Інвентаризація

Інвентаризація — це перевірка фактичної наявності майна, товарів, матеріалів, основних засобів, грошей, документів, розрахунків і зобов’язань компанії з порівнянням цих даних з обліком.

Простими словами, інвентаризація відповідає на питання:

що фактично є в компанії;
скільки цього є;
де воно знаходиться;
хто за це відповідає;
чи збігається фактична наявність з обліком;
чи є нестачі;
чи є надлишки;
чи є пересортиця;
чи є помилки в документах;
чи потрібно коригувати облік.

Головне. Інвентаризація потрібна не для того, щоб “перерахувати коробки заради коробок”. Вона потрібна, щоб компанія знала, що в неї реально є, а не що красиво написано в обліку.

Для керівника. Інвентаризація показує, чи можна довіряти залишкам, складу, відповідальним особам, обліку і звітам. Якщо залишки в системі не відповідають реальності, управління бізнесом перетворюється на гру “вгадай товар”.

Для складу. Інвентаризація допомагає знайти помилки, пересортицю, нестачі, надлишки, неправильні місця зберігання, дублікати номенклатури і товари, які давно лежать як пам’ятник минулим закупівлям.

Поширена проблема. Якщо в обліку товар є, а на складі його немає, це не “особливість системи”. Це або помилка, або нестача, або товар пішов у паралельний всесвіт. ERP зазвичай перевіряє перші два варіанти.

Вступ

Інвентаризація — одна з найважливіших процедур контролю в компанії.

Бізнес щодня купує, продає, переміщує, списує, виробляє, передає, приймає, повертає і використовує різні активи. У результаті між обліком і реальністю можуть виникати розбіжності.

Причини бувають різні:

помилки при прийманні товару;
помилки при відвантаженні;
неправильне списання;
неправильне переміщення;
пересортиця;
брак;
крадіжки;
псування;
неоформлені документи;
дублікати номенклатури;
неправильні одиниці виміру;
людський фактор;
погана організація складу;
відсутність регулярного контролю.

Інвентаризація потрібна, щоб привести дані обліку до фактичного стану і зрозуміти, де саме виникають проблеми.

Якщо компанія не проводить інвентаризацію, вона може довго жити в ілюзії, що все добре. А потім раптом виявити, що товару на складі немає, основні засоби невідомо де, матеріали списані неправильно, а залишки в системі схожі на художню літературу.

Що таке інвентаризація простими словами

Інвентаризація — це звірка того, що є в обліку, з тим, що є фактично.

Наприклад, в ERP-системі написано:

товар А — 100 шт;
товар Б — 50 шт;
товар В — 20 шт.

Комісія йде на склад і рахує фактично:

товар А — 98 шт;
товар Б — 50 шт;
товар В — 25 шт.

Після цього система показує:

товар А — нестача 2 шт;
товар Б — збіг;
товар В — надлишок 5 шт.

Далі потрібно з’ясувати причину розбіжностей і оформити результат документами.

Інвентаризація — це не тільки “порахувати”. Це ще й:

зафіксувати результат;
перевірити причини;
оформити нестачі;
оформити надлишки;
виправити помилки;
знайти відповідальних;
скоригувати облік;
зробити висновки;
покращити процеси.

Для чого потрібна інвентаризація

Інвентаризація потрібна для контролю реального стану активів і зобов’язань компанії.

Вона допомагає:

підтвердити фактичні залишки;
знайти нестачі;
знайти надлишки;
виявити пересортицю;
перевірити правильність складського обліку;
перевірити матеріально відповідальних осіб;
підготувати достовірну фінансову звітність;
виявити помилки в документах;
знайти залежалі товари;
виявити псування або брак;
контролювати основні засоби;
перевірити гроші в касі;
звірити розрахунки з контрагентами;
підвищити дисципліну обліку;
навести порядок у довідниках і складах.

Практичний сенс. Інвентаризація — це момент істини для обліку. Вона показує, де система відповідає реальності, а де реальність давно пішла своїм шляхом.

Що можна інвентаризувати

Інвентаризація може стосуватися різних об’єктів.

