Технічне завдання: Облік основних засобів

Коротко. Модуль Облік основних засобів має забезпечити повний цикл: придбання / створення → капітальні інвестиції → введення в експлуатацію → інвентарна картка → амортизація → переміщення → ремонт / модернізація → переоцінка / зменшення корисності → інвентаризація → вибуття / продаж / ліквідація. Кожна сума по основному засобу повинна розкриватися до об'єкта ОЗ, інвентарного номера, документа-джерела, матеріально відповідальної особи, підрозділу, рахунку обліку, рахунку витрат і бухгалтерської проводки.

Технічне завдання описує реалізацію модуля обліку основних засобів в ERP-системі K2 ERP або аналогічній системі з підходом, близьким до конфігурацій 1С, BAS Бухгалтерія, BAS ERP.

Базові довідники Організації, Контрагенти, Підрозділи, Працівники, Склади, Рахунки обліку, Статті витрат, Валюти та базові документи закупівлі вважаються наявними або реалізуються суміжними модулями.

1. Мета модуля

Модуль має забезпечити:

ведення довідника основних засобів;
присвоєння інвентарних номерів;
облік капітальних інвестицій;
введення основних засобів в експлуатацію;
формування первісної вартості;
визначення ліквідаційної вартості;
визначення строку корисного використання;
вибір методу амортизації;
щомісячне нарахування амортизації;
переміщення ОЗ між підрозділами і МВО;
ремонт і технічне обслуговування;
модернізацію, реконструкцію, добудову, дообладнання;
переоцінку ОЗ;
зменшення корисності, якщо використовується;
консервацію і розконсервацію;
інвентаризацію ОЗ;
часткову ліквідацію;
продаж, списання, безоплатну передачу;
формування бухгалтерських проводок;
формування управлінських і бухгалтерських звітів.

Реалізувати. Основний засіб має обліковуватися як окремий інвентарний об'єкт з історією вартості, амортизації, місця експлуатації, матеріально відповідальної особи, стану та документів руху.

Не допускати. Не можна вести основні засоби лише загальною сумою на рахунку без інвентарних номерів, строків використання, методів амортизації та історії руху по кожному об'єкту.

2. Загальна схема процесу

№	Етап	Документ / об'єкт	Результат
1	Придбання або створення активу	Надходження / Акт виконаних робіт / Виробництво власними силами	Витрати накопичені як капітальні інвестиції
2	Формування первісної вартості	Капітальні інвестиції	Визначена сума майбутнього ОЗ
3	Введення в експлуатацію	Введення в експлуатацію ОЗ	Створена інвентарна картка, актив переведено на рахунок ОЗ
4	Експлуатація	Інвентарна картка ОЗ	Об'єкт має підрозділ, МВО, стан, строк, метод амортизації
5	Амортизація	Нарахування амортизації ОЗ	Щомісячна сума амортизації віднесена на витрати
6	Рух ОЗ	Переміщення ОЗ	Змінено підрозділ, МВО або місце експлуатації
7	Поліпшення / ремонт	Модернізація ОЗ / Ремонт ОЗ	Збільшено вартість або віднесено витрати періоду
8	Переоцінка	Переоцінка ОЗ	Змінено первісну / переоцінену вартість і знос
9	Інвентаризація	Інвентаризація ОЗ	Виявлено фактичну наявність, нестачі, надлишки
10	Вибуття	Списання / Продаж / Ліквідація ОЗ	Об'єкт виведено з обліку, визначено фінансовий результат

