Атестаційні завдання K2 ERP/Фінансовий блок

Атестаційні завдання K2 ERP — Фінансовий блок — це практичне завдання для перевірки знань і навичок спеціаліста у сфері фінансового обліку в K2 ERP.

Завдання охоплює облік безготівкових рахунків, кас, готівки, валют, руху коштів, платіжних документів, банківських виписок, взаєморозрахунків із контрагентами, актів звірки, фінансових статей, проєктів і звітності.

Коротко. У межах атестації потрібно показати, що спеціаліст розуміє фінансовий блок K2 ERP не як набір окремих форм, а як єдину систему руху грошей: рахунки, каси, документи, статті, проєкти, контрагенти, залишки та звіти.

Мета завдання

Мета атестаційного завдання — розробити або налаштувати фінансовий модуль для обліку коштів підприємства.

У системі мають обліковуватися:

кошти на розрахункових рахунках;
кошти у фіскальних касах;
готівка в касах підприємства;
віртуальні гроші або підзвітні кошти у співробітників, партнерів чи інших відповідальних осіб;
кошти в різних валютах;
рух коштів між рахунками, касами, статтями, проєктами й контрагентами.

Фінансовий блок повинен давати користувачу відповідь на головні питання:

скільки грошей є зараз;
де саме вони знаходяться;
за рахунок яких операцій вони з’явилися або були витрачені;
хто є боржником або кредитором;
по яких статтях і проєктах відбувався рух;
які документи підтверджують операції.

Загальна постановка задачі

Потрібно реалізувати фінансовий блок, який дозволяє вести облік грошей підприємства в різних формах: безготівкові рахунки, каси, готівка, віртуальні рахунки, підзвітні особи та валютні кошти.

Фінансовий блок має складатися з довідників, документів, рухів, звітів і друкованих форм.

Головний принцип. Баланс у фінансовому блоці не вводиться вручну “для краси”. Він має формуватися на основі документів і рухів: банківських виписок, касових ордерів, платіжок, переміщень і взаєморозрахунків.

Основні об’єкти фінансового блоку

Об’єкт	Призначення
Розрахункові рахунки	Облік безготівкових коштів підприємства
Каси	Облік готівки, фіскальних кас і умовних гаманців
Валюти	Облік коштів у різних валютах
Фінансові статті	Класифікація надходжень і витрат
Проєкти	Аналітика руху коштів по напрямах або проєктах
Контрагенти	Взаєморозрахунки з клієнтами, постачальниками та партнерами
Співробітники	Облік підзвітних або відповідальних осіб
Платіжні документи	Оформлення оплат і руху коштів
Банківські виписки	Фіксація руху по розрахункових рахунках
Касові ордери	Облік приходу, видатку й переміщення готівки
Звіти	Аналіз залишків, рухів, статей, проєктів і контрагентів

Довідник розрахункових рахунків

Довідник розрахункових рахунків призначений для обліку безготівкових рахунків компаній.

У довіднику потрібно показувати компанію, розрахунковий рахунок, валюту рахунку та поточний баланс.

Бажано також мати можливість зводити баланс у базову валюту, щоб бачити загальну суму по всіх рахунках незалежно від валюти.

Мінімальний склад гріда:

Поле	Опис
Компанія	Організація, якій належить рахунок
Розрахунковий рахунок	Номер або назва рахунку
Валюта	Валюта рахунку
Баланс	Поточний залишок на рахунку
Баланс у базовій валюті	Перерахунок для консолідованого перегляду

Рух по розрахунковому рахунку

Рух по розрахунковому рахунку показує всі операції, які відбувалися на рахунку за вибраний період.

У цьому розділі користувач має бачити надходження, списання, призначення платежу, контрагента, документ-підставу та залишок.

Мінімальні дані руху:

Поле	Опис
Дата	Дата операції
Документ	Платіжка, виписка або інший фінансовий документ
Контрагент	Учасник розрахунків
Прихід	Сума надходження
Видаток	Сума списання
Валюта	Валюта операції
Призначення	Опис або призначення платежу
Залишок	Залишок після операції

Платіжка

Платіжка використовується для оформлення оплати контрагенту.

У клієнт-банку користувач зазвичай заповнює реквізити вручну. У K2 ERP контрагент має обиратися з довідника, а реквізити можуть підтягуватися автоматично.

Платіжка повинна містити:

компанію-платника;
розрахунковий рахунок платника;
контрагента-отримувача;
рахунок отримувача;
суму;
валюту;
призначення платежу;
статтю руху коштів;
проєкт, якщо застосовується;
статус документа.