Найчастіше перевіряють:

товари;
матеріали;
сировину;
готову продукцію;
незавершене виробництво;
основні засоби;
малоцінні та швидкозношувані предмети;
інструменти;
обладнання;
транспорт;
грошові кошти;
касу;
банківські рахунки;
дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
розрахунки з постачальниками;
розрахунки з покупцями;
документи;
бланки суворої звітності;
нематеріальні активи.

У торговій компанії головний акцент часто на товарах і складах.

У виробничій — на матеріалах, сировині, незавершеному виробництві та готовій продукції.

У сервісній — на запчастинах, інструментах, обладнанні і матеріалах.

У будь-якій компанії — на грошах, розрахунках, основних засобах і документах.

Види інвентаризації

Інвентаризації можуть бути різними за метою, обсягом і часом проведення.

Основні види:

повна;
часткова;
планова;
позапланова;
вибіркова;
суцільна;
складська;
касова;
інвентаризація основних засобів;
інвентаризація розрахунків;
інвентаризація перед складанням звітності;
інвентаризація при зміні матеріально відповідальної особи.

Вид інвентаризації	Що означає
Повна	Перевіряються всі активи і зобов’язання компанії або великої ділянки обліку.
Часткова	Перевіряється окрема група товарів, склад, підрозділ або вид активів.
Планова	Проводиться за заздалегідь визначеним графіком.
Позапланова	Проводиться при потребі: підозра на нестачу, зміна відповідальної особи, аварія, крадіжка, аудит.
Вибіркова	Перевіряється частина позицій для контролю точності обліку.
Суцільна	Перевіряються всі позиції в межах обраної ділянки.

Повна інвентаризація

Повна інвентаризація охоплює всі або майже всі активи і зобов’язання компанії.

Вона може включати:

товари;
матеріали;
готову продукцію;
основні засоби;
касу;
розрахунки;
документи;
зобов’язання;
дебіторську і кредиторську заборгованість.

Повна інвентаризація часто проводиться перед складанням річної звітності, під час аудиту, при зміні власників, реорганізації, ліквідації або серйозній перевірці бізнесу.

Це великий процес, який потребує планування, комісії, документів, відповідальних осіб і правильної організації.

Часткова інвентаризація

Часткова інвентаризація проводиться для окремої ділянки.

Наприклад:

тільки один склад;
тільки одна група товарів;
тільки каса;
тільки основні засоби в одному підрозділі;
тільки матеріали для виробництва;
тільки дорогі позиції;
тільки проблемні товари.

Часткова інвентаризація зручна, коли потрібно швидко перевірити конкретну зону ризику.

Приклад:

Керівник бачить, що по певній групі товарів часто виникають розбіжності. Можна провести часткову інвентаризацію тільки цієї групи, а не зупиняти весь склад.

Планова інвентаризація

Планова інвентаризація проводиться за графіком.

Наприклад:

раз на рік;
раз на квартал;
раз на місяць;
щотижня для дорогих товарів;
щоденно для каси;
за графіком по складах.

Планова інвентаризація дисциплінує облік.

Якщо працівники знають, що залишки регулярно перевіряються, менше шансів, що склад перетвориться на місце творчого трактування реальності.

Позапланова інвентаризація

Позапланова інвентаризація проводиться тоді, коли виникла потреба.

Причини:

зміна матеріально відповідальної особи;
підозра на нестачу;
крадіжка;
аварія;
пожежа;
затоплення;
псування товару;
раптовий аудит;
велика розбіжність в обліку;
підготовка до продажу бізнесу;
зміна власника;
службове розслідування.

Позапланова інвентаризація часто неприємна, але корисна. Вона показує реальність тоді, коли чекати планового графіка вже небезпечно.

Складська інвентаризація

Складська інвентаризація — це перевірка фактичних залишків товарів, матеріалів, сировини, готової продукції або інших запасів на складі.

Це один із найпоширеніших видів інвентаризації.

Під час складської інвентаризації перевіряють:

номенклатуру;
кількість;
одиниці виміру;
партії;
серії;
строки придатності;
місця зберігання;
стан товару;
упаковку;
маркування;
відповідального;
розбіжності з обліком.

Приклад:

В обліку є 500 одиниць товару.

На складі фактично 480.

Різниця — нестача 20 одиниць.

Потрібно з’ясувати: товар не відвантажили по документах, неправильно прийняли, списали не той артикул, переплутали місце зберігання чи він просто зник.

