HRM система

HRM система — це система управління персоналом, яка допомагає автоматизувати кадрові процеси компанії: структуру підрозділів, працівників, посади, вакансії, найм, адаптацію, кадрові заявки, відпустки, графіки, навчання, оцінювання, документи, погодження, права доступу та HR-аналітику.

HRM розшифровується як Human Resource Management — управління людськими ресурсами. На практиці HRM система потрібна не тільки HR-відділу, а й керівникам підрозділів, фінансам, бухгалтерії, адміністрації, службі безпеки, ІТ та власникам бізнесу.

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для автоматизації HRM-процесів: організаційна структура, працівники, ролі, заявки, погодження, кадрові документи, навчання, оцінювання, інтеграції, права доступу, аудит дій і Power BI-аналітика.

Головне. HRM система має показувати не тільки список працівників, а повний життєвий цикл співробітника: потреба в наймі, вакансія, кандидат, прийняття, адаптація, робота, навчання, оцінювання, зміни посади, відпустки, документи, звільнення й аналітика.

HRM у K2 ERP. K2 ERP може об’єднати HRM із ERP-контурами: фінансами, бюджетуванням, заявками, документообігом, погодженнями, проєктами, сервісними процесами, правами доступу, аудитом дій і Power BI.

Практичний принцип. Перед запуском HRM потрібно навести порядок в оргструктурі, посадах, підрозділах, ролях, кадрових довідниках, шаблонах документів, маршрутах погодження, правах доступу та правилах роботи з персональними даними.

Що таке HRM система

HRM система — це програмний контур для управління персоналом і кадровими процесами компанії.

HRM система може охоплювати:

організаційну структуру;
працівників;
підрозділи;
посади;
штатний розпис;
вакансії;
кандидатів;
найм;
адаптацію;
кадрові заявки;
графіки роботи;
відпустки;
лікарняні;
відрядження;
навчання;
оцінювання;
KPI;
кадрові документи;
погодження;
права доступу;
аудит дій;
HR-аналітику.

Для чого потрібна HRM система

HRM система потрібна, щоб кадрові процеси були прозорими, контрольованими й не залежали від Excel, пошти, месенджерів або паперових заяв.

HRM допомагає:

вести єдину базу працівників;
контролювати оргструктуру;
бачити штатні одиниці;
керувати вакансіями;
фіксувати кандидатів;
контролювати адаптацію нових працівників;
погоджувати кадрові заявки;
вести відпустки й графіки;
контролювати навчання;
проводити оцінювання;
зберігати кадрові документи;
обмежувати доступ до персональних даних;
будувати HR-аналітику;
зменшувати ручну роботу HR-відділу.

Коли компанії потрібна HRM система

HRM варто впроваджувати, якщо кадрові процеси вже важко контролювати вручну.

Типові ознаки:

працівники ведуться в Excel;
оргструктура неактуальна;
керівники не бачать штат і вакансії;
заявки на найм погоджуються в месенджерах;
адаптація нових працівників не контролюється;
відпустки ведуться вручну;
кадрові документи зберігаються в різних папках;
навчання не пов’язане з посадами;
оцінювання проходить нерегулярно;
HR-звіти збираються вручну;
складно контролювати доступ до персональних даних;
немає аудиту змін у кадрових даних;
важко аналізувати плинність персоналу.

HRM і ERP: у чому різниця

Критерій	HRM	ERP
Основна роль	Управління персоналом і кадровими процесами	Управління ресурсами підприємства загалом
Фокус	Працівники, посади, вакансії, адаптація, відпустки, навчання, оцінювання	Фінанси, склад, закупівлі, продажі, виробництво, логістика, документи
Користувачі	HR, керівники підрозділів, адміністрація, працівники	Фінанси, склад, продажі, закупівлі, виробництво, логістика, керівництво
Основні об’єкти	Працівники, кандидати, посади, підрозділи, заявки, графіки, компетенції	Контрагенти, номенклатура, договори, платежі, документи, залишки, бюджети
Найкраща модель	HRM інтегрована з ERP	ERP використовує кадрові дані для доступів, погоджень, бюджетів і відповідальності

K2 ERP як платформа для HRM

K2 ERP може використовуватися як платформа для автоматизації HRM-процесів у компаніях різного масштабу.

