Залишки товарів 1С

Залишки товарів 1С — це кількість і вартість товарів, матеріалів, готової продукції, напівфабрикатів або інших запасів, які обліковуються в 1С / BAS на певну дату по складах, партіях, серіях, комірках, організаціях або інших аналітиках.

Залишки товарів у 1С потрібні для продажів, закупівель, складу, виробництва, інвентаризації, собівартості, валового прибутку, Cash Flow, P&L, Power BI-аналітики, AI-підказок і переходу на сучасну ERP.

K2 ERP. K2 ERP може приймати й аналізувати залишки товарів з 1С/BAS: номенклатура, склади, партії, серії, резерви, доступний залишок, мінусові залишки, товари в дорозі, інвентаризація, собівартість, Power BI, AI, API та міграція складського обліку в українську ERP.

Головна ідея. Залишки товарів у 1С — це не просто цифра в складському звіті. Це основа для продажів, закупівель, виробництва, собівартості, валового прибутку, резервування, інвентаризації та коректного переходу на ERP.

Що таке залишки товарів 1С

Залишки товарів 1С — це результат усіх операцій руху товарів у системі: надходжень, реалізацій, переміщень, списань, повернень, інвентаризацій, резервувань, комплектацій та інших документів.

Базова формула:

Кінцевий залишок = Початковий залишок + Надходження − Витрата

У 1С залишки можуть аналізуватися за такими розрізами:

Для чого потрібні залишки товарів

Залишки товарів потрібні, щоб компанія могла відповідати на питання:

що є на складі;
скільки товару доступно для продажу;
що зарезервовано під замовлення;
що потрібно закупити;
що залежалося;
де є дефіцит;
де є надлишок;
які товари мають мінусові залишки;
які склади потребують інвентаризації;
яка вартість запасів;
як залишки впливають на собівартість;
як залишки впливають на валовий прибуток;
які дані потрібно перенести в ERP.

Типи залишків у 1С

Тип залишку	Що означає
Фактичний залишок	кількість товару, яка обліковується на складі
Доступний залишок	фактичний залишок мінус резерви
Резерв	товар, закріплений за замовленням або потребою
Мінусовий залишок	ситуація, коли витрата більша за прихід
Товари в дорозі	товар замовлений або відвантажений постачальником, але ще не прийнятий
Залишок по партіях	залишок із деталізацією за партіями надходження
Залишок по серіях	залишок із деталізацією за серійними номерами
Залишок по комірках	залишок у конкретних місцях зберігання

Звіт залишки товарів 1С

Звіт залишки товарів 1С показує кількість і вартість товарів на певну дату або за період.

У звіті можуть бути такі показники:

номенклатура;
склад;
група товарів;
одиниця виміру;
кількість;
вартість;
партія;
серія;
характеристика;
резерв;
доступний залишок;
мінімальний залишок;
надлишок;
дефіцит;
собівартість.

Типова структура звіту залишків

Колонка	Що показує
Номенклатура	товар, матеріал або готова продукція
Склад	місце зберігання
Одиниця виміру	базова або складська одиниця
Кількість	обліковий залишок
Резерв	кількість, зарезервована під замовлення
Доступно	кількість, яку можна продати або використати
Вартість	вартісна оцінка залишку
Партія	партія надходження
Серія	серійний номер або серія

Фактичний залишок

Фактичний залишок — це кількість товару, яка обліковується в системі на складі.

Фактичний залишок формується документами:

надходження товарів;
реалізація товарів;
переміщення;
списання;
повернення;
інвентаризація;
оприбуткування;
комплектація;
розукомплектація;
виробничий випуск;
списання у виробництво.

Доступний залишок

Доступний залишок — це кількість товару, яку можна реально продати, відвантажити або використати.

Формула:

Доступний залишок = Фактичний залишок − Резерв

Приклад:

Показник	Кількість
Фактичний залишок	200 шт
Резерв під замовлення клієнтів	75 шт
Доступний залишок	125 шт

Резерви товарів 1С

Резерви товарів 1С потрібні, щоб товар не був проданий або використаний двічі.

Резерв може створюватися під:

замовлення клієнта;
виробниче замовлення;
внутрішню заявку;
сервісну заявку;
проєкт;
переміщення;
комплектацію;
майбутню відвантаження.

Якщо резерви не контролюються, менеджери можуть продавати товар, який уже обіцяний іншому клієнту.

Мінусові залишки 1С

Мінусові залишки 1С виникають, коли система показує від’ємну кількість товару.

