Перейти до вмісту

Модуль Edin

Матеріал з K2 ERP Wiki Ukraine — База знань з автоматизації та санкцій в Україні

SEO title: K2 Модуль EDIN — інтеграція K2 ERP з EDIN, ЕДО, EDI, КЕП, е-ТТН та електронними документами SEO description: K2 Модуль EDIN — інтеграційний модуль K2 ERP для обміну даними з платформою EDIN: електронним документообігом, EDI, юридично значущими документами, КЕП, е-ТТН, замовленнями, рахунками, актами, накладними, статусами, контрагентами, архівом документів, фінансовим, складським і управлінським обліком K2 ERP. SEO keywords: K2 Модуль EDIN, K2 EDIN, EDIN, EDI Network, інтеграція K2 ERP з EDIN, інтеграція ERP з EDIN, електронний документообіг, ЕДО, EDI, КЕП, ЕЦП, е-ТТН, юридично значущий документообіг, електронні документи, EDIN API, EDIN DOCflow, документообіг K2 ERP, K2 ERP, K2 Cloud ERP, інтеграції K2 ERP, українська ERP, українське ПЗ Alternative to: ручний обмін документами; паперовий документообіг; документи в пошті; Excel-реєстри документів; ручне підписання та пересилання документів; окремий ЕДО без ERP; ручне звіряння накладних, актів і рахунків; самописна інтеграція ЕДО; 1С; BAS; старі ERP


K2 Модуль EDIN — інтеграційний модуль K2 ERP для обміну даними між ERP-системою K2 ERP та платформою EDIN: EDI-документами, юридично значущими електронними документами, КЕП, е-ТТН, замовленнями, рахунками, актами, накладними, статусами, контрагентами, архівом, фінансовим, складським і управлінським обліком, яка може використовуватися як альтернатива для: паперовий документообіг; ручний обмін документами; документи в пошті; Excel-реєстри; окремий ЕДО без ERP; ручне звіряння документів; самописні обміни; 1С; BAS; старі ERP; розрізнені системи документообігу.

Категорії застосування: K2 Модуль EDIN, K2 ERP, K2 Cloud ERP, EDIN, EDI, EDI Network, ЕДО, КЕП, електронний документообіг, е-ТТН, інтеграції K2 ERP, документообіг, українська ERP, українське ПЗ.

K2 Модуль EDIN — це інтеграційний модуль K2 ERP, призначений для обміну даними між ERP-системою K2 ERP та платформою EDIN — українською платформою електронного документообігу та EDI-обміну для бізнесу. Модуль може використовуватися для інтеграції EDI-документів, юридично значущих електронних документів, КЕП, е-ТТН, рахунків, актів, накладних, замовлень, статусів, контрагентів, архіву документів, фінансового, складського й управлінського обліку.

EDIN описує себе як платформу для автоматизації електронного документообігу в Україні.[1] Серед рішень EDIN є EDI Network — платформа для обміну EDI-документами, зокрема замовленнями, підтвердженнями замовлень, повідомленнями про відвантаження, а також юридично значущими документами: угодами, рахунками, актами, податковими накладними та іншими документами з ЕЦП/КЕП.[2]

У зв’язці з K2 ERP платформа EDIN виконує роль зовнішнього електронного документообігу та EDI-каналу, а K2 ERP — роль внутрішньої ERP-системи для обліку, документів, замовлень, складу, фінансів, контрагентів, CRM та управлінської аналітики.

Перевага K2 ERP: ЕДО та EDI в єдиному ERP-контурі

K2 Модуль EDIN дозволяє поєднати електронний документообіг, EDI-документи, КЕП, е-ТТН, рахунки, акти, накладні, замовлення, статуси та архів документів з обліком, складом, фінансами й аналітикою K2 ERP.

Призначення модуля

Основне призначення K2 Модуля EDIN — автоматизувати обмін електронними документами між K2 ERP та платформою EDIN. Модуль допомагає зменшити ручну роботу з документами, уникати дублювання, пришвидшити обмін із контрагентами, контролювати статуси документів і пов’язати електронний документообіг із внутрішніми бізнес-процесами підприємства.

