Атестаційні завдання K2 ERP/Веб-архів документів

Модуль обліку електронних документів з версіями та контролем змін

Реальний бізнес-контекст

Організація або підприємство повинно:

• зберігати службові, юридичні, технічні документи;
• мати історію змін кожного документу;
• порівнювати версії документів між собою;
• відновлювати попередні версії у разі потреби.

Необхідно:

• вести централізований електронний архів;
• відслідковувати всі зміни в документах;
• організувати контроль доступу:
  • хто бачить документи;
  • хто змінює документи.

Основні завдання

1. Структура довідників

Довідник «Категорії документів»

Категорії документів:

• договори;
• політики та інструкції;
• технічні документи;
• юридичні документи;
• проекти;
• інше.

Довідник «Типи доступу»

Типи доступу:

• перегляд;
• редагування;
• завантаження / експорт;
• адміністрування.

2. База «Документи»

Колонки бази

• назва документа;
• категорія;
• номер документа — опціонально;
• дата створення;
• автор;
• поточний статус:
  • чернетка;
  • затверджено;
  • на перегляді;
  • архівовано;
• коментарі / нотатки.

Функціонал

• створення нового документу;
• призначення категорії і доступу;
• можливість додавати кілька версій документа.

3. База «Версії документів»

Колонки бази

• документ;
• версія:
  • v1;
  • v2;
  • v3;
  • наступні версії;
• дата завантаження;
• користувач, який вніс зміни;
• опис змін;
• файл документа:
  • PDF;
  • DOCX;
  • TXT;
  • інше.

Функціонал

• завантаження нової версії документу;
• перегляд історії змін;
• відновлення попередньої версії.

4. Контроль змін

Функціонал:

• ведення повної історії:
  • хто вніс зміни;
  • коли вніс зміни;
  • який файл змінено;
  • що саме змінилося — опціонально через diff для текстових документів;
• можливість порівняти дві версії документа.

5. Доступ і права

Налаштування доступу на рівні документа:

• хто може переглядати;
• хто може редагувати;
• хто може затверджувати.

Ролі користувачів:

• користувач;
• адміністратор архіву.

6. Додаткові функції

• робота через AJAX для оновлення списків і версій без перезавантаження;
• пошук документів за:
  • назвою;
  • категорією;
  • датою створення;
• теги для швидкої фільтрації документів;
• масове завантаження документів — batch upload;
• генерація контрольного списку документів для ревізії.

Технічні вимоги

Параметр	Опис
Бекенд	K2 Cloud ERP на Python або PHP
БД	PostgreSQL або MySQL
Фронтенд	HTML5, JavaScript, AJAX, Fetch API або Axios
UI-компоненти	DataTables для документів та версій, Select2 для категорій і фільтрів
Файли	Завантаження файлів до файлової системи або в базу, опціонально збереження на Amazon S3 чи аналогах
Друк	Генерація контрольних реєстрів у PDF або Excel

Критерії оцінки

Критерій	Бали
Реалізація бази документів і версій	20
Управління історією змін	20
Контроль доступу і прав на документи	20
Зручність перегляду, пошуку і відновлення документів	20
Інтерактивність через AJAX і підтримка багатьох форматів	20

Примітка

Веб-архів документів із версіями — критично важливий для будь-якої компанії, що працює з:

• проектами;
• контрактами;
• технічною документацією;
• політиками внутрішнього контролю.

Доступ до історії змін гарантує:

• прозорість;
• зниження ризику втрати важливої інформації.