Складська мудрість. Якщо товар “десь тут”, але його ніхто не може знайти, для клієнта це майже те саме, що товару немає. Просто склад ще не готовий це визнати.

Інвентаризація основних засобів

Інвентаризація основних засобів — це перевірка фактичної наявності обладнання, меблів, техніки, транспорту, інструментів, будівель та інших довгострокових активів.

Під час такої інвентаризації перевіряють:

інвентарний номер;
назву об’єкта;
місцезнаходження;
відповідальну особу;
стан;
комплектність;
документи;
фактичне використання;
наявність на балансі;
потребу в списанні;
потребу в ремонті;
переміщення між підрозділами.

Приклад:

В обліку ноутбук числиться за відділом продажів.

Фактично він у маркетингу.

А користується ним стажер, якого вже пів року немає в компанії.

Інвентаризація допомагає не тільки знайти ноутбук, а й зрозуміти, що процес передачі техніки потребує лікування.

Інвентаризація каси

Інвентаризація каси — це перевірка фактичної наявності готівки і касових документів.

Перевіряють:

фактичну суму грошей;
залишок за касовою книгою;
прибуткові касові ордери;
видаткові касові ордери;
Z-звіти;
чеки;
підзвітні суми;
правильність оформлення документів;
відповідність обліку.

Приклад:

В обліку залишок каси — 20 000 грн.

Фактично в касі — 19 500 грн.

Різниця — нестача 500 грн.

Потрібно з’ясувати, чи це помилка в документі, неоформлена видача, неправильний розрахунок або реальна нестача.

Інвентаризація розрахунків

Інвентаризація розрахунків — це звірка заборгованості з контрагентами.

Перевіряють:

дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
аванси отримані;
аванси видані;
акти звірки;
прострочені борги;
сумнівну заборгованість;
переплати;
взаємозаліки;
помилки в документах.

Приклад:

У системі покупець винен 100 000 грн.

Покупець за своїми даними вважає, що винен 70 000 грн.

Потрібно звірити документи, оплати, повернення, коригування і дати.

Інвентаризація розрахунків важлива для фінансової звітності і контролю cash flow.

Інвентаризація незавершеного виробництва

У виробництві важливо перевіряти незавершене виробництво.

Це матеріали, напівфабрикати, операції і продукція, які вже перебувають у виробничому процесі, але ще не стали готовою продукцією.

Проблеми можуть бути такі:

матеріали списані, але продукція не виготовлена;
виробниче завдання не закрите;
частина продукції зависла між етапами;
є брак;
не відображено фактичне використання матеріалів;
не підтверджено виконання операцій;
неправильно порахована собівартість.

Інвентаризація незавершеного виробництва допомагає зрозуміти, що реально відбувається в цеху, а не тільки в документах.

Інвентаризаційна комісія

Для проведення інвентаризації зазвичай створюється інвентаризаційна комісія.

До неї можуть входити:

представник керівництва;
бухгалтер;
матеріально відповідальна особа;
працівник складу;
представник служби безпеки;
фахівець відповідного підрозділу;
аудитор;
IT-спеціаліст, якщо використовується ERP або сканери.

Комісія відповідає за правильність проведення інвентаризації, фіксацію результатів і оформлення документів.

Важливо, щоб інвентаризацію не проводила одна людина “сама себе перевірила, сама собі повірила”. Це зручно, але не дуже контрольовано.

Матеріально відповідальні особи

Матеріально відповідальна особа — це працівник, який відповідає за збереження майна, товарів, матеріалів або грошей.

Наприклад:

завідувач складу;
комірник;
касир;
відповідальний за обладнання;
керівник підрозділу;
інженер, який отримав інструмент;
працівник, за яким закріплена техніка.

Інвентаризація часто проводиться при зміні матеріально відповідальної особи.

Наприклад, якщо змінюється завідувач складу, потрібно зафіксувати, які залишки передає одна особа і приймає інша.

Інакше потім може виникнути класична розмова: “Це було ще до мене”. І спробуй доведи.