3. Основні аналітики обліку ОЗ

Аналітика	Обов'язково	Де використовується	Призначення
Організація	Так	Усі документи	Юридична особа-власник
Основний засіб	Так	Усі документи ОЗ	Інвентарний об'єкт
Інвентарний номер	Так	Картка ОЗ, інвентаризація, рух	Унікальна ідентифікація
Група ОЗ	Так	Картка, амортизація, звіти	Класифікація активів
Підрозділ	Так	Експлуатація, амортизація, переміщення	Центр витрат
Матеріально відповідальна особа	Так	Експлуатація, переміщення, інвентаризація	Відповідальний за об'єкт
Місце експлуатації	Ні	Картка, інвентаризація	Кабінет, цех, автостоянка, ділянка
Рахунок обліку ОЗ	Так	Проводки	Бухгалтерський рахунок активу
Рахунок зносу	Так	Амортизація, вибуття	Рахунок накопиченої амортизації
Рахунок витрат амортизації	Так	Амортизація	Куди відносити амортизацію
Стаття витрат	Так	Управлінський облік	Аналітика витрат
Метод амортизації	Так	Картка, амортизація	Правило розрахунку амортизації
Строк корисного використання	Так	Амортизація	Кількість місяців використання
Ліквідаційна вартість	Так	Амортизація	Вартість, що не амортизується
Стан ОЗ	Так	Картка, амортизація	Не введено / В експлуатації / На консервації / Вибув

4. Налаштування: Облікова політика ОЗ

Облікова політика ОЗ задає правила розрахунку і відображення основних засобів.

Поле	Тип	Обов'язково	Опис
Організація	Довідник	Так	Для якої організації діє правило
Дата початку дії	Дата	Так	З якої дати діє налаштування
Мінімальна вартість для визнання ОЗ	Число	Ні	Вартісний критерій, якщо використовується
Основний метод амортизації	Перелік	Так	Метод за замовчуванням
Початок амортизації	Перелік	Так	З місяця, наступного за введенням / з місяця введення
Нараховувати амортизацію при консервації	Boolean	Так	Правило для законсервованих об'єктів
Округлення амортизації	Перелік	Так	До копійок / гривень / інше
Облік переоцінки	Boolean	Так	Чи використовується переоцінка
Облік податкових різниць	Boolean	Ні	Якщо потрібен податковий контур
Облік МСФЗ	Boolean	Ні	Якщо потрібен паралельний облік

Важливе питання. Потрібно погодити, чи система веде тільки бухгалтерський облік ОЗ, чи також податковий, управлінський і МСФЗ-облік з окремими строками, методами та вартостями.

5. Довідник: Групи основних засобів

Поле	Тип	Опис
Код	Рядок	Унікальний код групи
Найменування	Рядок	Назва групи
Тип активу	Перелік	Будівлі / Споруди / Машини / Транспорт / Інструменти / ІТ / Інше
Рахунок обліку за замовчуванням	Рахунок	Наприклад 10, 11, 12 відповідно до плану рахунків
Рахунок зносу за замовчуванням	Рахунок	Рахунок накопиченої амортизації
Рахунок витрат амортизації	Рахунок	Куди відносити амортизацію
Стаття витрат амортизації	Довідник	Управлінська аналітика
Метод амортизації за замовчуванням	Перелік	Прямолінійний, виробничий тощо
Строк корисного використання за замовчуванням, міс.	Число	Типовий строк для групи
Активна	Boolean	Доступна для вибору

6. Довідник: Основні засоби

Основний засіб — інвентарний об'єкт, по якому ведеться історія руху, вартості, зносу та амортизації.

