BI

BI — системи та підходи бізнес-аналітики для збору, обробки, аналізу, візуалізації та інтерпретації даних з ERP, CRM, e-commerce, фінансів, складу, виробництва, продажів, маркетингу, сервісу та інших бізнес-процесів, яка може використовуватися як альтернатива для: Excel-звіти; ручна управлінська звітність; окремі таблиці; розрізнені CRM-звіти; самописні дашборди; звіти в 1С; BAS-звіти; старі ERP; ручне зведення даних; аналітика в месенджерах.

Категорії застосування: BI, Business Intelligence, бізнес-аналітика, управлінська аналітика, KPI, дашборди, управлінська звітність, K2 ERP, K2 Cloud ERP, ERP, CRM, e-commerce, українська ERP, українське ПЗ, ПЗ для бізнесу.

BI або Business Intelligence — це підхід, набір методів і програмних інструментів для збору, обробки, аналізу, візуалізації та інтерпретації бізнес-даних. Українською BI часто називають бізнес-аналітикою або управлінською аналітикою.

BI використовується для того, щоб керівники, власники бізнесу, фінансові директори, менеджери, аналітики та керівники напрямів могли приймати рішення на основі даних. BI-системи допомагають бачити продажі, прибутковість, залишки, фінанси, клієнтів, виробництво, закупівлі, виконання планів, ефективність підрозділів та інші показники.

У бізнес-архітектурі BI часто працює разом з ERP, CRM, e-commerce, інтернет-магазинами, складськими системами, фінансовими модулями, виробничими системами, маркетинговими інструментами та іншими джерелами даних.

Особливості поняття
BI — це не лише красиві графіки або дашборди. Це система роботи з даними: від збору інформації з ERP, CRM, складу, фінансів, продажів і e-commerce до формування управлінських висновків та прийняття рішень.

Призначення BI

Основне призначення BI — перетворити операційні дані компанії на зрозумілу управлінську інформацію. Дані з різних систем можуть бути складними, розрізненими та незручними для аналізу. BI допомагає структурувати їх, об’єднати, візуалізувати та представити у вигляді звітів, дашбордів, KPI та аналітичних моделей.

BI використовується для:

аналізу продажів;
контролю прибутковості;
аналізу фінансів;
контролю витрат;
аналізу залишків;
контролю закупівель;
аналізу виробництва;
оцінки ефективності менеджерів;
контролю виконання планів;
аналізу клієнтів;
аналітики e-commerce;
аналізу маркетингу;
контролю дебіторської заборгованості;
управлінської звітності;
стратегічного планування.

Основні елементи BI

BI складається з кількох ключових елементів, які разом формують систему бізнес-аналітики.

До основних елементів BI належать:

джерела даних;
інтеграція даних;
сховище даних;
моделі даних;
показники;
KPI;
звіти;
дашборди;
графіки;
таблиці;
фільтри;
аналітичні зрізи;
ролі доступу;
регулярна управлінська звітність;
інструменти прогнозування.

Джерела даних для BI

BI-система може отримувати дані з різних джерел. Чим складніша компанія, тим більше систем бере участь у формуванні управлінської аналітики.

Типові джерела даних для BI:

ERP;
CRM;
інтернет-магазин;
маркетплейси;
складська система;
фінансова система;
бухгалтерська система;
виробнича система;
система закупівель;
система документообігу;
платіжні сервіси;
банки;
служби доставки;
маркетингові платформи;
рекламні кабінети;
сайти;
мобільні застосунки;
Excel-файли;
зовнішні бази даних.

Архітектурна примітка
BI найкраще працює тоді, коли ключові бізнес-дані структуровані в ERP або іншій центральній системі. Якщо дані розкидані між таблицями, CRM, сайтом, складом і бухгалтерією, перед побудовою BI часто потрібно впорядкувати джерела даних.

KPI в BI

KPI або ключові показники ефективності — це вимірювані показники, за допомогою яких компанія оцінює результативність бізнесу, підрозділів, процесів або окремих співробітників.

Приклади KPI:

виручка;
валовий прибуток;
маржинальність;
кількість замовлень;
середній чек;
кількість нових клієнтів;
повторні продажі;
дебіторська заборгованість;
оборотність товарів;
залишки на складах;
виконання плану продажів;
собівартість;
прибутковість напрямів;
ефективність менеджерів;
конверсія інтернет-магазину;
термін обробки замовлення.

BI дозволяє візуалізувати KPI, відстежувати їх у динаміці та порівнювати з планами або попередніми періодами.

Дашборди

Дашборд — це візуальна панель, яка показує ключові бізнес-показники в зручному вигляді. Дашборди можуть містити графіки, таблиці, діаграми, індикатори, карти, фільтри та інші елементи.

