і ризиків
Заявки	погодження за маршрутами	заявки з бюджетним контролем, SLA, фінансовим впливом і дашбордами
Задачі	доручення та контроль виконання	задачі, SLA, BP-моделі, контроль виконання, AI-підказки
Архів	зберігання документів і файлів	архів із правами доступу, версіями, зв’язками з ERP-документами й пошуком
Аналітика	звіти по документах і виконанню	дашборди, Power BI, AI-аналіз затримок і ризиків
Інтеграції	через механізми 1С/BAS і доробки	API, ERP-модулі, банки, ЕДО, Power BI, AI, зовнішні сервіси

Етапи переходу з Документообігу на K2 ERP

Перехід потрібно робити поетапно, щоб не втратити активні документи, договори, погодження, задачі, історію, вкладення та архів.

Типовий план:

Провести аудит старої системи документообігу.
Визначити активні організації.
Визначити типи документів.
Перевірити види документів.
Перевірити активні маршрути погодження.
Перевірити ролі користувачів.
Перевірити права доступу.
Очистити довідник користувачів.
Очистити довідник контрагентів.
Перевірити договори.
Перевірити додаткові угоди.
Визначити активні документи.
Визначити документи для архіву.
Перевірити відкриті задачі.
Перевірити прострочені задачі.
Перевірити доручення.
Перевірити незавершені погодження.
Описати цільові BP-моделі.
Налаштувати маршрути погодження в K2 ERP.
Налаштувати SLA.
Налаштувати права доступу.
Перенести довідники.
Перенести активні документи.
Перенести відкриті задачі.
Перенести потрібний архів.
Налаштувати електронний підпис.
Налаштувати інтеграції.
Побудувати дашборд документообігу.
Провести тестове погодження документів.
Запустити K2 ERP поетапно.

Що потрібно перенести зі старої системи

Дані	Для чого потрібні в K2 ERP
Організації	юридичні особи компанії
Користувачі	автори, погоджувачі, виконавці, відповідальні
Ролі	права доступу, маршрути погодження, відповідальність
Види документів	класифікація документів
Маршрути погодження	рух документів між користувачами
Контрагенти	договори, листи, заявки, акти
Підрозділи	структура компанії
ЦФВ	бюджетний і фінансовий контроль
Договори	активні договірні відносини
Додаткові угоди	зміни умов договорів
Активні документи	документи в роботі
Задачі	незавершені дії користувачів
Доручення	управлінські задачі з контролем строків
Архів документів	історія, вкладення, скани, файли
Історія погодження	доказовість і контроль процесів
Вкладення	файли, скани, шаблони, підписані документи

Що не варто переносити автоматично

Не всі дані зі старого документообігу потрібно переносити в K2 ERP.

Зазвичай не варто переносити без очищення:

неактивних користувачів;
старі ролі без відповідальних;
дублікати контрагентів;
старі види документів, які більше не використовуються;
застарілі маршрути погодження;
документи без управлінської або юридичної цінності;
технічні задачі;
дублікати договорів;
старі архіви без потреби;
маршрути, які більше не відповідають реальним процесам;
права доступу, які відкривають зайві документи;
шаблони документів, якими ніхто не користується;
старі звіти без користувачів.

Стару базу можна залишити архівом, а в K2 ERP перенести активні документи, потрібні договори, чисті довідники, ролі, маршрути, задачі та потрібний архів.

Аудит перед переходом

Перед міграцією потрібно провести аудит документообігу.

Перевірити:

які типи документів реально використовуються;
які маршрути погодження актуальні;
які ролі потрібні;
які користувачі активні;
які документи зараз на погодженні;
які документи прострочені;
які задачі відкриті;
які доручення не виконані;
які договори активні;
які договори завершені;
які документи потрібно зберігати в архіві;
які вкладення критичні;
які права доступу відкривають зайві дані;
які звіти потрібні керівникам;
які процеси краще змінити перед запуском.

Види документів

Види документів — це класифікація документів у системі.

Приклади:

договір;
додаткова угода;
вхідний лист;
вихідний лист;
службова записка;
наказ;
протокол;
заявка на платіж;
заявка на закупівлю;
акт;
рахунок;
претензія;
доручення.

Перед переходом потрібно видалити або приховати застарілі види документів і залишити ті, які потрібні в реальних бізнес-процесах.

Користувачі та ролі

Користувачі — це працівники, які створюють, погоджують, виконують або переглядають документи.

Ролі визначають, що користувач може робити в системі.

Типові ролі:

автор документа;
погоджувач;
виконавець;
юрист;
фінансист;
бухгалтер;
керівник підрозділу;
директор;
адміністратор;
архіваріус.