Друкована форма платіжки

Для платіжки має бути передбачена друкована форма.

Друкована форма потрібна для перевірки, погодження, архівування або передачі документа в зовнішні системи.

Банківська виписка

Банківська виписка відображає рух коштів на певному розрахунковому рахунку.

Виписка має містити як надходження, так і видатки. Саме на основі банківських виписок формується баланс рахунку.

Важливо. Баланс розрахункового рахунку повинен формуватися на основі банківських виписок і фінансових рухів, а не редагуватися вручну без документальної підстави.

Довідник кас

Каса в K2 ERP — це будь-яке місце зберігання або обліку готівкових чи умовних коштів.

Касою може бути:

фіскальна каса;
каса підприємства;
гаманець співробітника;
підзвітна особа;
умовний внутрішній рахунок;
партнер або відповідальна особа, по якій ведеться баланс.

Довідник кас має дозволяти бачити залишок по кожній касі та валюті.

Довідник статей

Фінансові статті потрібні для класифікації надходжень і витрат.

Стаття відповідає на питання: на що були витрачені кошти або звідки вони надійшли.

Для статей бажано передбачити тип:

прибуткова стаття;
видаткова стаття;
нейтральна або службова стаття.

По статтях має формуватися звіт руху коштів.

Довідник проєктів

Проєкти використовуються для аналітики руху коштів по напрямах діяльності.

Проєкт може відповідати окремому клієнтському замовленню, внутрішньому напряму, будівництву, виробничій програмі, маркетинговій кампанії або іншій бізнес-цілі.

Система має дозволяти:

бачити баланс по проєкту;
формувати рух коштів по проєкту;
аналізувати доходи й витрати;
використовувати проєкт у платіжках, касових ордерах і звітах.

Довідник співробітників

Довідник співробітників використовується для обліку відповідальних осіб, підзвітних сум і внутрішніх фінансових рухів.

Зазвичай ліворуч може відображатися дерево організаційної структури підприємства, а праворуч — список співробітників відповідного підрозділу.

Прибутковий касовий ордер

Прибутковий касовий ордер, або ПКО, відображає надходження грошей у касу.

У документі потрібно вказати:

касу, у яку надходять гроші;
суму;
валюту;
статтю надходження;
проєкт, якщо застосовується;
контрагента або відповідальну особу;
підставу операції;
коментар або призначення.

Друкована форма прибуткового касового ордера

Для ПКО має бути передбачена друкована форма.

Форма може відрізнятися залежно від актуальних вимог компанії, але має містити основні реквізити документа.

Видатковий касовий ордер

Видатковий касовий ордер, або ВКО, відображає видачу грошей із каси.

У документі потрібно вказати:

касу, з якої видаються гроші;
суму;
валюту;
статтю витрат;
проєкт, якщо застосовується;
отримувача;
підставу операції;
коментар або призначення.

Друкована форма видаткового касового ордера

Для ВКО має бути передбачена друкована форма.

Вона використовується для підтвердження видачі коштів і внутрішнього документообігу.

Касовий ордер на переміщення

Касовий ордер на переміщення показує рух грошей між касами.

Такий документ потрібен, коли кошти передаються:

з однієї каси в іншу;
від одного співробітника іншому;
між підрозділами;
між проєктами;
між внутрішніми гаманцями;
між різними аналітичними напрямами.

Для касового ордера на переміщення можна зробити довільну друковану форму, якщо стандартна форма не потрібна.

Баланс з контрагентами

Фінансовий блок повинен вести баланс із контрагентами.

Баланс із контрагентом — це різниця між фінансовими зобов’язаннями обох сторін.

Система має дозволяти:

бачити поточний баланс із контрагентом;
переглядати рух фінансів по контрагенту;
аналізувати дебіторську й кредиторську заборгованість;
формувати акт звірки;
бачити документи, які вплинули на взаєморозрахунки.

Акт звірки

Акт звірки — це документ, за допомогою якого формується звірка взаєморозрахунків із контрагентом.

Акт має показувати початковий залишок, документи за період, надходження, витрати та кінцевий залишок.

Друкована форма акта звірки

Для акта звірки має бути передбачена друкована форма.

Вона потрібна для погодження взаєморозрахунків із контрагентом.

Робоче місце касира

Робоче місце касира повинно бути максимально простим.