K2 ERP може покривати такі напрями:

Основні функції HRM системи

Функція	Що включає	Навіщо це потрібно
Оргструктура	Компанії, філії, підрозділи, посади, керівники	Щоб бачити реальну структуру бізнесу
Працівники	Картки працівників, контакти, посади, статуси, документи	Щоб мати єдину кадрову базу
Штатний розпис	Посади, ставки, вакансії, підрозділи, бюджети	Щоб контролювати чисельність і фонд витрат
Найм	Заявки на найм, вакансії, кандидати, етапи, погодження	Щоб керувати підбором персоналу
Адаптація	План адаптації, завдання, відповідальні, чек-листи	Щоб нові працівники швидше входили в роботу
Відпустки	Заяви, графіки, погодження, залишки днів, статуси	Щоб прибрати ручний контроль відпусток
Навчання	Курси, програми, проходження, сертифікати, компетенції	Щоб розвивати працівників системно
Оцінювання	KPI, компетенції, оцінки, 1:1, результати, плани розвитку	Щоб керувати ефективністю
Документи	Заяви, накази, договори, файли, КЕП, архів	Щоб централізувати кадрові документи
Аналітика	Power BI, плинність, вакансії, чисельність, KPI, навчання	Щоб керівництво бачило стан персоналу

Організаційна структура

Оргструктура — основа HRM. Вона має показувати, як компанія реально організована: юридичні особи, філії, підрозділи, керівники, посади та ролі.

У K2 ERP можна вести:

юридичні особи;
філії;
департаменти;
відділи;
команди;
посади;
керівників;
підпорядкування;
центри фінансової відповідальності;
проєктні команди;
історію змін структури;
зв’язок із правами доступу.

Картка працівника

Картка працівника має бути єдиним місцем, де зберігається актуальна інформація про співробітника.

У K2 ERP картка працівника може містити:

ПІБ;
табельний номер;
контактні дані;
підрозділ;
посаду;
керівника;
дату прийняття;
статус працівника;
графік роботи;
роль у системі;
документи;
навички;
навчання;
оцінювання;
заявки;
історію змін.

Штатний розпис

Штатний розпис допомагає контролювати затверджені посади, ставки, вакансії, підрозділи й витрати на персонал.

У K2 ERP можна вести:

штатні одиниці;
посади;
підрозділи;
ставки;
зайняті позиції;
вакантні позиції;
тимчасові позиції;
керівників;
бюджети підрозділів;
планову чисельність;
фактичну чисельність;
історію змін;
погодження змін штатного розпису.

Заявки на найм

Заявка на найм формалізує потребу підрозділу в новому працівнику.

У K2 ERP можна вести:

ініціатора заявки;
підрозділ;
посаду;
причину найму;
тип зайнятості;
вимоги до кандидата;
бажану дату виходу;
бюджет;
керівника вакансії;
маршрут погодження;
статус заявки;
коментарі;
файли.

Вакансії

Вакансія має бути пов’язана із заявкою на найм, підрозділом, посадою, бюджетом, відповідальним рекрутером і етапами підбору.

У K2 ERP можна вести:

назву вакансії;
підрозділ;
посаду;
керівника;
рекрутера;
вимоги;
етапи підбору;
джерела кандидатів;
бюджет;
статус;
дату відкриття;
дату закриття;
причину закриття;
аналітику ефективності підбору.

Кандидати

HRM система допомагає вести кандидатів і не втрачати історію взаємодії з ними.

У K2 ERP можна вести:

кандидатів;
резюме;
контакти;
джерело кандидата;
вакансію;
етап підбору;
відповідального рекрутера;
інтерв’ю;
тестові завдання;
оцінки;
коментарі;
офер;
результат;
кадровий резерв.