Етапи проведення інвентаризації

Типовий процес інвентаризації включає кілька етапів:

підготовка;
створення наказу або розпорядження;
визначення комісії;
визначення об’єктів перевірки;
фіксація облікових залишків;
фактичний підрахунок;
внесення результатів;
порівняння з обліком;
виявлення розбіжностей;
аналіз причин;
оформлення результатів;
затвердження;
відображення в обліку;
коригування процесів.

Підготовка до інвентаризації

Підготовка дуже важлива.

Перед інвентаризацією потрібно:

провести всі документи;
завершити незакриті операції;
рознести приходи і витрати;
упорядкувати склад;
розділити товари;
промаркувати місця зберігання;
підготувати сканери або термінали;
визначити відповідальних;
заблокувати рух товарів на час підрахунку або налаштувати правила;
підготувати інвентаризаційні описи;
визначити порядок внесення результатів.

Погано підготовлена інвентаризація перетворюється на марафон хаосу.

Наприклад, якщо під час підрахунку склад продовжує приймати і відвантажувати товар без фіксації, результат може бути сумнівним.

Наказ про інвентаризацію

Для офіційного проведення інвентаризації може оформлюватися наказ або розпорядження.

У ньому вказують:

причину інвентаризації;
дату початку;
дату завершення;
об’єкти інвентаризації;
склад комісії;
відповідальних осіб;
порядок проведення;
строки подання результатів;
особливі умови.

У внутрішній ERP-системі це може бути окремий документ або бізнес-процес, який запускає інвентаризацію.

Фіксація облікових залишків

Перед фактичним підрахунком потрібно зафіксувати облікові залишки.

Це важливо, бо залишки можуть змінюватися через документи.

Наприклад, на момент початку інвентаризації в системі було 100 одиниць товару.

Під час інвентаризації хтось провів заднім числом документ витрати на 10 одиниць.

Якщо не зафіксувати момент, потім буде складно зрозуміти, з якими даними порівнювати факт.

ERP повинна дозволяти створити документ інвентаризації на певну дату і час.

Фактичний підрахунок

Фактичний підрахунок — це фізична перевірка наявності.

Способи можуть бути різні:

ручний підрахунок;
підрахунок за інвентаризаційними листами;
сканування штрихкодів;
використання терміналів збору даних;
мобільний додаток;
вагове обладнання;
фотофіксація;
контроль за місцями зберігання.

Для невеликого складу може вистачити ручного підрахунку.

Для великого складу краще використовувати сканери, WMS або мобільні пристрої.

Бо рахувати тисячі позицій вручну — це не інвентаризація, а тест на витривалість і віру в людство.

Інвентаризаційний опис

Інвентаризаційний опис — це документ, у якому фіксуються фактичні результати перевірки.

В описі можуть бути:

дата;
склад;
комісія;
матеріально відповідальна особа;
номенклатура;
одиниця виміру;
фактична кількість;
облікова кількість;
різниця;
примітки;
підписи відповідальних осіб.

У ERP інвентаризаційний опис може бути електронним документом, який заповнюється вручну, імпортом або через сканування.

Порівняльна відомість

Порівняльна відомість показує різницю між обліковими і фактичними даними.

Вона допомагає побачити:

збіги;
нестачі;
надлишки;
пересортицю;
підозрілі розбіжності;
позиції без обліку;
позиції без фактичної наявності.

Приклад:

Товар	Облік	Факт	Різниця	Результат
Товар А	100	98	-2	Нестача
Товар Б	50	50	0	Збіг
Товар В	20	25	+5	Надлишок

Нестачі

Нестача — це ситуація, коли фактична кількість менша за облікову.

Наприклад:

В обліку — 100 шт.

Фактично — 95 шт.

Нестача — 5 шт.

Причини нестачі можуть бути різні:

помилка при відвантаженні;
помилка при прийманні;
неправильне списання;
крадіжка;
псування;
пересортиця;
неправильна одиниця виміру;
документ не проведено;
товар перемістили, але не оформили;
товар лежить не там, де його шукали.

Нестачу не варто одразу сприймати як крадіжку. Спочатку потрібно перевірити документи і процеси.

Але якщо нестачі повторюються регулярно, це вже сигнал.

Надлишки

Надлишок — це ситуація, коли фактична кількість більша за облікову.

Наприклад:

В обліку — 50 шт.

Фактично — 57 шт.

Надлишок — 7 шт.