Права доступу

Права доступу — один із найважливіших елементів переходу.

Документообіг містить:

фінансові умови;
персональні дані;
договори;
комерційну таємницю;
юридичні документи;
внутрішні рішення;
кадрові документи;
банківські реквізити;
бюджетні дані.

Тому не можна просто перенести старі права доступу без перевірки.

Приклад прав доступу

Документ	Автор	Керівник	Юрист	CFO	Директор
Договір	створення	погодження	юридична перевірка	фінансова перевірка	фінальне погодження
Заявка на платіж	створення	погодження	перегляд за потреби	фінальне погодження	перегляд
Службова записка	створення	погодження	ні	за потреби	перегляд
Наказ	підготовка	погодження	юридична перевірка	за потреби	підписання

Маршрути погодження

Маршрут погодження визначає, хто і в якій послідовності погоджує документ.

Маршрут може залежати від:

типу документа;
суми;
організації;
підрозділу;
ЦФВ;
статті витрат;
проєкту;
контрагента;
ризику;
перевищення бюджету;
наявності договору;
ролей користувачів.

Перед переходом не варто копіювати всі старі маршрути. Часто вони накопичувалися роками й уже не відповідають реальній структурі компанії.

BP-моделі

BP-модель дозволяє описати бізнес-процес документа.

Приклади BP-моделей:

створення договору;
погодження договору;
погодження заявки на платіж;
погодження заявки на закупівлю;
реєстрація вхідного документа;
підготовка вихідного листа;
погодження наказу;
виконання доручення;
передача оригіналу в архів;
погодження перевищення бюджету;
підписання документа.

SLA

SLA дозволяє контролювати строки погодження документів і задач.

Приклади SLA:

погодити договір до 2 робочих днів;
юридична перевірка договору — 1 робочий день;
фінансова перевірка заявки — 4 години;
погодження платежу — 1 робочий день;
реєстрація вхідного документа — 30 хвилин;
закриття задачі — до визначеного строку;
передача оригіналу в архів — 1 робочий день.

Договори

Договір — один із головних об’єктів міграції.

У K2 ERP договір може бути пов’язаний із:

контрагентом;
організацією;
відповідальним менеджером;
сумою;
валютою;
строком дії;
умовами оплати;
заявками на платежі;
рахунками;
актами;
бюджетом;
ЦФВ;
проєктом;
ризиками;
історією погодження;
вкладеннями;
електронним підписом.

Додаткові угоди

Додаткова угода змінює умови основного договору.

Під час переходу потрібно перевірити:

до якого договору належить угода;
чи актуальні змінені умови;
чи є підписаний файл;
чи є історія погодження;
чи є строк дії;
чи впливає угода на суму договору;
чи пов’язана угода із заявками на платіж.

Заявка на платіж

Заявка на платіж — це документ, який ініціює оплату.

У K2 ERP заявка може містити:

організацію;
контрагента;
договір;
суму;
валюту;
дату оплати;
статтю руху коштів;
ЦФВ;
проєкт;
бюджет;
пріоритет;
підставу;
відповідального;
маршрут погодження;
статус;
SLA.

Заявка на закупівлю

Заявка на закупівлю фіксує потребу в товарі, матеріалі, обладнанні або послузі.

Вона може бути пов’язана з:

підрозділом;
складом;
виробництвом;
проєктом;
ЦФВ;
бюджетом;
номенклатурою;
постачальником;
погодженням;
замовленням постачальнику.

Задачі та доручення

Задача — це дія, яку має виконати користувач.

Доручення — це управлінська задача з відповідальним, строком і контролем виконання.

Під час переходу потрібно окремо звірити:

відкриті задачі;
прострочені задачі;
задачі без відповідального;
задачі без строку;
доручення керівництва;
задачі, пов’язані з активними документами;
задачі, які можна закрити до міграції.

Архів документів

Архів документів — це історія компанії, але не весь архів потрібно переносити в активну ERP.

Архів може містити:

картку документа;
файл документа;
скан;
вкладення;
версії;
історію погодження;
коментарі;
електронні підписи;
пов’язані документи;
статус;
відповідальних;
права доступу.

Перед переходом потрібно визначити, що переноситься в K2 ERP, а що залишається в старій системі як архів для перегляду.

Електронний підпис

Електронний підпис потрібен для підписання документів в електронному вигляді.

Під час переходу потрібно перевірити:

які документи підписуються електронно;
які сервіси ЕДО використовуються;
які підписані файли потрібно перенести;
чи потрібно переносити підписані архіви;
хто має право підпису;
які документи потребують юридично значущого підпису;
які процеси можна перевести в електронний вигляд після переходу.