Дашборди можуть створюватися для:

керівника компанії;
фінансового директора;
відділу продажів;
маркетингу;
складу;
виробництва;
закупівель;
e-commerce;
CRM;
сервісного відділу;
власників бізнесу.

Основна перевага дашбордів полягає в тому, що вони дають швидкий огляд стану бізнесу без необхідності вручну збирати дані з різних систем.

Управлінська звітність

Управлінська звітність — це звіти, які використовуються для прийняття управлінських рішень. Вона може відрізнятися від бухгалтерської або податкової звітності, оскільки орієнтована на внутрішні потреби бізнесу.

Управлінська звітність може включати:

звіт про продажі;
звіт про прибутковість;
звіт про витрати;
звіт про рух коштів;
звіт про залишки;
звіт про дебіторську заборгованість;
звіт про виконання планів;
звіт про виробництво;
звіт про закупівлі;
звіт про ефективність менеджерів;
звіт про e-commerce;
звіт про клієнтів;
звіт про канали продажів.

BI допомагає автоматизувати управлінську звітність і зменшити залежність від ручних Excel-файлів.

BI та ERP

ERP-система є одним із головних джерел даних для BI. В ERP зберігаються товари, залишки, ціни, замовлення, документи, фінанси, клієнти, закупівлі, виробництво, складські операції та інші бізнес-дані.

BI у зв’язці з ERP дозволяє аналізувати:

продажі;
залишки;
ціни;
замовлення;
прибутковість;
витрати;
документи;
фінанси;
клієнтів;
склади;
закупівлі;
виробництво;
взаєморозрахунки;
управлінські показники.

Перевага K2 ERP: дані для управлінської аналітики
K2 ERP може виступати центральним джерелом даних для BI та управлінської звітності. У системі можуть об’єднуватися товари, залишки, ціни, замовлення, клієнти, склад, фінанси, документи, CRM, виробництво, e-commerce та інші бізнес-процеси.

BI та CRM

CRM-система містить дані про клієнтів, ліди, угоди, звернення, комунікації, менеджерів і воронку продажів. BI дозволяє аналізувати ці дані в розрізі клієнтів, каналів, менеджерів, етапів продажів і повторних звернень.

BI для CRM може показувати:

кількість лідів;
конверсію лідів в угоди;
ефективність менеджерів;
тривалість циклу продажу;
кількість повторних клієнтів;
історію взаємодій;
продажі за клієнтами;
ефективність каналів залучення;
якість обробки звернень.

BI та e-commerce

В електронній комерції BI використовується для аналізу інтернет-магазинів, маркетплейсів, рекламних кампаній, залишків, замовлень, клієнтів, оплат, доставок і каналів продажів.

BI для e-commerce може аналізувати:

кількість замовлень;
виручку;
середній чек;
конверсію;
повернення;
топові товари;
залишки;
ефективність каналів продажів;
продажі через інтернет-магазин;
продажі через маркетплейси;
повторні покупки;
клієнтські сегменти;
маржинальність;
швидкість обробки замовлень.

Перевага K2 ERP: аналітика e-commerce
K2 ERP може об’єднувати дані інтернет-магазину, інтеграцій з Хорошоп, маркетплейсів, складу, оплат, документів і фінансів, що дозволяє формувати управлінську аналітику для e-commerce-бізнесу.

BI та інтернет-магазин

Інтернет-магазин генерує значний обсяг даних: перегляди, замовлення, товари, кошики, клієнти, оплати, доставки, повернення та канали залучення. BI дозволяє перетворювати ці дані на управлінські показники.

BI для інтернет-магазину може використовуватися для аналізу:

замовлень;
товарів;
категорій;
клієнтів;
залишків;
цін;
оплат;
доставок;
повернень;
каналів продажів;
рекламних кампаній;
сезонності;
прибутковості.

Якщо інтернет-магазин інтегрований з ERP, бізнес може бачити не лише замовлення на сайті, а й їхній зв’язок зі складом, документами, оплатами, собівартістю та фінансовим результатом.

BI та K2 ERP

K2 ERP може використовуватися як джерело даних для BI, управлінської аналітики та звітності. Дані з K2 ERP можуть відображати повний цикл бізнес-процесів: від продажу, закупівлі або виробництва до складу, документів, оплат і фінансового результату.

K2 ERP може забезпечувати дані для аналізу:

продажів;
закупівель;
залишків;
складу;
фінансів;
документів;
CRM;
клієнтів;
товарів;
послуг;
виробництва;
e-commerce;
інтернет-магазину;
інтеграцій;
управлінського обліку.