Модуль може використовуватися для:

  • обміну EDI-документами;
  • обміну юридично значущими документами;
  • передавання замовлень;
  • передавання підтверджень замовлень;
  • передавання рахунків;
  • передавання актів;
  • передавання накладних;
  • роботи з е-ТТН;
  • підписання документів КЕП;
  • отримання статусів документів;
  • зберігання архіву документів;
  • зв’язку документів із контрагентами;
  • зв’язку документів із замовленнями;
  • зв’язку документів зі складом;
  • зв’язку документів із фінансовим обліком;
  • підготовки управлінської аналітики.

Архітектура інтеграції

У типовій архітектурі K2 ERP + EDIN системи виконують різні ролі.

EDIN відповідає за:

  • електронний документообіг;
  • EDI-обмін;
  • обмін юридично значущими документами;
  • підписання документів;
  • передачу документів між контрагентами;
  • отримання статусів;
  • архів документів;
  • EDI Network;
  • EDIN DOCflow;
  • е-ТТН;
  • інтеграційні API та специфікації.

K2 ERP відповідає за:

  • створення первинних документів;
  • облік замовлень;
  • облік контрагентів;
  • складський облік;
  • фінансовий облік;
  • бухгалтерський контур;
  • CRM;
  • договори;
  • управлінський облік;
  • аналітику;
  • контроль бізнес-процесів.

Архітектурна примітка

EDIN може виконувати роль зовнішньої платформи обміну електронними документами, а K2 ERP — внутрішньої системи, де ці документи пов’язуються із замовленнями, контрагентами, договорами, складом, фінансами та управлінським обліком.

Основні об’єкти обміну

K2 Модуль EDIN може працювати з різними об’єктами даних. Конкретний склад обміну залежить від бізнес-процесів компанії, типів документів, налаштувань EDIN, ролі контрагентів і сценаріїв інтеграції.

Типові об’єкти обміну:

  • замовлення;
  • підтвердження замовлення;
  • повідомлення про відвантаження;
  • рахунки;
  • акти;
  • накладні;
  • податкові накладні;
  • договори;
  • е-ТТН;
  • товарні документи;
  • контрагенти;
  • статуси документів;
  • підписані документи;
  • відмови від підписання;
  • анулювання документів;
  • архівні документи;
  • файли вкладень;
  • аналітичні дані.

EDI-документи

EDI або Electronic Data Interchange — це електронний обмін структурованими бізнес-документами між компаніями. EDIN описує EDI-документи як електронні документи зі стандартизованими форматами для обміну даними між діловими партнерами.[3]

У K2 ERP EDI-документи можуть бути пов’язані з:

  • замовленнями покупців;
  • замовленнями постачальникам;
  • підтвердженнями замовлень;
  • відвантаженням;
  • прийманням товарів;
  • складськими документами;
  • рахунками;
  • фінансовими документами;
  • договорами;
  • контрагентами.

Перевага K2 ERP: EDI пов’язаний з обліком

K2 Модуль EDIN дозволяє пов’язати EDI-документи з реальними бізнес-процесами K2 ERP: замовленнями, постачаннями, відвантаженнями, складом, рахунками, актами, накладними та фінансами.

Електронний документообіг

Електронний документообіг або ЕДО — це процес обміну документами в цифровому форматі між компаніями, особами або системами. EDIN у власних матеріалах описує ЕДО як обмін і передачу документів у цифровому форматі через інтернет або захищені платформи.[4]

K2 Модуль EDIN може використовуватися для:

  • надсилання документів контрагентам;
  • отримання документів від контрагентів;
  • підписання документів КЕП;
  • отримання підписаних документів;
  • відмови від підписання;
  • анулювання документів;
  • контролю статусів;
  • архівування;
  • зв’язку документів із ERP-об’єктами.