6.1. Поля картки ОЗ

Поле	Тип	Обов'язково	Опис
Інвентарний номер	Рядок	Так	Унікальний номер об'єкта
Найменування	Рядок	Так	Назва основного засобу
Група ОЗ	Довідник	Так	Класифікація ОЗ
Організація	Довідник	Так	Власник об'єкта
Серійний номер	Рядок	Ні	Заводський / серійний номер
Паспортний номер	Рядок	Ні	Технічний паспорт
Виробник	Рядок / довідник	Ні	Виробник активу
Модель	Рядок	Ні	Модель обладнання
Дата придбання	Дата	Ні	Дата надходження
Дата введення в експлуатацію	Дата	Ні	Заповнюється при введенні
Первісна вартість	Число	Так після введення	Первісна вартість ОЗ
Ліквідаційна вартість	Число	Так	Очікувана вартість після використання
Вартість, що амортизується	Число	Авто	Первісна або переоцінена вартість мінус ліквідаційна
Накопичена амортизація	Число	Авто	Сума зносу
Залишкова вартість	Число	Авто	Вартість мінус амортизація
Строк корисного використання, міс.	Число	Так	Загальний строк використання
Залишковий строк, міс.	Число	Авто	Скільки місяців залишилось
Метод амортизації	Перелік	Так	Метод розрахунку
Підрозділ	Довідник	Так після введення	Де використовується
МВО	Працівник	Так після введення	Матеріально відповідальна особа
Місце експлуатації	Рядок / довідник	Ні	Кабінет, цех, ділянка
Рахунок обліку	Рахунок	Так	Рахунок активу
Рахунок зносу	Рахунок	Так	Рахунок амортизації
Рахунок витрат амортизації	Рахунок	Так	Рахунок витрат
Стаття витрат амортизації	Довідник	Так	Стаття витрат
Стан	Перелік	Так	Не введено / В експлуатації / На консервації / Вибув
Активний	Boolean	Так	Доступність для документів

6.2. Розрахункові поля картки

ВартістьЩоАмортизується = ПервіснаАбоПереоціненаВартість - ЛіквідаційнаВартість

ЗалишковаВартість = ПервіснаАбоПереоціненаВартість - НакопиченаАмортизація

ЗалишковийСтрокМіс = СтрокКорисногоВикористанняМіс - КількістьМісяцівАмортизації

7. Документ: Надходження ОЗ / капітальні інвестиції

Надходження ОЗ використовується для накопичення витрат на майбутній об'єкт ОЗ. До введення в експлуатацію актив обліковується як капітальні інвестиції.

7.1. Поля документа

Поле	Тип	Обов'язково
Номер	Рядок	Так
Дата	Дата	Так
Організація	Довідник	Так
Постачальник	Контрагент	Так
Договір	Довідник / документ	Ні
Об'єкт інвестицій	Довідник / тимчасовий об'єкт	Так
Номенклатура / опис активу	Номенклатура / рядок	Так
Кількість	Число	Так
Ціна	Число	Так
Сума без ПДВ	Число	Так
ПДВ	Число	Ні
Сума з ПДВ	Число	Так
Рахунок капітальних інвестицій	Рахунок	Так

7.2. Проводки

Операція	Дт	Кт
Відображено придбання майбутнього ОЗ як капітальні інвестиції	15	63 / 685
Відображено податковий кредит з ПДВ, якщо застосовується	641	63 / 685

8. Формування первісної вартості

Первісна вартість ОЗ формується з усіх витрат, безпосередньо пов'язаних з придбанням, доставкою, монтажем, установкою, доведенням до стану придатності до використання.

8.1. Типові складові первісної вартості

Витрата	Включати у первісну вартість
Ціна придбання активу	Так
Доставка	Так, якщо пов'язана з доведенням до використання
Монтаж	Так
Налагодження	Так
Реєстраційні платежі	Так, якщо безпосередньо пов'язані з активом
Мито	Так
Невідшкодовувані податки	Так
Поточне обслуговування після введення	Ні, витрати періоду
Навчання персоналу	Залежить від облікової політики / зазвичай витрати періоду

8.2. Формула первісної вартості

ПервіснаВартість =
    ЦінаПридбання
    + Доставка
    + Монтаж
    + Налагодження
    + РеєстраційніВитрати
    + Мито
    + НевідшкодовуваніПодатки
    + ІншіВитратиДоСтануГотовності

Реалізувати. Документ введення в експлуатацію має збирати первісну вартість з регістру капітальних інвестицій по об'єкту інвестицій.

9. Документ: Введення в експлуатацію ОЗ

Введення в експлуатацію переводить об'єкт з капітальних інвестицій до складу основних засобів і запускає амортизацію.