Причини надлишків:

не проведено прихід;
помилка при прийманні;
зайвий товар від постачальника;
неправильне списання;
пересортиця;
дубль номенклатури;
повернення не оформлено;
товар знайшли після попередньої нестачі.

Надлишок виглядає приємніше, ніж нестача, але це теж помилка обліку.

Якщо товар є фактично, але його немає в системі, компанія може не продати його вчасно, неправильно порахувати залишки або собівартість.

Пересортиця

Пересортиця — це ситуація, коли один товар облікований замість іншого.

Наприклад:

В обліку:

товар А — 100 шт;
товар Б — 50 шт.

Фактично:

товар А — 95 шт;
товар Б — 55 шт.

Можливо, 5 одиниць товару А помилково відвантажували або приймали як товар Б.

Пересортиця часто виникає, коли товари схожі:

однаковий вигляд;
схожа назва;
схожий артикул;
різні розміри;
різні кольори;
різні партії;
різні виробники;
погане маркування.

Пересортиця. Це коли склад каже: “Ну воно майже таке саме”. А облік відповідає: “Майже — це не артикул”.

Списання за результатами інвентаризації

Якщо виявлено нестачу або псування, може бути оформлене списання.

Списання може стосуватися:

товарів;
матеріалів;
сировини;
готової продукції;
інструментів;
основних засобів;
зіпсованих запасів;
непридатних активів.

У документі списання фіксують:

що списується;
кількість;
вартість;
причина;
склад;
відповідальна особа;
рішення комісії;
підстава;
винна особа, якщо визначена.

Списання повинно бути обґрунтованим.

Інакше списання може стати універсальною кнопкою “зробити красиво”. А це вже небезпечно.

Оприбуткування надлишків

Якщо виявлено надлишок, його потрібно оприбуткувати.

У документі оприбуткування вказують:

номенклатуру;
кількість;
склад;
вартість;
причину;
підставу;
результат інвентаризації.

Надлишки повинні бути відображені в обліку, щоб система показувала реальний залишок.

Але перед оприбуткуванням варто перевірити, чи це справді надлишок, а не документ, який забули провести.

Коригування залишків

За результатами інвентаризації можуть створюватися документи коригування.

В ERP це може бути:

списання нестач;
оприбуткування надлишків;
переміщення;
коригування серій;
коригування партій;
виправлення номенклатури;
виправлення місць зберігання;
оформлення пересортиці.

Важливо, щоб коригування було пов’язане з документом інвентаризації.

Тоді завжди можна побачити, чому залишок змінився.

Інвентаризація за місцями зберігання

На великих складах важливо рахувати не тільки товар, а й місце зберігання.

Наприклад:

зона;
ряд;
стелаж;
полиця;
комірка;
палетомісце.

ERP або WMS повинна показувати, де саме знаходиться товар.

Проблема часто не в тому, що товару немає. Проблема в тому, що він є, але лежить не там.

Для клієнта це все одно затримка. Для складу — зайві пошуки. Для керівника — питання до організації.

Інвентаризація за партіями і серіями

Для деяких товарів важливо вести облік за партіями або серіями.

Наприклад:

продукти;
медикаменти;
запчастини;
обладнання;
електроніка;
серійні вироби;
імпортні товари;
гарантійні товари.

Під час інвентаризації потрібно перевіряти не тільки кількість, а й:

партію;
серійний номер;
строк придатності;
дату виробництва;
постачальника;
сертифікат;
гарантію.

Приклад:

В обліку є 10 одиниць товару.

Фактично теж 10.

Але серійні номери не збігаються.

Кількість правильна, але облік усе одно некоректний.

Інвентаризація товарів зі строком придатності

Для товарів зі строком придатності інвентаризація особливо важлива.

Потрібно перевіряти:

фактичну кількість;
партії;
строки придатності;
умови зберігання;
прострочені товари;
товари, які скоро стануть простроченими;
можливість продажу або списання.

Приклад:

На складі є 100 одиниць товару.

Формально залишок є.

Але 40 одиниць мають строк придатності, який закінчується через тиждень.

Для бізнесу це вже не просто залишок, а ризик втрат.

Інвентаризація основних засобів за QR-кодами або штрихкодами

Основні засоби зручно інвентаризувати за штрихкодами або QR-кодами.