Юридично значущі документи

EDIN підтримує сценарії юридично значущого документообігу. У матеріалах EDIN описуються процеси: відправка документа з КЕП, підписання у відповідь, отримання підписаного документа, відмова від підписання та анулювання підписаного документа.[5]

У K2 ERP юридично значущі документи можуть бути пов’язані з:

  • договорами;
  • рахунками;
  • актами;
  • видатковими накладними;
  • податковими документами;
  • замовленнями;
  • контрагентами;
  • оплатами;
  • архівом документів;
  • бухгалтерським і фінансовим обліком.

КЕП та підписання документів

КЕП або кваліфікований електронний підпис є ключовим елементом юридично значущого електронного документообігу. EDIN зазначає підтримку документів з ЕЦП/КЕП у контексті EDI Network.[6]

K2 Модуль EDIN може підтримувати сценарії:

  • підготовки документа в K2 ERP;
  • передавання документа в EDIN;
  • підписання документа КЕП;
  • отримання підписаного документа;
  • перевірки статусу підписання;
  • фіксації відмови;
  • анулювання документа;
  • збереження документа в архіві.

Перевага K2 ERP: КЕП у документах ERP

K2 Модуль EDIN дозволяє поєднати підписання КЕП із внутрішніми документами K2 ERP: рахунками, актами, накладними, договорами, замовленнями, е-ТТН та іншими бізнес-документами.

Е-ТТН

Е-ТТН або електронна товарно-транспортна накладна є важливою частиною електронного документообігу в логістиці. EDIN у переліку сервісів згадує EDIN-е-ТТН як облікову систему для обміну електронними товарно-транспортними накладними.[7]

K2 Модуль EDIN може бути пов’язаний із е-ТТН у таких сценаріях:

  • формування даних для е-ТТН;
  • зв’язок е-ТТН із відвантаженням;
  • зв’язок е-ТТН зі складськими документами;
  • зв’язок е-ТТН із замовленням;
  • передавання документа в EDIN;
  • отримання статусу;
  • архівування;
  • аналітика логістики.

Замовлення та підтвердження замовлень

У ритейлі, дистрибуції та постачанні одним із ключових сценаріїв EDI є обмін замовленнями та підтвердженнями замовлень.

K2 Модуль EDIN може використовуватися для:

  • отримання замовлення від мережі;
  • створення замовлення в K2 ERP;
  • перевірки залишків;
  • підтвердження замовлення;
  • часткового підтвердження;
  • підготовки відвантаження;
  • формування накладної;
  • передавання статусу контрагенту.

Рахунки, акти та накладні

K2 Модуль EDIN може використовуватися для обміну первинними документами між K2 ERP та контрагентами через EDIN.

До таких документів належать:

  • рахунки;
  • акти;
  • видаткові накладні;
  • прибуткові накладні;
  • договори;
  • специфікації;
  • податкові документи;
  • документи повернення;
  • супровідні файли.

У K2 ERP ці документи можуть бути пов’язані з господарськими операціями, замовленнями, оплатами, складом і фінансовим обліком.

Перевага K2 ERP: первинні документи без дублювання

K2 Модуль EDIN дозволяє передавати й отримувати електронні рахунки, акти, накладні та договори без дублювання даних у різних системах.

Статуси документів

Статуси документів дозволяють контролювати, на якому етапі перебуває документ: створений, відправлений, отриманий, підписаний, відхилений, анульований або потребує дії користувача.

K2 ERP може отримувати або фіксувати статуси:

  • створено;
  • надіслано;
  • доставлено;
  • переглянуто;
  • очікує підпису;
  • підписано;
  • підписано у відповідь;
  • відмовлено;
  • анульовано;
  • помилка обміну;
  • потребує перевірки.

Технічна примітка

Перед запуском інтеграції потрібно узгодити відповідність статусів EDIN і K2 ERP, щоб документ у ERP коректно відображав фактичний стан обміну, підписання, відмови або анулювання.

Контрагенти

Електронний документообіг залежить від коректного обліку контрагентів. K2 Модуль EDIN може допомагати пов’язувати документи EDIN з довідником контрагентів у K2 ERP.

Інтеграція може враховувати:

  • назву контрагента;
  • ЄДРПОУ або ІПН;
  • юридичні реквізити;
  • договори;
  • точки доставки;
  • мережі;
  • постачальників;
  • покупців;
  • відповідальних осіб;
  • канали обміну документами.