Перевага K2 ERP: управлінська звітність у єдиному контурі
K2 ERP дозволяє формувати управлінську аналітику на основі даних з різних бізнес-процесів: продажів, складу, фінансів, CRM, виробництва, документів, e-commerce та інтеграцій. Це допомагає керівництву бачити бізнес не фрагментами, а в єдиній системі.

Інтеграція BI з K2 ERP

Інтеграція BI з K2 ERP може використовуватися для передачі даних з ERP до аналітичних інструментів, сховищ даних або зовнішніх систем візуалізації. Така інтеграція дозволяє будувати дашборди, звіти та KPI на основі актуальних даних підприємства.

Інтеграція BI з K2 ERP може охоплювати:

продажі;
клієнтів;
товари;
залишки;
склади;
ціни;
замовлення;
документи;
фінансові операції;
оплату;
закупівлі;
виробництво;
e-commerce;
інтеграції з інтернет-магазинами;
інтеграції з Хорошоп;
маркетплейси;
CRM.

Перевага K2 ERP: інтеграція з BI
K2 ERP може бути інтегрована з BI-інструментами для побудови дашбордів, KPI, управлінських звітів і аналітичних моделей на основі даних ERP, CRM, складу, фінансів, виробництва та e-commerce.

BI для фінансів

Фінансова аналітика є одним із ключових напрямів BI. Вона допомагає бачити доходи, витрати, прибутковість, рух коштів, дебіторську заборгованість, кредиторську заборгованість, маржинальність та фінансовий результат.

BI для фінансів може включати:

аналіз доходів;
аналіз витрат;
рух коштів;
прибуток;
маржинальність;
дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
оплату за замовленнями;
фінансові плани;
виконання бюджетів;
аналіз собівартості;
фінансову звітність.

BI для продажів

BI для продажів допомагає контролювати виконання планів, ефективність менеджерів, структуру продажів, динаміку виручки, клієнтські сегменти та канали продажів.

BI для продажів може показувати:

продажі за періодами;
продажі за менеджерами;
продажі за клієнтами;
продажі за товарами;
продажі за каналами;
виконання планів;
середній чек;
повторні продажі;
нових клієнтів;
маржинальність продажів;
ефективність відділу продажів.

BI для складу

Складська аналітика допомагає контролювати залишки, оборотність, дефіцит, надлишки, переміщення, резерви та відвантаження.

BI для складу може аналізувати:

залишки на складах;
оборотність товарів;
залежалі товари;
дефіцит;
надлишки;
резерви;
переміщення;
відвантаження;
повернення;
інвентаризації;
складські витрати.

Перевага K2 ERP: аналітика залишків
K2 ERP може забезпечувати дані для аналізу залишків, резервів, переміщень, відвантажень, дефіциту, надлишків і оборотності товарів у межах складського обліку.

BI для виробництва

Для виробничих компаній BI може використовуватися для аналізу планів, замовлень, матеріалів, витрат, собівартості, продуктивності та виконання виробничих процесів.

BI для виробництва може включати:

виробничі замовлення;
виконання планів;
використання матеріалів;
собівартість;
залишки сировини;
готову продукцію;
незавершене виробництво;
продуктивність;
відхилення від плану;
виробничі витрати;
маржинальність продукції.

BI для керівника

BI для керівника або власника бізнесу зазвичай зосереджується на ключових управлінських показниках. Такий дашборд має давати швидке розуміння стану компанії.

Типові показники для керівника:

загальна виручка;
прибуток;
маржинальність;
залишки коштів;
дебіторська заборгованість;
кредиторська заборгованість;
виконання плану продажів;
топові клієнти;
топові товари;
ефективність напрямів;
фінансовий результат;
проблемні зони;
динаміка показників.

BI та управлінський облік

BI тісно пов’язаний з управлінським обліком. Якщо управлінський облік визначає, які показники важливі для бізнесу, то BI допомагає їх візуалізувати, аналізувати та контролювати.

Управлінський облік може давати дані про:

доходи;
витрати;
прибутковість;
собівартість;
залишки;
взаєморозрахунки;
продажі;
закупівлі;
виробництво;
фінансовий результат.

BI дозволяє перетворити ці дані на звіти, дашборди та KPI.

Типова схема роботи BI

Типовий процес роботи BI може виглядати так:

Дані створюються в ERP, CRM, інтернет-магазині, складі, фінансовій системі або інших джерелах.
Дані передаються до BI-системи або аналітичного сховища.
Дані очищуються, структуруються та об’єднуються.
Формуються показники, KPI та аналітичні моделі.
Користувачі переглядають дашборди та звіти.
Керівництво аналізує результати та приймає рішення.
Дані використовуються для планування, контролю та оптимізації бізнесу.