Етапи підбору персоналу

Підбір персоналу можна вести як воронку, подібну до CRM, але для кандидатів.

Типові етапи:

новий кандидат;
первинний контакт;
скринінг;
інтерв’ю з HR;
інтерв’ю з керівником;
тестове завдання;
перевірка рекомендацій;
офер;
прийняв офер;
відмова;
кадровий резерв;
прийнято на роботу.

Адаптація працівника

Адаптація допомагає новому працівнику швидко зрозуміти компанію, процеси, задачі, інструменти й відповідальність.

У K2 ERP можна вести:

план адаптації;
чек-лист першого дня;
чек-лист першого тижня;
завдання для HR;
завдання для керівника;
завдання для ІТ;
доступи до систем;
навчальні матеріали;
наставника;
контрольні зустрічі;
статус адаптації;
результат випробувального строку.

Кадрові заявки

Кадрові заявки дозволяють працівникам і керівникам ініціювати HR-процеси в системі.

У K2 ERP можна налаштувати заявки на:

прийняття працівника;
зміну посади;
зміну підрозділу;
зміну графіка;
відпустку;
відрядження;
навчання;
видачу довідки;
доступ до систем;
зміну персональних даних;
звільнення;
заміну працівника;
відкриття вакансії.

Відпустки

Відпустки — один із найчастіших HR-процесів, який варто автоматизувати.

У K2 ERP можна вести:

заяви на відпустку;
типи відпусток;
графік відпусток;
залишки днів;
погодження керівником;
погодження HR;
статуси;
заміщення;
календар відсутностей;
історію відпусток;
аналітику по підрозділах.

Графіки роботи

Графіки роботи важливі для компаній із змінами, філіями, сервісними командами, виробництвом, логістикою, роздрібом або підтримкою.

У K2 ERP можна вести:

стандартні графіки;
змінні графіки;
індивідуальні графіки;
графіки підрозділів;
календарі роботи;
вихідні;
святкові дні;
нічні зміни;
чергування;
заміни;
історію змін графіка.

Навчання персоналу

Навчання допомагає підтримувати компетенції працівників і готувати їх до нових задач.

У K2 ERP можна вести:

навчальні програми;
курси;
тренінги;
учасників;
викладачів;
дати навчання;
статус проходження;
тести;
сертифікати;
обов’язкове навчання;
навчання по посаді;
бюджет навчання;
результати.

Компетенції

Компетенції дозволяють описати, які знання, навички й поведінкові характеристики потрібні для посад або ролей.

У K2 ERP можна вести:

компетенції;
групи компетенцій;
рівні володіння;
компетенції по посадах;
фактичні компетенції працівника;
прогалини;
плани розвитку;
зв’язок із навчанням;
зв’язок з оцінюванням.

Оцінювання персоналу

Оцінювання допомагає керівникам і HR бачити результативність, потенціал, розвиток і ризики по команді.

У K2 ERP можна вести:

періоди оцінювання;
критерії;
KPI;
компетенції;
самооцінку;
оцінку керівника;
360-оцінювання за потреби;
коментарі;
результати;
плани розвитку;
рішення щодо підвищення;
історію оцінок.

KPI персоналу

KPI допомагають пов’язати цілі працівника з цілями підрозділу й компанії.

У K2 ERP можна вести:

KPI працівників;
KPI керівників;
KPI підрозділів;
планові показники;
фактичні показники;
ваги показників;
періоди;
статус виконання;
коментарі;
погодження цілей;
Power BI-аналітику KPI.

Кадрові документи

HRM система має допомагати зберігати кадрові документи в єдиному цифровому архіві.

У K2 ERP можна вести:

заяви;
накази;
трудові договори;
додаткові угоди;
посадові інструкції;
політики компанії;
довідки;
документи працівника;
файли;
шаблони документів;
маршрути погодження;
КЕП;
електронний документообіг;
архів.