Дашборд документообігу

Дашборд документообігу має бути одним із перших результатів переходу.

Він може містити:

документи на погодженні;
прострочені документи;
задачі по користувачах;
середній час погодження;
документи без руху;
договори зі строком завершення;
заявки на платежі на погодженні;
перевищення SLA;
вузькі місця процесів;
документи з високим ризиком.

Приклад дашборда документообігу

Показник	Що показує
Документи на погодженні	скільки документів зараз очікує дії
Прострочені задачі	хто не виконав задачу в строк
Середній час погодження	наскільки швидко проходять документи
Договори з ризиком	договори без підпису, без бюджету або з простроченим строком
Заявки на платежі	платежі, які очікують погодження
Порушення SLA	документи, що вийшли за встановлені строки

Power BI для документообігу

Power BI може використовуватися для розширеної аналітики документообігу.

У Power BI можна аналізувати:

швидкість погодження;
навантаження на користувачів;
прострочені задачі;
документи по підрозділах;
договори по контрагентах;
заявки на платежі;
SLA;
причини затримок;
документи за типами;
ефективність маршрутів погодження.

AI у документообігу

AI може допомагати керівникам, юристам, фінансистам і менеджерам.

AI може:

підсумовувати зміст документа;
знаходити ризикові умови договору;
пояснювати, чому документ затримався;
знаходити прострочені погодження;
пропонувати маршрут погодження;
класифікувати документ;
знаходити дублікати;
порівнювати версії;
підказувати, чи є перевищення бюджету;
формувати короткий звіт для керівника.

Приклад AI-підказки

AI-підказка. Договір із постачальником очікує погодження 5 робочих днів. SLA перевищено на 3 дні. Затримка виникла на етапі фінансової перевірки. У документі також відсутня прив’язка до бюджету закупівель. Рекомендується перевірити відповідального погоджувача та бюджетну статтю.

API та інтеграції

K2 ERP може інтегрувати документообіг з іншими системами.

Можливі інтеграції:

ERP-модулі;
CRM;
банки;
клієнт-банк;
сервіси електронного документообігу;
електронний підпис;
Power BI;
AI-сервіси;
email;
Telegram;
корпоративний портал;
файлові сховища;
зовнішні API.

Документи переходу з Документообігу на K2 ERP

Документ	Призначення
Вхідний документ	реєстрація отриманого документа
Вихідний документ	підготовка й реєстрація документа для відправки
Внутрішній документ	службові записки, накази, протоколи, розпорядження
Договір	погодження, облік і контроль договорів
Додаткова угода	зміна умов договору
Заявка на платіж	ініціювання та погодження оплати
Заявка на закупівлю	погодження потреби в закупівлі
Службова записка	внутрішнє звернення або обґрунтування
Наказ	управлінське рішення або розпорядження
Протокол	фіксація рішень наради
Задача	дія, яку має виконати користувач
Доручення	контрольована управлінська дія

Довідники переходу з Документообігу на K2 ERP

Довідник	Що містить
Види документів	договори, заявки, накази, листи, службові записки
Маршрути погодження	правила руху документів
Користувачі	працівники, ролі, права доступу
Ролі	автор, погоджувач, юрист, фінансист, директор
Контрагенти	клієнти, постачальники, підрядники
Організації	юридичні особи компанії
Підрозділи	структура компанії
ЦФВ	центри фінансової відповідальності
Статті руху коштів	аналітика заявок на платежі
Проєкти	аналітика документів і витрат
Шаблони документів	типові форми договорів, листів, наказів

Звіти після переходу з Документообігу на K2 ERP

Звіт	Що показує
Звіт по документах	кількість і статуси документів
Звіт по задачах	виконані, активні та прострочені задачі
Звіт по договорах	договори, строки, суми, відповідальні, статуси
Звіт по погодженнях	хто погодив, хто затримує, де процес зупинився
Звіт SLA	порушення строків погодження та виконання
Звіт по заявках на платежі	статуси заявок, суми, відповідальні
Звіт по архіву	документи за типами, періодами, підрозділами
Дашборд документообігу	загальна картина документів, задач, SLA і ризиків

Типові помилки при переході

Помилка	Наслідок	Як уникнути
Копіювати старі маршрути без аналізу	нова система повторює старі затримки	описати цільові BP-моделі
Не перевірити права доступу	користувачі бачать зайві документи	створити ролі та обмеження
Не очистити контрагентів	дублікати в договорах і листах	провести аудит довідників
Не перенести активні задачі	частина роботи губиться	окремо звірити відкриті задачі
Не налаштувати SLA	немає контролю строків погодження	задати строки для ключових процесів
Перенести весь архів без відбору	система перевантажується непотрібними файлами	визначити активний архів і архів для перегляду
Не перевірити договори	платежі й погодження втрачають підстави	звірити активні договори та додаткові угоди
Не зробити тестове погодження	помилки видно вже після запуску	протестувати маршрути на кількох типах документів

Паралельний запуск

Перед повним переходом бажано провести тестовий або паралельний запуск.