9.1. Поля шапки

Поле	Тип	Обов'язково
Номер	Рядок	Так
Дата	Дата	Так
Організація	Довідник	Так
Об'єкт капітальних інвестицій	Довідник	Так
Основний засіб	Довідник	Так
Інвентарний номер	Рядок	Так
Група ОЗ	Довідник	Так
Підрозділ	Довідник	Так
МВО	Працівник	Так
Місце експлуатації	Рядок / довідник	Ні
Первісна вартість	Число	Авто / ручне
Ліквідаційна вартість	Число	Так
Строк корисного використання, міс.	Число	Так
Метод амортизації	Перелік	Так
Рахунок обліку ОЗ	Рахунок	Так
Рахунок зносу	Рахунок	Так
Рахунок витрат амортизації	Рахунок	Так
Стаття витрат амортизації	Довідник	Так

9.2. Алгоритм проведення

Перевірити, що об'єкт капітальних інвестицій має ненульову суму.
Сформувати або оновити картку основного засобу.
Присвоїти інвентарний номер.
Записати первісну вартість.
Записати ліквідаційну вартість.
Записати строк корисного використання.
Записати метод амортизації.
Записати підрозділ, МВО і місце експлуатації.
Змінити стан ОЗ на “В експлуатації”.
Сформувати проводку з капітальних інвестицій на рахунок ОЗ.
Створити запис у регістрі параметрів амортизації.

9.3. Проводки

Операція	Дт	Кт
Введено ОЗ в експлуатацію	10 / 11 / 12	15

10. Методи амортизації

Система має підтримувати кілька методів амортизації. Метод задається в картці ОЗ або групі ОЗ.

Метод	Призначення
Прямолінійний	Рівномірне списання вартості протягом строку використання
Зменшення залишкової вартості	Прискорена амортизація від залишкової вартості
Прискорене зменшення залишкової вартості	Прискорений варіант методу зменшення
Кумулятивний	Амортизація за сумою чисел років строку використання
Виробничий	Амортизація залежить від фактичного обсягу виробництва / пробігу / годин
Не амортизується	Земля, об'єкти на консервації або інші винятки

11. Розрахунок амортизації

11.1. Загальні параметри

Для кожного ОЗ система зберігає:

первісну або переоцінену вартість;
ліквідаційну вартість;
вартість, що амортизується;
накопичену амортизацію;
залишкову вартість;
строк корисного використання;
залишковий строк;
дату початку амортизації;
метод амортизації;
ознаку призупинення амортизації.

11.2. Прямолінійний метод

ВартістьЩоАмортизується = ПервіснаАбоПереоціненаВартість - ЛіквідаційнаВартість

МісячнаАмортизація = ВартістьЩоАмортизується / СтрокКорисногоВикористанняМіс

Якщо строк або вартість змінено після модернізації:

МісячнаАмортизаціяНова =

   ЗалишковаВартістьПісляЗміни - НоваЛіквідаційнаВартість
   / НовийЗалишковийСтрокМіс

11.3. Метод зменшення залишкової вартості

РічнаНормаАмортизації = 1 - КоріньСтупеняСтрокРоків(ЛіквідаційнаВартість / ПервіснаВартість)

МісячнаАмортизація = ЗалишковаВартістьНаПочатокМісяця * РічнаНормаАмортизації / 12

11.4. Кумулятивний метод

СумаЧиселРоків = СтрокРоків * (СтрокРоків + 1) / 2

КумулятивнийКоефіцієнт = КількістьРоківЩоЗалишились / СумаЧиселРоків

РічнаАмортизація = ВартістьЩоАмортизується * КумулятивнийКоефіцієнт

МісячнаАмортизація = РічнаАмортизація / 12

11.5. Виробничий метод

ВиробничаСтавкаАмортизації = ВартістьЩоАмортизується / ОчікуванийОбсягВиробництваЗаВесьСтрок

АмортизаціяЗаПеріод = ФактичнийОбсягВиробництваЗаПеріод * ВиробничаСтавкаАмортизації

Приклади обсягу:

кілометри пробігу;
мотогодини;
машино-години;
кількість виробленої продукції;
тонни, гектари, рейси тощо.