На кожен об’єкт можна наклеїти етикетку з інвентарним номером.

Під час інвентаризації працівник сканує код і система фіксує:

об’єкт знайдено;
місце знаходження;
відповідальну особу;
стан;
дату перевірки;
коментар;
фото за потреби.

Це значно швидше, ніж шукати в списку “Стіл офісний, сірий, здається третій зліва”.

Інвентаризація з використанням сканерів

Сканери штрихкодів і термінали збору даних прискорюють складську інвентаризацію.

Переваги:

менше ручного введення;
менше помилок;
швидше підрахунок;
фіксація факту сканування;
робота по місцях зберігання;
контроль партій і серій;
можливість офлайн-роботи;
швидке завантаження результатів в ERP.

Але сканер не вирішує всі проблеми.

Якщо номенклатура заведена неправильно, штрихкоди дублюються, товар не промаркований, а склад не має адресного зберігання — сканер просто швидко покаже масштаб хаосу.

Інвентаризація і WMS

WMS — система управління складом — може суттєво покращити інвентаризацію.

WMS допомагає:

вести адресне зберігання;
контролювати комірки;
працювати зі сканерами;
фіксувати переміщення;
рахувати залишки по місцях;
проводити циклічні інвентаризації;
мінімізувати пересортицю;
контролювати партії;
контролювати серії;
контролювати строки придатності.

Для великого складу WMS часто є не розкішшю, а необхідністю.

Циклічна інвентаризація

Циклічна інвентаризація — це регулярна перевірка частини товарів або зон складу без повної зупинки роботи.

Наприклад:

щодня перевіряти 20 позицій;
щотижня перевіряти одну зону складу;
частіше перевіряти дорогі товари;
частіше перевіряти товари з високою оборотністю;
частіше перевіряти проблемні групи.

Це дозволяє підтримувати точність обліку постійно, а не чекати великої річної інвентаризації, після якої всі втомлені і трохи злі.

ABC-аналіз для інвентаризації

Для планування інвентаризації можна використовувати ABC-аналіз.

Товари поділяються за важливістю:

A — найцінніші або критичні;
B — середньої важливості;
C — менш важливі.

Товари групи A варто перевіряти частіше, бо помилка по них коштує дорого.

Наприклад:

дорогі комплектуючі;
ходові товари;
дефіцитні матеріали;
критичні запчастини;
товари з високою маржею.

Товари групи C можна перевіряти рідше, якщо ризики невеликі.

Інвентаризація і фінансова звітність

Інвентаризація важлива для достовірної фінансової звітності.

Якщо залишки товарів, матеріалів або основних засобів неправильні, фінансова звітність теж буде неправильною.

Наприклад:

В обліку товарів на складі на 1 000 000 грн.

Фактично товарів на 800 000 грн.

Якщо не провести інвентаризацію, активи компанії будуть завищені на 200 000 грн.

Це впливає на:

баланс;
собівартість;
прибуток;
податки;
управлінську звітність;
рішення керівництва.

Фінансова логіка. Якщо активи в обліку не відповідають реальності, фінансова звітність стає красивою, але не дуже чесною картиною.

Інвентаризація і собівартість

Залишки впливають на собівартість.

Якщо матеріали списані неправильно або залишки не відповідають факту, собівартість продукції або товарів може бути викривлена.

Приклад:

Виробництво фактично використало більше матеріалів, ніж списано в системі.

У звітах собівартість буде нижча, ніж реально.

Компанія може думати, що заробляє більше, ніж насправді.

Інвентаризація допомагає виявити такі розбіжності.

Інвентаризація і матеріальна відповідальність

Інвентаризація пов’язана з матеріальною відповідальністю.

Якщо виявлено нестачу, потрібно з’ясувати:

хто відповідав за товар;
чи були умови для збереження;
чи правильно оформлені документи;
чи була можливість доступу інших осіб;
чи є докази вини;
чи є помилки в обліку;
чи підтверджено фактичну нестачу.

Не кожна нестача автоматично означає провину матеріально відповідальної особи.

Але інвентаризація створює базу для розслідування і прийняття рішення.

Інвентаризація і внутрішній контроль

Регулярна інвентаризація — частина внутрішнього контролю компанії.