Архів документів

EDIN на офіційній сторінці зазначає, що надіслані та отримані документи зберігаються на серверах EDIN, які знаходяться в Україні, Польщі та Німеччині, а також описує резервування та захищений доступ.[8]

У K2 ERP архів документів може бути пов’язаний із:

  • контрагентами;
  • договорами;
  • замовленнями;
  • рахунками;
  • актами;
  • накладними;
  • оплатами;
  • складськими документами;
  • фінансовим обліком;
  • перевірками;
  • управлінською аналітикою.

Інтеграція EDIN з обліковою системою

EDIN окремо описує інтеграцію е-документообігу в облікову систему користувача як сценарій для компаній із великою кількістю документів, що дозволяє працювати у звичній обліковій системі та безпечно обмінюватися е-даними.[9]

У випадку K2 ERP така інтеграція дозволяє:

  • не дублювати документи вручну;
  • працювати з документами в ERP;
  • отримувати статуси з EDIN;
  • зберігати зв’язок із первинними операціями;
  • контролювати документообіг;
  • формувати фінансову й управлінську аналітику.

Перевага K2 ERP: EDIN у звичному ERP-середовищі

K2 Модуль EDIN дозволяє працювати з електронними документами EDIN у контексті K2 ERP: замовлень, документів, складу, фінансів, контрагентів і аналітики.

API та механізми обміну

EDIN має технічну документацію для інтеграцій, зокрема розділи API, XML-специфікацій, EDIN 2.0, EDIN DOCflow, е-ТТН та інших сервісів.[10]

K2 Модуль EDIN може використовувати API, XML-обмін, інтеграційні конектори або інші технічні механізми для обміну даними між K2 ERP та EDIN.

Через інтеграційний контур можуть передаватися:

  • документи;
  • статуси;
  • контрагенти;
  • файли;
  • підписані документи;
  • EDI-повідомлення;
  • е-ТТН;
  • архівні дані;
  • аналітичні дані.

Документообіг постачальників і ритейлу

EDIN позиціонує рішення для ритейлу як платформу для роздрібних мереж і постачальників, зазначаючи роботу з понад 120 роздрібними мережами та 3000 постачальниками щомісяця.[11]

Для постачальників і ритейлу K2 Модуль EDIN може бути корисним у сценаріях:

  • отримання замовлень від мереж;
  • підтвердження замовлень;
  • підготовка відвантажень;
  • передавання накладних;
  • обмін актами;
  • обмін рахунками;
  • контроль статусів;
  • звіряння документів;
  • архівування;
  • аналіз виконання постачань.

Складський облік

Документи EDIN можуть бути пов’язані зі складськими процесами K2 ERP. Це особливо важливо для постачань, ритейлу, дистрибуції, e-commerce та виробництва.

K2 ERP може пов’язувати документи EDIN із:

  • надходженнями;
  • відвантаженнями;
  • резервами;
  • переміщеннями;
  • поверненнями;
  • е-ТТН;
  • складськими накладними;
  • залишками;
  • аналітикою оборотності.

Фінансовий облік

K2 Модуль EDIN може пов’язувати електронні документи з фінансовим обліком. Рахунки, акти, накладні, договори та інші документи можуть бути пов’язані з оплатами, заборгованістю та фінансовими операціями.

Фінансовий контур може включати:

  • зв’язок документів із рахунками;
  • зв’язок документів з оплатами;
  • контроль дебіторської заборгованості;
  • контроль кредиторської заборгованості;
  • аналіз оплат;
  • фінансову звітність;
  • управлінську аналітику.

Управлінська аналітика

Інтеграція EDIN з K2 ERP дозволяє використовувати дані електронного документообігу для управлінської аналітики.

Аналітика може включати:

  • кількість відправлених документів;
  • кількість отриманих документів;
  • документи за статусами;
  • строки підписання;
  • документи за контрагентами;
  • документи за типами;
  • прострочені документи;
  • відмови від підписання;
  • анульовані документи;
  • постачання за мережами;
  • документообіг за підрозділами;
  • зв’язок документів із фінансами.