Важливе питання. Для виробничого методу потрібно визначити джерело фактичного обсягу: вручну, з виробництва, з транспортного модуля, з GPS, з лічильників або з Excel-імпорту.

12. Документ: Нарахування амортизації ОЗ

Нарахування амортизації виконується щомісяця регламентною операцією.

12.1. Поля документа

Поле	Тип	Обов'язково
Номер	Рядок	Так
Дата	Дата	Так
Період	Місяць	Так
Організація	Довідник	Так
Режим	Перелік	Так	Попередній / Остаточний / Перерахунок
Статус	Перелік	Так	Чернетка / Розраховано / Проведено

12.2. Таблична частина

Поле	Опис
Основний засіб	Об'єкт амортизації
Інвентарний номер	Номер ОЗ
Підрозділ	Центр витрат на дату амортизації
МВО	Відповідальна особа
Метод амортизації	Метод з картки
Первісна / переоцінена вартість	Поточна вартість
Ліквідаційна вартість	Неамортизована частина
Накопичена амортизація до періоду	Знос до поточного місяця
Залишкова вартість	Поточна залишкова вартість
Сума амортизації	Розрахована сума
Рахунок витрат	Куди відносити витрати
Рахунок зносу	Кредит рахунку зносу
Стаття витрат	Аналітика витрат

12.3. Алгоритм розрахунку

Відібрати ОЗ зі станом “В експлуатації”.
Виключити ОЗ, по яких амортизація призупинена.
Перевірити дату початку амортизації.
Визначити параметри амортизації на період.
Розрахувати суму амортизації за методом.
Обмежити амортизацію так, щоб залишкова вартість не стала меншою за ліквідаційну.
Сформувати рухи по регістрах.
Сформувати бухгалтерські проводки.

12.4. Обмеження амортизації

МаксимальнаАмортизаціяПеріоду = ЗалишковаВартістьНаПочаток - ЛіквідаційнаВартість

АмортизаціяФінальна = Мінімум(РозрахованаАмортизація; МаксимальнаАмортизаціяПеріоду)

12.5. Проводки

Операція	Дт	Кт
Нараховано амортизацію виробничого ОЗ	23 / 91	13
Нараховано амортизацію адміністративного ОЗ	92	13
Нараховано амортизацію збутового ОЗ	93	13
Нараховано амортизацію іншого ОЗ	94	13

13. Документ: Переміщення ОЗ

Переміщення ОЗ змінює підрозділ, МВО або місце експлуатації без зміни вартості.

13.1. Поля документа

Поле	Тип	Обов'язково
Номер	Рядок	Так
Дата	Дата	Так
Організація	Довідник	Так
Основний засіб	Довідник	Так
Підрозділ старий	Довідник	Авто
Підрозділ новий	Довідник	Так
МВО стара	Працівник	Авто
МВО нова	Працівник	Так
Місце експлуатації старе	Рядок / довідник	Авто
Місце експлуатації нове	Рядок / довідник	Ні
Дата фактичного переміщення	Дата	Так

13.2. Рухи

Регістр	Рух	Дані
МісцезнаходженняОЗ	Запис	ОЗ, підрозділ, МВО, місце, дата дії
ПараметриАмортизаціїОЗ	Запис	Новий рахунок витрат, якщо змінився підрозділ

14. Документ: Ремонт ОЗ

Ремонт ОЗ відображає витрати на підтримання об'єкта у робочому стані без збільшення майбутніх економічних вигід.

14.1. Поля документа

Поле	Тип	Обов'язково
Основний засіб	Довідник	Так
Вид ремонту	Перелік	Так	Поточний / капітальний / гарантійний
Виконавець	Контрагент / підрозділ	Ні
Сума матеріалів	Число	Ні
Сума робіт	Число	Ні
Рахунок витрат	Рахунок	Так
Стаття витрат	Довідник	Так
Коментар	Текст	Ні

14.2. Проводки ремонту

Операція	Дт	Кт
Віднесено ремонт на витрати періоду	23 / 91 / 92 / 93 / 94	20 / 63 / 66 / 65

Не допускати. Поточний ремонт не повинен автоматично збільшувати первісну вартість ОЗ. Збільшення вартості виконується тільки документом модернізації / поліпшення.