Причини мінусових залишків:

реалізація проведена раніше надходження;
неправильна дата документа;
неправильний склад;
неправильна номенклатура;
неоформлене переміщення;
не проведене надходження;
дублікати товарів;
неправильна одиниця виміру;
помилка інвентаризації;
документи заднім числом.

Мінусові залишки можуть спотворювати собівартість, валовий прибуток, маржу й звіти.

Залишки по складах

Залишки по складах 1С показують, на якому складі знаходиться товар.

Склади можуть бути:

основний склад;
магазин;
склад готової продукції;
склад сировини;
склад матеріалів;
склад браку;
склад повернень;
склад відповідального зберігання;
транзитний склад;
виробничий склад;
склад філії.

Залишки по партіях

Залишки по партіях 1С потрібні для контролю собівартості, термінів придатності, якості та простежуваності.

Партійний облік важливий для:

харчового виробництва;
фармацевтики;
торгівлі з термінами придатності;
імпорту;
виробництва;
гарантійних товарів;
сертифікованої продукції;
FIFO;
рекламацій.

Залишки по серіях

Залишки по серіях 1С потрібні для товарів із серійними номерами.

Серійний облік використовують для:

обладнання;
техніки;
електроніки;
медичного обладнання;
інструментів;
запчастин;
дорогих товарів;
гарантійного сервісу;
ремонту;
простежуваності.

Залишки по комірках

Залишки по комірках використовуються у WMS або розширеному складському обліку.

Комірковий облік дозволяє бачити:

де саме лежить товар;
скільки товару в кожній комірці;
які комірки зайняті;
які комірки вільні;
де є пересорт;
де товар очікує відбору;
де товар очікує інвентаризації;
як оптимізувати склад.

Товари в дорозі

Товари в дорозі — це товари, які вже замовлені або відвантажені постачальником, але ще не прийняті на склад.

У 1С або ERP можна контролювати:

постачальника;
замовлення;
очікувану дату поставки;
кількість;
ціну;
валюту;
склад призначення;
транспорт;
статус;
вплив на дефіцит;
вплив на закупівлі.

Залежалі залишки

Залежалі залишки — це товари, які довго лежать на складі без руху.

Причини залежалих залишків:

помилкова закупівля;
падіння попиту;
застарілий товар;
неправильна ціна;
неправильний асортимент;
сезонність;
погане планування;
дублікати номенклатури;
товар не відображається на сайті;
менеджери не бачать залишок.

Надлишкові залишки

Надлишкові залишки — це запаси, які перевищують реальну потребу бізнесу.

Надлишки створюють проблеми:

заморожують гроші;
займають склад;
збільшують витрати на зберігання;
підвищують ризик псування;
погіршують Cash Flow;
спотворюють закупівельне планування;
знижують оборотність.

Дефіцит товарів

Дефіцит товарів — це ситуація, коли товару недостатньо для продажів, виробництва або виконання замовлень.

Причини дефіциту:

неправильні залишки;
затримка постачальника;
помилка планування закупівель;
зростання попиту;
неактуальні резерви;
продажі без контролю доступного залишку;
неоформлені переміщення;
не проведена інвентаризація.

Залишки і рух товарів 1С

Рух товарів 1С пояснює, як сформувався залишок.

Якщо залишок неправильний, потрібно перевірити:

початковий залишок;
надходження;
реалізації;
переміщення;
списання;
повернення;
інвентаризації;
резерви;
документи заднім числом;
проведення документів;
склад;
номенклатуру;
одиниці виміру.

Залишки і закупівлі 1С

Закупівлі 1С залежать від правильності залишків.

Якщо залишки некоректні, закупівельник може:

купити зайве;
не купити потрібне;
не побачити дефіцит;
неправильно оцінити потребу;
не врахувати резерви;
не врахувати товари в дорозі;
помилитися з мінімальним залишком;
створити касовий розрив через зайву закупівлю.

Залишки і продажі

Продажі напряму залежать від актуальних залишків.

Проблеми при неправильних залишках:

менеджер продає товар, якого немає;
клієнт отримує відмову;
сайт показує неправильну наявність;
склад не може відвантажити замовлення;
виникає ручне коригування;
падає довіра до системи;
з’являються конфлікти між продажами й складом.

Залишки і виробництво

У виробництві залишки матеріалів визначають, чи можна виконати виробниче замовлення.

Потрібно контролювати:

залишки сировини;
залишки матеріалів;
залишки комплектуючих;
залишки напівфабрикатів;
залишки готової продукції;
незавершене виробництво;
резерви під виробничі замовлення;
матеріали в дорозі;
дефіцит по BOM;
списання у виробництво.

Залишки і собівартість

Собівартість 1С залежить від правильності залишків.