Сценарій:

Обрати кілька типів документів.
Перенести тестових користувачів.
Налаштувати ролі.
Налаштувати маршрути погодження.
Перенести тестові договори.
Створити тестову заявку на платіж.
Створити тестовий вхідний документ.
Створити тестову службову записку.
Запустити погодження.
Перевірити SLA.
Перевірити права доступу.
Перевірити архів і вкладення.
Перевірити дашборд.
Виправити помилки.
Після успішного тесту запускати інші документи.

Мінімальний старт після Документообігу для України

Перший етап:

організації;
користувачі;
ролі;
права доступу;
види документів;
маршрути погодження;
договори;
вхідні документи;
вихідні документи;
внутрішні документи;
задачі;
архів активних документів;
дашборд документообігу.

Другий етап:

SLA;
BP-моделі;
заявка на платіж;
заявка на закупівлю;
електронний підпис;
інтеграція з фінансами;
Power BI;
AI.

Третій етап:

розширений архів;
інтеграції з ЕДО;
інтеграції з банками;
автоматичне розпізнавання документів;
AI-аналіз договорів;
складні маршрути погодження;
API-інтеграції.

Контрольний список запуску

Перед запуском K2 ERP потрібно перевірити:

організації створені;
користувачі заведені;
ролі налаштовані;
права доступу перевірені;
види документів створені;
маршрути погодження описані;
BP-моделі створені;
SLA налаштовані;
договори перевірені;
додаткові угоди перевірені;
активні документи перенесені;
відкриті задачі перенесені;
прострочені задачі опрацьовані;
архів визначений;
вкладення перевірені;
електронний підпис налаштований;
інтеграції перевірені;
тестове погодження пройдено;
дашборд документообігу готовий;
користувачі навчені;
відповідальні призначені.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке перехід з Документообігу для України на K2 ERP?	Це міграція електронного документообігу з 1С/BAS до української ERP-платформи K2 ERP.
Які системи маються на увазі?	1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП, BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП та пов’язані рішення для документів, договорів, погоджень, задач і архіву.
Чому компанії переходять?	Через санкційні, безпекові, репутаційні та технологічні ризики, а також потребу в українській ERP, дашбордах, Power BI, AI, API та інтеграції документообігу з бізнес-процесами.
Що потрібно перенести?	Організації, користувачів, ролі, види документів, маршрути погодження, контрагентів, підрозділи, договори, додаткові угоди, активні документи, задачі, доручення, архів, історію погодження та вкладення.
Що найважливіше перевірити?	Права доступу, активні договори, відкриті задачі, прострочені погодження, маршрути, SLA, архів і вкладення.
Як безпечно запускатися?	Спочатку провести тестовий запуск на кількох типах документів: договір, заявка на платіж, службова записка, вхідний документ, погодження, архів і дашборд.

Висновок

Перехід з Документообігу для України на K2 ERP — це важливий етап для компанії, яка хоче відмовитися від старої екосистеми 1С/BAS і перейти на українську ERP-платформу для документів, договорів, погоджень, задач, архіву та управлінської аналітики.

K2 ERP може бути українською альтернативою 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП, BAS Документообіг і BAS Документообіг КОРП. Вона дозволяє вести вхідні, вихідні та внутрішні документи, договори, додаткові угоди, заявки на платіж, заявки на закупівлю, службові записки, накази, протоколи, задачі, доручення, маршрути погодження, SLA, BP-моделі, архів, електронний підпис, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції.

Правильний перехід — це не копіювання старої бази. Це аудит документів, договорів, ролей, маршрутів, прав доступу, задач, архіву, вкладень і погоджень, а також запуск дашборда документообігу, який дає керівнику реальну картину процесів.

Головний результат. Перехід з Документообігу для України на K2 ERP дозволяє компанії перейти від старої та ризикової екосистеми до сучасної української ERP: документи, договори, погодження, задачі, маршрути, SLA, BP-моделі, архів, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції.

Див. також

Зовнішні посилання