15. Документ: Модернізація / поліпшення ОЗ

Модернізація збільшує майбутні економічні вигоди від використання ОЗ і збільшує його балансову вартість.

15.1. Поля документа

Поле	Тип	Обов'язково
Основний засіб	Довідник	Так
Вид поліпшення	Перелік	Так	Модернізація / реконструкція / добудова / дообладнання
Об'єкт капітальних інвестицій	Довідник	Ні	Якщо витрати накопичувались на 15 рахунку
Сума поліпшення	Число	Так	Сума збільшення вартості
Змінити строк використання	Boolean	Так	Чи переглядається строк
Новий строк корисного використання, міс.	Число	Ні	Якщо змінюється
Змінити ліквідаційну вартість	Boolean	Так	Чи змінюється ліквідаційна вартість
Нова ліквідаційна вартість	Число	Ні	Якщо змінюється
Дата початку нової амортизації	Дата	Так	З якої дати діють нові параметри

15.2. Розрахунок після модернізації

НоваБалансоваВартість = ЗалишковаВартістьДоМодернізації + СумаМодернізації

НоваВартістьЩоАмортизується = НоваБалансоваВартість - НоваЛіквідаційнаВартість

НоваМісячнаАмортизація = НоваВартістьЩоАмортизується / НовийЗалишковийСтрокМіс

15.3. Проводки

Операція	Дт	Кт
Накопичено витрати на модернізацію	15	20 / 63 / 66 / 65
Збільшено вартість ОЗ після модернізації	10 / 11 / 12	15

16. Документ: Консервація / розконсервація ОЗ

Консервація змінює стан об'єкта і може призупиняти амортизацію залежно від облікової політики.

Поле	Опис
Основний засіб	Об'єкт консервації
Вид операції	Консервація / розконсервація
Дата початку	Дата початку стану
Дата завершення	Якщо відома
Призупинити амортизацію	Так / Ні
Причина	Причина консервації

Рух:

Регістр	Дані
СтанОЗ	ОЗ, стан, дата початку, дата завершення, ознака амортизації

17. Документ: Переоцінка ОЗ

Переоцінка змінює балансову вартість об'єкта ОЗ до переоціненої вартості.

17.1. Поля документа

Поле	Тип	Обов'язково
Дата	Дата	Так
Організація	Довідник	Так
Основний засіб	Довідник	Так
Поточна первісна / переоцінена вартість	Число	Авто
Поточний знос	Число	Авто
Поточна залишкова вартість	Число	Авто
Нова справедлива / переоцінена вартість	Число	Так
Метод перерахунку зносу	Перелік	Так	Пропорційний перерахунок / списання зносу
Сума дооцінки / уцінки	Число	Авто

17.2. Розрахунок переоцінки

СумаПереоцінки = НоваПереоціненаВартість - ПоточнаЗалишковаВартість

Для пропорційного перерахунку:

КоефіцієнтПереоцінки = НоваПереоціненаВартість / ПоточнаЗалишковаВартість

НоваПервіснаВартість = ПоточнаПервіснаВартість * КоефіцієнтПереоцінки

НовийЗнос = ПоточнийЗнос * КоефіцієнтПереоцінки

17.3. Проводки переоцінки

Проводки мають бути налаштовуваними відповідно до облікової політики.

Операція	Дт	Кт
Дооцінка ОЗ	10 / 11 / 12	411 / інший рахунок капіталу
Уцінка ОЗ	975 / інший рахунок витрат	10 / 11 / 12

18. Документ: Інвентаризація ОЗ

Інвентаризація порівнює облікову наявність ОЗ з фактичною.