Проблеми із залишками можуть призвести до:

нульової собівартості;
завищеної собівартості;
заниженої собівартості;
неправильного списання партій;
неправильного валового прибутку;
помилкової маржі;
некоректного закриття місяця;
неправильного P&L.

Залишки і валовий прибуток

Валовий прибуток 1С залежить від реалізації та собівартості реалізованих товарів.

Якщо залишки неправильні, можуть виникнути:

продажі нижче собівартості;
завищена маржа;
мінусова маржа без причини;
неправильний прибуток по товарах;
неправильний прибуток по клієнтах;
неправильний прибуток по менеджерах;
помилки у Power BI;
помилки в управлінських рішеннях.

Інвентаризація залишків 1С

Інвентаризація 1С потрібна для звірки облікових залишків із фактичними.

Інвентаризація дозволяє виявити:

надлишки;
нестачі;
пересорт;
неправильні партії;
неправильні серії;
неправильні склади;
помилки одиниць виміру;
залежалі товари;
неоформлені переміщення;
списання, які потрібно провести.

Звірка залишків перед переходом на ERP

Перед переходом з 1С/BAS на K2 ERP потрібно провести звірку залишків.

Потрібно перевірити:

залишки по складах;
залишки по номенклатурі;
залишки по партіях;
залишки по серіях;
резерви;
мінусові залишки;
товари в дорозі;
залишки у виробництві;
залишки браку;
відповідальних осіб;
вартість залишків;
дату зрізу.

Дата зрізу залишків

Дата зрізу — це дата, на яку фіксуються залишки для запуску нової ERP.

Зазвичай обирають:

кінець місяця;
кінець кварталу;
кінець року;
дату інвентаризації;
дату завершення облікового періоду;
дату старту нового складського процесу.

Після дати зрізу потрібно уникати хаотичних документів заднім числом.

Завантаження залишків з 1С у K2 ERP

Завантаження залишків з 1С — це перенесення складських залишків у нову ERP.

Можна завантажувати:

номенклатуру;
склади;
кількість;
вартість;
партії;
серії;
характеристики;
резерви;
одиниці виміру;
комірки;
відповідальних;
дату залишку;
документи-підстави.

Що не варто переносити в залишках

У нову ERP не варто без перевірки переносити:

мінусові залишки;
дублікати номенклатури;
неактуальні склади;
неправильні одиниці виміру;
залишки без фактичного підтвердження;
старі партії без потреби;
резерви без актуальних замовлень;
товари, яких фізично немає;
технічні позиції;
хаотичні коригування.

Обмін залишками 1С і ERP

Обмін даними 1С може передавати залишки між 1С, K2 ERP, WMS, сайтом, CRM, інтернет-магазином або Power BI.

Обмін залишками потрібен для:

сайту;
інтернет-магазину;
маркетплейсів;
CRM;
WMS;
виробництва;
закупівель;
Power BI;
AI-аналітики;
поетапної міграції з 1С.

Залишки і сайт

Якщо компанія має інтернет-магазин, залишки мають бути актуальними.

ERP або 1С може передавати на сайт:

фактичний залишок;
доступний залишок;
резерв;
статус “у наявності”;
статус “очікується”;
дату очікуваної поставки;
склад;
ціну;
обмеження продажу.

Залишки і WMS

WMS може вести складські залишки детальніше, ніж стандартна 1С.

WMS дозволяє контролювати:

комірки;
штрихкоди;
партії;
серії;
зони складу;
статуси товару;
відбір;
пакування;
приймання;
інвентаризацію;
пересорт;
доступність товару.

Залишки і Power BI

Power BI може будувати аналітику залишків на основі даних 1С/BAS або K2 ERP.

У Power BI можна аналізувати:

залишки по складах;
вартість запасів;
оборотність;
залежалі товари;
надлишки;
дефіцит;
мінусові залишки;
резерви;
товари в дорозі;
партії;
серії;
закупівельні потреби;
план-факт складу.

AI для аналізу залишків

AI в ERP може аналізувати залишки й підказувати проблеми.

AI може:

знаходити мінусові залишки;
прогнозувати дефіцит;
прогнозувати надлишки;
знаходити залежалі товари;
виявляти аномальні списання;
пояснювати зміну собівартості;
виявляти дублікати номенклатури;
рекомендувати закупівлі;
підказувати інвентаризацію;
формувати короткий звіт по складу;
попереджати про ризик касового розриву через закупівлі.

Приклад AI-підказки

AI-підказка. По складу «Основний» є 18 позицій із мінусовими залишками та 42 позиції без руху понад 180 днів. Основні причини — реалізації проведені раніше надходжень, не закриті переміщення та дублікати номенклатури. Рекомендується провести звірку складу, закрити переміщення, об’єднати дублікати й винести залежалі залишки в окремий звіт.