Технічна примітка
Перед запуском BI важливо визначити джерела даних, відповідальних за дані, правила очищення, структуру показників, права доступу, періодичність оновлення та методику розрахунку KPI.

Технічні особливості BI

Під час впровадження BI важливо врахувати якість даних, структуру довідників, інтеграції, частоту оновлення та правила доступу.

Основні технічні питання:

які системи є джерелами даних;
які показники потрібно аналізувати;
як формуються KPI;
як об’єднуються дані з різних систем;
як очищуються дублікати;
як визначаються періоди;
як працюють фільтри;
які ролі доступу потрібні;
як часто оновлюються дані;
як перевіряється коректність звітів;
які дашборди потрібні різним ролям.

Технічна примітка
BI не вирішує проблему неякісних даних автоматично. Якщо в джерелах є дублікати товарів, різні правила обліку, неузгоджені довідники або ручні виправлення, це потрібно врахувати під час налаштування аналітики.

Переваги BI

BI дає бізнесу низку переваг:

швидкий доступ до управлінських даних;
менше ручної підготовки звітів;
прозорість бізнес-показників;
контроль KPI;
аналіз продажів;
аналіз прибутковості;
контроль фінансів;
аналіз залишків;
контроль дебіторської заборгованості;
аналіз ефективності менеджерів;
аналітика e-commerce;
підтримка управлінських рішень;
виявлення проблемних зон;
планування розвитку бізнесу.

Переваги K2 ERP для BI

K2 ERP може бути важливою основою для BI, оскільки в ERP накопичуються ключові бізнес-дані підприємства.

Перевага K2 ERP: аналітика на основі реальних бізнес-процесів
K2 ERP дозволяє формувати аналітику не лише з окремих таблиць або ручних звітів, а з реальних бізнес-процесів: продажів, складу, фінансів, CRM, виробництва, документів, інтернет-магазину та інтеграцій.

Основні переваги K2 ERP для BI:

єдине джерело управлінських даних;
зв’язок продажів зі складом;
зв’язок продажів із фінансами;
аналітика товарів;
аналітика клієнтів;
аналітика залишків;
аналітика документів;
аналітика CRM;
аналітика e-commerce;
підтримка інтеграцій із BI;
управлінська звітність;
можливість контролю KPI;
менше ручних Excel-звітів.

Типові проблеми без BI

Компанії без BI або системної управлінської аналітики можуть стикатися з такими проблемами:

звіти готуються вручну;
дані збираються з різних таблиць;
показники не збігаються між відділами;
немає єдиного джерела правди;
керівництво бачить дані із запізненням;
складно контролювати KPI;
важко оцінити прибутковість;
складно бачити проблемні зони;
немає прозорості за напрямами;
звітність залежить від окремих співробітників;
складно масштабувати управління.

Перевага K2 ERP: менше ручної звітності
K2 ERP може зменшити залежність бізнесу від ручних Excel-звітів, оскільки ключові дані з продажів, складу, фінансів, CRM, документів і e-commerce можуть накопичуватися в єдиній системі та використовуватися для BI.

Коли бізнесу потрібен BI

BI доцільний, якщо компанія:

має багато даних у різних системах;
готує звіти вручну;
хоче контролювати KPI;
має кілька підрозділів;
має кілька каналів продажів;
працює з великим товарним асортиментом;
має складський облік;
має виробництво;
працює в e-commerce;
хоче аналізувати прибутковість;
хоче бачити фінансовий результат;
хоче контролювати менеджерів;
потребує управлінської звітності;
планує масштабування бізнесу.

Значення BI для українського бізнесу

Для українського бізнесу BI є важливим інструментом цифрової трансформації. Компанії часто працюють з ERP, CRM, інтернет-магазинами, маркетплейсами, Excel-файлами, банками, службами доставки та іншими системами. Без BI або управлінської аналітики ці дані можуть залишатися розрізненими.

BI допомагає українським компаніям бачити реальний стан бізнесу, швидше реагувати на зміни, контролювати фінанси, оцінювати продажі, управляти запасами, аналізувати клієнтів і приймати рішення на основі даних.

K2 ERP у цьому контексті може бути українською ERP-основою для управлінської аналітики, оскільки об’єднує ключові бізнес-процеси й може передавати дані до BI або формувати звітність у межах ERP-екосистеми.

Перевага K2 ERP для українського бізнесу
K2 ERP дозволяє українським компаніям будувати управлінську аналітику на базі локальної ERP-системи: з даними про продажі, склад, фінанси, CRM, виробництво, e-commerce, документи та інтеграції.

Див. також

Посилання