18.1. Поля шапки

Поле	Тип	Обов'язково
Номер	Рядок	Так
Дата	Дата	Так
Організація	Довідник	Так
Підрозділ	Довідник	Ні
МВО	Працівник	Ні
Комісія	Список працівників	Ні
Статус	Перелік	Так	Чернетка / Проведена / Затверджена

18.2. Таблична частина

Поле	Опис
Основний засіб	Об'єкт ОЗ
Інвентарний номер	Номер об'єкта
Обліковий підрозділ	Підрозділ за даними обліку
Фактичний підрозділ	Підрозділ за результатом інвентаризації
Облікова МВО	МВО за даними обліку
Фактична МВО	МВО за результатом інвентаризації
Облікова наявність	Так / Ні
Фактична наявність	Так / Ні
Стан об'єкта	Придатний / потребує ремонту / непридатний
Результат	Без відхилень / нестача / надлишок / переміщення / потребує списання
Коментар	Примітка комісії

18.3. Результати інвентаризації

Результат	Дія системи
Без відхилень	Рухів немає
Фактичне переміщення	Створити документ переміщення ОЗ
Нестача	Створити документ списання / віднесення на винну особу
Надлишок	Створити документ оприбуткування ОЗ
Непридатний об'єкт	Створити задачу або документ списання

19. Документ: Списання / ліквідація ОЗ

Списання ОЗ виводить об'єкт з експлуатації та списує його залишкову вартість.

19.1. Поля документа

Поле	Тип	Обов'язково
Основний засіб	Довідник	Так
Причина списання	Перелік	Так	Знос / поломка / нестача / ліквідація / інше
Дата списання	Дата	Так
Первісна / переоцінена вартість	Число	Авто
Накопичена амортизація	Число	Авто
Залишкова вартість	Число	Авто
Оприбуткувати матеріали від ліквідації	Boolean	Ні
Матеріали від ліквідації	Таблична частина	Ні

19.2. Розрахунок залишкової вартості

ЗалишковаВартістьНаДатуСписання = ПервіснаАбоПереоціненаВартість - НакопиченаАмортизація

19.3. Проводки списання

Операція	Дт	Кт
Списано накопичену амортизацію	13	10 / 11 / 12
Списано залишкову вартість ОЗ	976 / 97	10 / 11 / 12
Оприбутковано матеріали від ліквідації	20 / 209	746 / інший рахунок доходу

20. Документ: Продаж ОЗ

Продаж ОЗ оформлює реалізацію основного засобу покупцю.

20.1. Поля документа

Поле	Тип	Обов'язково
Покупець	Контрагент	Так
Основний засіб	Довідник	Так
Ціна продажу без ПДВ	Число	Так
ПДВ	Число	Ні
Сума продажу	Число	Так
Первісна / переоцінена вартість	Число	Авто
Накопичена амортизація	Число	Авто
Залишкова вартість	Число	Авто

20.2. Проводки продажу

Операція	Дт	Кт
Визнано дохід від продажу ОЗ	36 / 377	742 / 712 відповідно до налаштувань
Відображено ПДВ, якщо застосовується	742 / 712	641
Списано накопичену амортизацію	13	10 / 11 / 12
Списано залишкову вартість проданого ОЗ	972 / 976	10 / 11 / 12

21. Часткова ліквідація ОЗ

Часткова ліквідація використовується, якщо списується частина об'єкта.

21.1. Розрахунок

ЧасткаЛіквідації = ВартістьЧастиниЩоЛіквідується / ПоточнаПервіснаАбоПереоціненаВартість

ЗносЧастини = НакопиченаАмортизація * ЧасткаЛіквідації

ЗалишковаВартістьЧастини = ВартістьЧастиниЩоЛіквідується - ЗносЧастини

Після часткової ліквідації:

НоваВартістьОЗ = ПоточнаВартістьОЗ - ВартістьЧастиниЩоЛіквідується

НовийЗносОЗ = ПоточнийЗносОЗ - ЗносЧастини

22. Податковий / управлінський / МСФЗ контури

Система має передбачити можливість паралельного обліку ОЗ у кількох контурах.