На екрані має бути мінімум зайвої інформації, щоб касир міг швидко пробити товар, побачити суму до оплати та провести операцію.

Оскільки товар часто пробивається за штрихкодом або QR-кодом, у робочому місці касира потрібно передбачити поле швидкого введення або сканування коду.

Рух грошей по касі

Звіт руху грошей по касі показує:

скільки грошей було на початок періоду;
скільки надійшло;
скільки було витрачено;
скільки залишилося на кінець періоду.

Рух у касі також можна показувати в PivotGrid або кубі, щоб аналізувати дані за різними вимірами: каса, стаття, проєкт, контрагент, валюта, період.

Додаткові ілюстрації

Додаткова ілюстрація
Додаткова ілюстрація
Додаткова ілюстрація
Додаткова ілюстрація
Додаткова ілюстрація
Додаткова ілюстрація
Додаткова ілюстрація

Практичне завдання

У межах атестації потрібно показати роботу фінансового блоку на практичному прикладі.

Мінімальний сценарій:

створити або показати компанію;
створити розрахунковий рахунок;
створити касу;
створити фінансові статті;
створити проєкт;
створити контрагента;
оформити надходження коштів;
оформити видаток коштів;
оформити переміщення між касами;
сформувати рух по рахунку або касі;
сформувати баланс із контрагентом;
сформувати акт звірки;
показати друковану форму одного з документів;
сформувати звіт руху коштів.

Очікуваний результат

У результаті виконання атестаційного завдання має бути розроблений або налаштований фінансовий модуль K2 ERP, який забезпечує облік безготівкових рахунків, кас, руху коштів, платіжних документів, банківських виписок, взаєморозрахунків із контрагентами, актів звірки та звітів по касах, статтях і проєктах.

Фінансовий блок вважається реалізованим на мінімальному робочому рівні, якщо:

користувач може створити рахунки й каси;
документи формують рух коштів;
баланс формується на основі рухів;
можна отримати звіт по касі або рахунку;
можна побачити баланс із контрагентом;
можна сформувати акт звірки;
друковані форми відкриваються й містять основні реквізити.

Критерії оцінювання

Критерій	Що перевіряється	Ознака успішного виконання
Розуміння фінансової логіки	Спеціаліст розуміє, як у системі формується рух коштів	Може пояснити різницю між рахунком, касою, статтею, проєктом і контрагентом
Робота з довідниками	Уміння створити й використати базові довідники фінансового блоку	Рахунки, каси, статті, проєкти й контрагенти створені коректно
Робота з документами	Уміння оформити платіжні та касові документи	ПКО, ВКО, платіжка, виписка або переміщення створюють правильні рухи
Формування балансу	Чи формується залишок на основі документів	Баланс по рахунку або касі відповідає введеним операціям
Взаєморозрахунки	Чи ведеться баланс із контрагентами	Можна побачити рух і залишок по контрагенту
Звіти	Уміння отримати аналітичну інформацію	Звіт по касі, рахунку, статті або проєкту формується за період
Друковані форми	Наявність і коректність друкованих форм	Платіжка, ордер або акт звірки мають придатний для перегляду вигляд
Пояснення рішення	Уміння пояснити логіку виконаної роботи	Спеціаліст може пояснити, які документи вплинули на баланс і чому

Типові помилки

Помилка	Наслідок
Баланс вводиться вручну без рухів	Система не дає достовірного фінансового обліку
Не розділено каси й розрахункові рахунки	Змішується готівковий і безготівковий облік
Не використані статті руху коштів	Неможливо побудувати нормальний звіт доходів і витрат
Не використані проєкти	Неможливо аналізувати фінанси по напрямах діяльності
Не ведеться баланс із контрагентами	Немає контролю дебіторської та кредиторської заборгованості
Документи не формують рухи	Звіти й залишки не відповідають реальним операціям
Немає друкованих форм	Документи складно перевіряти, погоджувати або передавати контрагентам

Коротко

Питання	Відповідь
Що потрібно розробити або показати?	Фінансовий блок K2 ERP
Що обліковується?	Рахунки, каси, валюти, статті, проєкти, контрагенти й рух коштів
Які документи потрібні?	Платіжка, банківська виписка, ПКО, ВКО, переміщення, акт звірки
Які звіти потрібні?	Рух по рахунку, рух по касі, баланс із контрагентом, звіти по статтях і проєктах
Що головне в оцінюванні?	Щоб документи формували рухи, а баланси й звіти будувалися на основі цих рухів

Див. також