Пов’язана сторінка: Документообіг в ERP

HRM і погодження

HR-процеси часто потребують погодження керівниками, HR, фінансами, ІТ, юристами або службою безпеки.

У K2 ERP можна налаштувати погодження:

заявки на найм;
відкриття вакансії;
оферу;
прийняття працівника;
зміни посади;
зміни підрозділу;
відпустки;
відрядження;
навчання;
витрат на навчання;
зміни штатного розпису;
звільнення;
доступів до систем.

Пов’язана сторінка: Погодження

HRM і права доступу

HRM працює з персональними та чутливими даними, тому доступи потрібно налаштовувати дуже уважно.

Типові ролі:

HR-директор;
HR-менеджер;
рекрутер;
кадровик;
керівник підрозділу;
працівник;
фінансовий директор;
бухгалтер;
юрист;
служба безпеки;
ІТ-адміністратор;
аналітик;
адміністратор ERP.

У K2 ERP можна обмежувати доступ за:

ролями;
підрозділами;
юридичними особами;
філіями;
типами кадрових документів;
статусами заявок;
персональними даними;
зарплатними даними;
правом експорту;
правом редагування;
адміністративними діями.

Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

HRM і аудит дій

Аудит дій потрібен, щоб бачити, хто змінював кадрові дані, документи, ролі, доступи, статуси заявок або персональну інформацію.

У K2 ERP можна фіксувати:

створення працівника;
зміну посади;
зміну підрозділу;
зміну керівника;
зміну контактних даних;
зміну графіка;
створення кадрової заявки;
погодження заявки;
відхилення заявки;
зміну документів;
зміну ролей;
зміну прав доступу;
експорт персональних даних;
видалення запису;
адміністративні дії.

Пов’язана сторінка: Аудит дій

HRM і фінанси

HR-процеси впливають на фінанси: фонд оплати праці, бюджети підрозділів, навчання, відрядження, найм, плинність і витрати на персонал.

У K2 ERP HRM може бути пов’язана з:

бюджетами підрозділів;
ЦФВ;
заявками на оплату;
витратами на навчання;
витратами на рекрутинг;
витратами на відрядження;
плановою чисельністю;
фактичною чисельністю;
управлінським обліком;
Power BI-аналітикою.

Пов’язані сторінки:

HRM і сервісні заявки

HR-відділ часто працює з внутрішніми запитами працівників. Для цього HRM можна поєднати з сервісним контуром.

У K2 ERP можна вести:

звернення працівників;
запити на довідки;
запити на зміну даних;
запити на доступи;
запити на обладнання;
запити на навчання;
SLA обробки;
відповідальних;
статуси;
історію звернень;
аналітику HR-сервісу.

Пов’язана сторінка: HelpDesk система

HRM для великого бізнесу

У великому бізнесі HRM має підтримувати багато юридичних осіб, філій, підрозділів, працівників, ролей, погоджень і кадрових процесів.

K2 ERP може допомагати великому бізнесу контролювати:

холдингову структуру;
штатний розпис;
вакансії;
масовий найм;
адаптацію;
навчання;
кадрові заявки;
відпустки;
оцінювання;
документообіг;
права доступу;
аудит дій;
HR-аналітику.

Пов’язана сторінка: ERP для великого бізнесу

HRM для холдингу

У холдингу HRM має показувати персонал у розрізі компаній, філій, напрямів і керівників.

У K2 ERP можна вести:

групу компаній;
юридичні особи;
філії;
підрозділи;
посади;
керівників;
працівників;
штатні одиниці;
вакансії;
кадрові заявки;
консолідовану HR-аналітику;
права доступу по компаніях.

Пов’язана сторінка: ERP для холдингу

HRM і інтеграції

HRM система може інтегруватися з іншими системами для обміну кадровими, фінансовими, документальними й аналітичними даними.