Вона допомагає:

запобігати зловживанням;
виявляти слабкі місця;
контролювати матеріально відповідальних осіб;
підтримувати точність обліку;
перевіряти якість процесів;
підвищувати дисципліну;
зменшувати втрати;
покращувати управління запасами.

Якщо інвентаризація проводиться регулярно, проблеми видно раніше.

Якщо раз на три роки — проблеми теж видно, але вже як історичний пласт.

Типові помилки при інвентаризації

Під час інвентаризації часто роблять помилки.

Найпоширеніші:

не проведені всі документи перед початком;
не зафіксовані облікові залишки;
склад продовжує рух товару без контролю;
немає чіткої комісії;
немає відповідальних;
рахують не ті одиниці виміру;
плутають схожі товари;
не перевіряють партії і серії;
не враховують товар в дорозі;
не враховують резерви;
не перевіряють місця зберігання;
не оформлюють результати документами;
списують розбіжності без аналізу;
не виправляють причини помилок.

Окрема помилка — проводити інвентаризацію “для галочки”.

Якщо після інвентаризації нічого не змінюється, а ті самі розбіжності повторюються знову, це не контроль, а щорічний ритуал складу.

Excel в інвентаризації

Excel часто використовують для інвентаризації.

У невеликій компанії це може працювати.

Але при великій кількості позицій Excel має проблеми:

помилки ручного введення;
різні версії файлів;
складно контролювати зміни;
складно працювати кільком людям одночасно;
немає зв’язку з документами;
немає автоматичного порівняння;
складно працювати зі сканерами;
складно контролювати партії і серії;
складно формувати коригування;
складно аналізувати причини розбіжностей.

Excel може бути допоміжним інструментом, але основна інвентаризація повинна жити в ERP.

Інакше з’являється файл:

Інвентаризація_склад_фінал_після_перерахунку_версія_3_точно_ця.xlsx

А це вже не документ, а крик душі.

Автоматизація інвентаризації в ERP

ERP допомагає зробити інвентаризацію контрольованою.

Система може забезпечити:

створення документа інвентаризації;
фіксацію облікових залишків;
друк інвентаризаційних описів;
введення фактичних залишків;
імпорт результатів;
роботу зі сканерами;
порівняння факту з обліком;
розрахунок нестач;
розрахунок надлишків;
аналіз пересортиці;
створення документів списання;
створення документів оприбуткування;
зв’язок із партіями і серіями;
контроль місць зберігання;
історію змін;
права доступу;
аналітичні звіти.

ERP не скасовує фізичний підрахунок, але робить процес прозорим, швидшим і менш хаотичним.

Як K2 ERP допомагає з інвентаризацією

K2 ERP може використовуватися для автоматизації інвентаризації в різних типах компаній.

Система може охоплювати:

складські залишки;
товари;
матеріали;
готову продукцію;
партії;
серії;
місця зберігання;
основні засоби;
документи інвентаризації;
фактичні залишки;
порівняння з обліком;
надлишки;
нестачі;
пересортицю;
списання;
оприбуткування;
аналітику;
права доступу;
бізнес-процеси;
інтеграції зі сканерами або мобільними сценаріями.

Для малого бізнесу це може бути проста інвентаризація товарів на складі.

Для середнього бізнесу — інвентаризація по складах, групах товарів, партіях, відповідальних особах і документах.

Для великого бізнесу — адресне зберігання, WMS, циклічні інвентаризації, основні засоби, серії, партії, строки придатності, фінансові коригування і зв’язок із управлінською звітністю.

Приклад процесу інвентаризації в K2 ERP

Приклад процесу:

керівник або бухгалтер створює документ інвентаризації;
вказується склад або об’єкт перевірки;
система фіксує облікові залишки;
комісія проводить фактичний підрахунок;
результати вводяться в систему або завантажуються зі сканера;
ERP порівнює факт з обліком;
система показує надлишки, нестачі і пересортицю;
відповідальні перевіряють розбіжності;
після затвердження створюються документи списання або оприбуткування;
залишки приводяться до фактичного стану;
керівник отримує аналітику по результатах.

Це дозволяє не просто перерахувати склад, а зробити контрольований процес із документами, відповідальними і результатом.