Перевага K2 ERP: аналітика документообігу

Дані EDIN можуть використовуватися в K2 ERP для аналізу електронного документообігу: статусів, строків підписання, контрагентів, типів документів, постачань, фінансів і відповідальних осіб.

Типова схема роботи модуля

Типова схема роботи K2 Модуля EDIN може виглядати так:

  1. У K2 ERP створюється замовлення, рахунок, акт, накладна або інший документ.
  2. Документ перевіряється відповідальним користувачем.
  3. Документ передається до EDIN.
  4. Документ підписується КЕП або надсилається контрагенту.
  5. Контрагент отримує документ у EDIN.
  6. Контрагент підписує, погоджує, відхиляє або анулює документ.
  7. Статус документа повертається до K2 ERP.
  8. Документ пов’язується з контрагентом, договором, замовленням, складом, оплатою та фінансами.
  9. Дані використовуються для контролю, архіву та управлінської аналітики.

Односторонній і двосторонній обмін

K2 Модуль EDIN може працювати за різними сценаріями обміну.

Односторонній обмін може використовуватися, коли K2 ERP передає документи в EDIN або отримує документи з EDIN без зворотного оновлення бізнес-об’єктів.

Двосторонній обмін використовується, коли K2 ERP передає документи в EDIN, а EDIN повертає статуси, підписані документи, відмови, анулювання або вхідні документи від контрагентів.

Архітектурна примітка

Для електронного документообігу найважливішим є двосторонній обмін: ERP передає документи, а система ЕДО повертає статуси, підписи, відмови, анулювання та вхідні документи від контрагентів.

Технічні особливості налаштування

Перед запуском K2 Модуля EDIN потрібно узгодити структуру документів, правила обміну, ролі користувачів і відповідальність систем.

Основні технічні питання:

  • які типи документів інтегруються;
  • яка система є джерелом документа;
  • як зіставляються контрагенти;
  • як зіставляються договори;
  • як передаються файли;
  • які формати документів використовуються;
  • які статуси повертаються;
  • як працює підписання КЕП;
  • як обробляються відмови;
  • як обробляються анулювання;
  • як зберігаються підписані документи;
  • як ведеться журнал обміну;
  • які ролі доступу потрібні;
  • як тестуються сценарії.

Технічна примітка

Перед промисловим запуском інтеграції потрібно протестувати обмін документами, підписання КЕП, отримання статусів, відмову від підписання, анулювання, архівування та зв’язок документів із об’єктами K2 ERP.

Безпека та зберігання документів

Для електронного документообігу важливі безпека, резервне копіювання, контроль доступу та збереження документів. EDIN на офіційній сторінці зазначає використання захищеного доступу, резервного копіювання, дзеркалювання даних і зберігання документів на серверах в Україні, Польщі та Німеччині.[12]

У K2 ERP безпека документообігу може включати:

  • ролі користувачів;
  • права на створення документів;
  • права на підписання;
  • права на відправку;
  • журнал дій;
  • журнал обміну;
  • обмеження доступу до документів;
  • контроль відповідальних осіб;
  • архівування;
  • пошук документів.

Переваги K2 Модуля EDIN

K2 Модуль EDIN дає бізнесу можливість поєднати електронний документообіг із внутрішнім управлінням підприємством у K2 ERP.

Основні переваги:

  • інтеграція EDIN з K2 ERP;
  • обмін EDI-документами;
  • юридично значущий документообіг;
  • робота з КЕП;
  • підтримка е-ТТН;
  • менше ручного перенесення документів;
  • зв’язок документів із замовленнями;
  • зв’язок документів із контрагентами;
  • зв’язок документів зі складом;
  • зв’язок документів із фінансами;
  • контроль статусів;
  • архів документів;
  • управлінська аналітика;
  • підтримка ритейлу, постачальників, дистрибуції та e-commerce.

Перевага K2 ERP: EDIN + K2 ERP

Зв’язка EDIN і K2 ERP дозволяє використовувати EDIN як платформу електронного документообігу та EDI-обміну, а українську ERP-систему — для обліку, складу, фінансів, документів, контрагентів і управлінської аналітики.