Можливі інтеграції:

Пов’язана сторінка: Всі інтеграції

Power BI для HRM

Power BI допомагає HR-директору, керівникам підрозділів і власникам бачити стан персоналу без ручного збирання таблиць.

Power BI може показувати:

чисельність персоналу;
штатні одиниці;
вакансії;
закриті вакансії;
час закриття вакансій;
джерела кандидатів;
плинність персоналу;
причини звільнень;
нових працівників;
статуси адаптації;
відпустки;
лікарняні;
навчання;
оцінювання;
KPI;
витрати на персонал;
витрати на навчання;
HR-заявки;
SLA HR-процесів.

Пов’язані сторінки:

Впровадження HRM системи

Впровадження HRM потрібно починати з опису кадрової моделі компанії.

Основні етапи:

аудит HR-процесів;
аналіз оргструктури;
аналіз штатного розпису;
аналіз кадрових довідників;
аналіз кадрових документів;
аналіз заявок;
аналіз відпусток;
аналіз процесу найму;
аналіз адаптації;
аналіз навчання;
аналіз оцінювання;
опис цільової HRM-моделі;
очищення даних;
налаштування K2 ERP;
налаштування погоджень;
налаштування прав доступу;
налаштування аудиту дій;
налаштування інтеграцій;
побудова Power BI;
навчання користувачів;
тестовий запуск;
запуск.

Що підготувати перед запуском HRM

Перед запуском HRM потрібно підготувати:

юридичні особи;
філії;
підрозділи;
посади;
штатний розпис;
працівників;
керівників;
ролі користувачів;
типи кадрових заявок;
маршрути погодження;
типи відпусток;
графіки роботи;
шаблони документів;
довідники компетенцій;
правила навчання;
правила оцінювання;
права доступу;
контрольні звіти;
Power BI-дашборди.

Міграція даних в HRM систему

Якщо кадрові дані раніше велися в 1С, BAS, Excel, Google Sheets або іншій HR-системі, перед запуском потрібно виконати міграцію й очищення.

Зазвичай переносять:

юридичні особи;
підрозділи;
посади;
штатні одиниці;
працівників;
керівників;
контактні дані;
графіки;
залишки відпусток;
кадрові документи;
вакансії;
відкриті заявки;
історію навчання;
результати оцінювання;
користувачів;
ролі;
аналітики для Power BI.

Пов’язана сторінка: Міграція даних з 1С

Що не варто переносити в HRM

Не варто переносити старі проблеми в нову HRM систему.

Краще не переносити без аналізу:

дублікати працівників;
неактуальні підрозділи;
старі посади без використання;
працівників без статусу;
помилкові контакти;
хаотичні кадрові довідники;
застарілі графіки;
старі заявки без бізнес-сенсу;
тестові записи;
зайві ролі користувачів;
зайві права доступу;
непотрібні звіти;
неактуальні шаблони документів;
ручні Excel-обхідні схеми.

Реплікатор K2 для переходу на HRM у K2 ERP

Реплікатор K2 може використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.

Для HRM Реплікатор K2 може бути корисним для перенесення:

організацій;
підрозділів;
посад;
штатного розпису;
працівників;
керівників;
графіків;
кадрових довідників;
відкритих заявок;
кадрових документів;
користувачів;
ролей;
аналітик;
історії для Power BI.

Типові помилки впровадження HRM

Поширені помилки:

запускати HRM без актуальної оргструктури;
не очистити кадрові довідники;
не визначити власників HR-процесів;
не описати маршрути погодження;
не налаштувати права доступу;
не врахувати персональні дані;
зробити надто складні форми заявок;
не навчити керівників підрозділів;
не підготувати шаблони документів;
не пов’язати HRM з фінансами;
не налаштувати аудит дій;
не підготувати Power BI-звіти;
переносити старі Excel-таблиці без перегляду процесів;
не контролювати якість заповнення даних після запуску.