Що потрібно описати перед автоматизацією інвентаризації

Перед автоматизацією інвентаризації потрібно відповісти на питання:

які об’єкти інвентаризуються;
які склади є в компанії;
чи є адресне зберігання;
чи ведуться партії;
чи ведуться серії;
чи є строки придатності;
хто відповідає за залишки;
хто входить до комісії;
як фіксуються облікові залишки;
чи зупиняється рух товарів;
чи використовуються сканери;
як оформлюються нестачі;
як оформлюються надлишки;
як оформлюється пересортиця;
хто затверджує результати;
які звіти потрібні керівнику.

Чим краще описано процес, тим менше буде хаосу під час інвентаризації.

Ролі в інвентаризації

У процесі інвентаризації можуть брати участь різні ролі.

Роль	Що робить
Керівник	Приймає рішення про інвентаризацію, затверджує результати, контролює висновки.
Бухгалтер	Контролює правильність документів, облікові залишки, коригування і фінансове відображення.
Інвентаризаційна комісія	Проводить перевірку, фіксує фактичну наявність, підписує результати.
Матеріально відповідальна особа	Передає майно або залишки для перевірки, пояснює розбіжності.
Склад	Забезпечує доступ до товарів, місць зберігання, партій, серій і документів.
IT або адміністратор ERP	Допомагає з налаштуваннями, сканерами, доступами, імпортом або технічними питаннями.
Фінансовий відділ	Аналізує вплив результатів на звітність, собівартість, активи і витрати.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке інвентаризація?	Це перевірка фактичної наявності товарів, матеріалів, основних засобів, грошей, розрахунків або інших активів із порівнянням з обліком.
Для чого потрібна інвентаризація?	Щоб підтвердити залишки, знайти нестачі, надлишки, пересортицю, помилки обліку і привести дані до реальності.
Що можна інвентаризувати?	Товари, матеріали, готову продукцію, основні засоби, касу, розрахунки, документи, обладнання, інструменти, незавершене виробництво.
Що таке нестача?	Це ситуація, коли фактична кількість менша за облікову.
Що таке надлишок?	Це ситуація, коли фактична кількість більша за облікову.
Що таке пересортиця?	Це помилка, коли один товар фактично переплутаний з іншим у документах або на складі.
Що таке інвентаризаційний опис?	Документ, у якому фіксуються фактичні результати перевірки.
Що таке порівняльна відомість?	Документ або звіт, який показує різницю між обліковими і фактичними залишками.
Чи потрібно зупиняти склад під час інвентаризації?	Залежить від процесу. Для точності часто рух товарів обмежують або чітко фіксують операції під час перевірки.
Чи можна проводити інвентаризацію частинами?	Так. Для цього використовують часткову або циклічну інвентаризацію.
Як ERP допомагає?	ERP фіксує облікові залишки, дозволяє вводити факт, порівнює дані, показує розбіжності, формує списання, оприбуткування і звіти.
Як K2 ERP може допомогти?	K2 ERP може автоматизувати інвентаризацію складів, товарів, матеріалів, основних засобів, партій, серій, місць зберігання, нестач, надлишків і аналітики.

Висновок

Інвентаризація — це один із найважливіших інструментів контролю в компанії.

Вона показує, чи відповідає облік реальності.

Якщо залишки в системі правильні, компанія може нормально продавати, закуповувати, виробляти, планувати, рахувати собівартість і формувати фінансову звітність.

Якщо залишки неправильні, проблеми починаються всюди: продажі обіцяють те, чого немає, закупівлі купують те, що вже є, виробництво не отримує матеріали, фінанси бачать неправильні активи, а керівник приймає рішення на основі сумнівних даних.

Інвентаризація допомагає знайти:

нестачі;
надлишки;
пересортицю;
помилки документів;
проблеми складу;
неправильні довідники;
залежалі товари;
псування;
слабкі місця в процесах.

K2 ERP може допомогти зробити інвентаризацію не разовим стресом, а нормальним керованим процесом: із документами, фактичними залишками, порівнянням з обліком, коригуваннями, відповідальними, аналітикою і контролем.

Бо інвентаризація — це не покарання для складу.

Це спосіб повернути бізнесу реальність.

А реальність у бізнесі дуже корисна штука. Особливо коли вона збігається з обліком.