Типові проблеми без інтеграції

Якщо EDIN або інша система ЕДО не інтегрована з ERP, компанія може стикатися з типовими проблемами:

  • ручне завантаження документів;
  • ручне створення документів у різних системах;
  • дублювання даних;
  • помилки в контрагентах;
  • помилки в сумах;
  • складність контролю статусів;
  • втрата зв’язку між документом і замовленням;
  • втрата зв’язку між документом і складом;
  • ручне звіряння підписаних документів;
  • відсутність єдиного архіву в ERP;
  • складність управлінської аналітики документообігу.

Перевага K2 ERP: менше ручного документообігу

K2 Модуль EDIN дозволяє зменшити ручне перенесення документів, статусів, підписів, контрагентів і файлів між EDIN, бухгалтерією, складом, фінансами та ERP.

Для кого призначений модуль

K2 Модуль EDIN може бути корисним для:

  • компаній, які використовують EDIN;
  • постачальників роздрібних мереж;
  • ритейлерів;
  • дистриб’юторів;
  • виробників;
  • e-commerce-компаній;
  • логістичних компаній;
  • компаній із великим документообігом;
  • бухгалтерій підприємств;
  • фінансових служб;
  • компаній, які працюють з е-ТТН;
  • компаній, які переходять з 1С або BAS на K2 ERP;
  • компаній, які хочуть поєднати ЕДО з ERP.

Міграція з 1С та BAS

Для багатьох українських компаній електронний документообіг, EDI та первинні документи історично були пов’язані з 1С або BAS. Під час переходу на K2 ERP важливо перенести або налаштувати не лише довідники й документи, а й інтеграцію з ЕДО.

Міграція може включати:

  • перенесення контрагентів;
  • перенесення договорів;
  • перенесення первинних документів;
  • перенесення архіву документів;
  • налаштування типів документів;
  • налаштування КЕП;
  • налаштування статусів;
  • налаштування інтеграції з EDIN;
  • тестування обміну;
  • навчання користувачів.

Значення для українського бізнесу

K2 Модуль EDIN має значення для українського бізнесу, оскільки електронний документообіг і EDI є важливою частиною сучасної цифрової інфраструктури підприємства. Для компаній, які працюють із роздрібними мережами, постачальниками, логістикою, e-commerce або великим документообігом, інтеграція EDIN з ERP дозволяє не вести документи окремо від обліку, складу, фінансів і управлінської аналітики.

K2 ERP у цьому контексті може бути українською ERP-системою, яка поєднує електронні документи, EDI, КЕП, е-ТТН, контрагентів, договори, склад, фінанси та аналітику в єдиному контурі.

Перевага K2 ERP для українського бізнесу

K2 Модуль EDIN дозволяє українським компаніям поєднати електронний документообіг і EDI з локальною ERP-екосистемою K2 ERP: документами, КЕП, е-ТТН, контрагентами, замовленнями, складом, фінансами та аналітикою.

Див. також

Посилання

Примітки

  1. ↑ https://edin.ua/
  2. ↑ https://edin.ua/edi-network/
  3. ↑ https://edin.ua/yak-postachalnikam-pracyuvati-z-merezhami-cherez-elektronnij-dokumentoobig/
  4. ↑ https://edin.ua/yak-pracyuye-elektronnij-dokumentoobig/
  5. ↑ https://edin.ua/elektronnij-yuridichno-znachushhij-dokumentoobig/
  6. ↑ https://edin.ua/edi-network/
  7. ↑ https://edin.ua/elektronnij-dokumentoobig-edin-ekosistema-servisiv-dlya-avtomatizaci%D1%97-biznesu/
  8. ↑ https://edin.ua/
  9. ↑ https://edin.ua/integraciya/
  10. ↑ https://wiki.edi-n.com/uk/newapiview/
  11. ↑ https://edin.ua/ritejl/
  12. ↑ https://edin.ua/
Отримано з https://wiki.erp.kyiv.ua/index.php?title=Модуль_Edin&oldid=1035