Переваги HRM системи в K2 ERP

HRM у зв’язці з K2 ERP може дати компанії такі переваги:

єдина база працівників;
актуальна оргструктура;
контроль штатного розпису;
заявки на найм;
керування вакансіями;
адаптація нових працівників;
кадрові заявки;
контроль відпусток;
графіки роботи;
навчання;
оцінювання;
KPI;
кадровий документообіг;
погодження;
права доступу;
аудит дій;
інтеграції;
Power BI;
менше Excel;
швидші HR-процеси;
прозорість для керівників;
краща аналітика персоналу.

Пов’язані сторінки

FAQ

Що таке HRM система?

HRM система — це система управління персоналом, яка допомагає вести працівників, оргструктуру, штатний розпис, вакансії, найм, адаптацію, кадрові заявки, відпустки, навчання, оцінювання, документи й HR-аналітику.

Чим HRM відрізняється від кадрового обліку?

Кадровий облік фіксує дані працівників і кадрові документи. HRM ширше: вона керує повним життєвим циклом працівника — від заявки на найм і адаптації до навчання, оцінювання, розвитку, відпусток і звільнення.

Чи може K2 ERP використовуватися як HRM система?

Так. K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для HRM-процесів: працівники, підрозділи, посади, заявки, погодження, документи, навчання, оцінювання, права доступу, аудит дій і Power BI.

Що потрібно підготувати перед запуском HRM?

Потрібно підготувати оргструктуру, підрозділи, посади, штатний розпис, працівників, керівників, типи заявок, маршрути погодження, графіки, шаблони документів, ролі користувачів і Power BI-звіти.

Чи можна перенести HR-дані з 1С, BAS або Excel?

Так. У K2 ERP можна перенести підрозділи, посади, штатний розпис, працівників, керівників, графіки, залишки відпусток, кадрові документи, відкриті заявки, користувачів, ролі та історію для Power BI.

Чи потрібні права доступу в HRM?

Так. HRM містить персональні та чутливі дані, тому потрібно обмежувати доступ за ролями, підрозділами, юридичними особами, типами документів, статусами заявок, зарплатними даними, правом експорту й адміністративними діями.

Які HR-процеси можна погоджувати в системі?

У K2 ERP можна погоджувати заявки на найм, вакансії, офери, прийняття, зміну посади, зміну підрозділу, відпустки, відрядження, навчання, зміну штатного розпису, звільнення й доступи до систем.

Які звіти потрібні HR-директору?

HR-директору потрібні звіти по чисельності, вакансіях, часу закриття вакансій, плинності, адаптації, відпустках, навчанні, оцінюванню, KPI, витратах на персонал і SLA HR-заявок.

Як краще впроваджувати HRM?

Краще почати з актуалізації оргструктури, працівників, посад і кадрових заявок. Потім запускати найм, адаптацію, відпустки, навчання, оцінювання, документообіг і Power BI-аналітику.

Яка українська система підходить для HRM і ERP?

K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для HRM, кадрових процесів, документообігу, погоджень, фінансів, інтеграцій і Power BI-аналітики.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке HRM система?	Система для управління персоналом, оргструктурою, вакансіями, адаптацією, заявками, відпустками, навчанням і оцінюванням.
Для чого потрібна?	Щоб HR-процеси були прозорими, контрольованими й не залежали від Excel, пошти та месенджерів.
Чим відрізняється від кадрового обліку?	Кадровий облік фіксує дані й документи, HRM керує повним життєвим циклом працівника.
Яка українська система підходить?	K2 ERP може використовуватися як українська ERP-платформа для HRM, заявок, документів, погоджень і Power BI.
Що має бути в HRM?	Працівники, підрозділи, посади, штат, вакансії, кандидати, адаптація, відпустки, навчання, оцінювання, доступи й аудит.
Що переносити зі старої системи?	Підрозділи, посади, працівників, керівників, штат, графіки, залишки відпусток, документи, заявки, ролі й аналітики.
Який результат впровадження?	Єдина база персоналу, швидші HR-процеси, контроль заявок, захищені дані, менше Excel і якісна HR-аналітика.