Типові помилки залишків товарів 1С

Помилка	Наслідок	Як перевірити
Мінусові залишки	собівартість і маржа спотворені	перевірити залишки на дату реалізації
Дублікати номенклатури	залишки розбиті між різними картками товару	очистити довідник номенклатури
Неправильний склад	товар є в обліку не там, де фізично лежить	звірити залишки по складах
Неправильна одиниця виміру	кількість і вартість залишку некоректні	нормалізувати одиниці виміру
Неоформлені переміщення	склад бачить одне, облік — інше	перевірити відкриті переміщення
Неактуальні резерви	доступний залишок занижений	перевірити резерви по замовленнях
Немає інвентаризації	облік відрізняється від факту	провести інвентаризацію

Як перевірити залишки товарів у 1С

Потрібно перевірити:

Чи всі документи проведені.
Чи правильні дати документів.
Чи немає мінусових залишків.
Чи правильні склади.
Чи немає дублікатів номенклатури.
Чи правильні одиниці виміру.
Чи актуальні резерви.
Чи закриті переміщення.
Чи коректні повернення.
Чи проведена інвентаризація.
Чи збігається облік із фактом.
Чи правильно розрахована собівартість.

Контрольний список перед міграцією залишків

Перед перенесенням залишків у K2 ERP потрібно перевірити:

номенклатуру;
групи товарів;
одиниці виміру;
склади;
комірки;
партії;
серії;
характеристики;
залишки по кількості;
залишки по вартості;
резерви;
мінусові залишки;
товари в дорозі;
інвентаризаційні різниці;
дату зрізу;
мапінг складів і товарів.

Мінімальний старт обліку залишків у ERP

Перший етап:

номенклатура;
склади;
одиниці виміру;
початкові залишки;
надходження;
реалізації;
переміщення;
списання;
інвентаризація;
базові звіти по залишках.

Другий етап:

резерви;
доступний залишок;
партії;
серії;
комірки;
товари в дорозі;
мінімальні залишки;
WMS;
Power BI;
контроль собівартості.

Третій етап:

AI-аналітика;
прогноз дефіциту;
прогноз надлишків;
рекомендації закупівель;
автоматичні попередження;
інтеграція із сайтом;
інтеграція з маркетплейсами;
API;
повна заміна 1С/BAS.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке залишки товарів 1С?	Це кількість і вартість товарів, матеріалів або готової продукції, які обліковуються в 1С/BAS на певну дату по складах, партіях, серіях або інших аналітиках.
Які залишки важливо контролювати?	Фактичний залишок, доступний залишок, резерв, мінусові залишки, залишки по складах, партіях, серіях, комірках і товари в дорозі.
Чому залишки можуть бути неправильними?	Через мінусові залишки, неправильні склади, дублікати номенклатури, помилки одиниць виміру, неоформлені переміщення, неактуальні резерви або відсутність інвентаризації.
Чи можна перенести залишки з 1С у K2 ERP?	Так. K2 ERP може приймати залишки, склади, номенклатуру, партії, серії, резерви, комірки, собівартість і аналітику з 1С/BAS.
З чого почати?	З очищення номенклатури, звірки складів, інвентаризації, усунення мінусових залишків, перевірки резервів, дати зрізу й тестового завантаження в ERP.

Висновок

Залишки товарів 1С — це один із найважливіших елементів складського, торгового, виробничого й управлінського обліку. Від правильності залишків залежать продажі, закупівлі, виробництво, собівартість, валовий прибуток, Cash Flow, P&L, Power BI-аналітика та якість управлінських рішень.

K2 ERP може допомогти побудувати сучасний облік залишків після 1С/BAS: з чистою номенклатурою, правильними складами, партіями, серіями, резервами, доступним залишком, WMS, Power BI, AI, API та інтеграціями.

Правильний перехід із 1С — це не копіювання залишків без перевірки. Це аудит номенклатури, інвентаризація, звірка складів, усунення мінусових залишків, перевірка резервів, нормалізація одиниць виміру, дата зрізу, тестове завантаження й запуск K2 ERP з перевіреними складськими даними.

Головний результат. Аналіз залишків товарів дозволяє керівнику, складу, закупівлям і продажам бачити, що реально є на складах, що доступно для продажу, що зарезервовано, де є дефіцит, де надлишок, які товари залежалися, де є мінусові залишки та як запаси впливають на гроші, собівартість і прибуток.

Див. також

Зовнішні посилання