Контур	Що може відрізнятися
Бухгалтерський облік	Первісна вартість, метод, строк, амортизація згідно з бухобліком
Податковий облік	Податкові групи, мінімальні строки, податкові різниці
Управлінський облік	Внутрішні центри витрат, управлінські строки, бюджетна амортизація
МСФЗ	Компонентний облік, переоцінки, зменшення корисності, інший строк

Важливе питання. Якщо потрібні кілька контурів, одна інвентарна картка має мати кілька наборів параметрів амортизації: бухгалтерський, податковий, управлінський, МСФЗ.

23. Регістри обліку ОЗ

Регістр	Призначення	Виміри	Ресурси
КапітальніІнвестиції	Накопичення витрат до введення	Організація, об'єкт інвестицій, документ	Сума
СтанОЗ	Поточний стан об'єкта	ОЗ, дата	Стан
МісцезнаходженняОЗ	Підрозділ, МВО, місце	ОЗ, дата	Підрозділ, МВО, місце
ПервіснаВартістьОЗ	Вартість активу	ОЗ, контур обліку, дата	Вартість
ПараметриАмортизаціїОЗ	Метод, строк, ліквідаційна вартість	ОЗ, контур обліку, дата	Метод, строк, ліквідаційна вартість
АмортизаціяОЗ	Накопичена амортизація	ОЗ, період, контур обліку	Сума амортизації, накопичена сума
ЗалишковаВартістьОЗ	Поточна залишкова вартість	ОЗ, період, контур обліку	Первісна вартість, знос, залишкова вартість
РухОЗ	Історія операцій	ОЗ, документ, дата	Вид руху, сума
ІнвентаризаціяОЗ	Результати інвентаризації	ОЗ, інвентаризація	Фактична наявність, результат

24. Контрольні правила

Контроль	Правило
Інвентарний номер	Має бути унікальним у межах організації
Первісна вартість	Не може бути меншою або дорівнювати нулю при введенні
Ліквідаційна вартість	Не може бути більшою або рівною первісній вартості, якщо ОЗ амортизується
Строк використання	Має бути більше нуля для амортизованих ОЗ
Метод амортизації	Обов'язковий для амортизованих ОЗ
Підрозділ і МВО	Обов'язкові при введенні в експлуатацію
Подвійна амортизація	Заборонити повторне нарахування амортизації за той самий період
Амортизація після вибуття	Заборонити нарахування після дати вибуття
Залишкова вартість	Амортизація не повинна зменшувати залишкову вартість нижче ліквідаційної
Закритий період	Заборонити зміну документів без спеціальних прав
Зміна параметрів амортизації	Виконувати тільки документом зміни параметрів або модернізації

25. Звіти

Звіт	Призначення
Інвентарна картка ОЗ	Повна історія об'єкта
Відомість ОЗ	Перелік ОЗ з первісною, залишковою вартістю і зносом
Рух ОЗ	Надходження, введення, переміщення, вибуття
Амортизація ОЗ	Розрахунок амортизації по об'єктах
ОЗ по підрозділах і МВО	Контроль місцезнаходження і відповідальних
Капітальні інвестиції	Накопичені витрати по об'єктах до введення
ОЗ на консервації	Перелік об'єктів з призупиненою експлуатацією
Ремонти ОЗ	Витрати на ремонт по об'єктах
Модернізації ОЗ	Збільшення вартості і зміна параметрів
Інвентаризаційна відомість	Факт, облік, нестачі, надлишки, переміщення
Вибуття ОЗ	Продажі, списання, ліквідації, фінансовий результат

26. Інвентарна картка ОЗ

Інвентарна картка має показувати:

інвентарний номер;
найменування;
групу ОЗ;
організацію;
серійний номер;
дату придбання;
дату введення;
первісну / переоцінену вартість;
ліквідаційну вартість;
накопичену амортизацію;
залишкову вартість;
метод амортизації;
строк корисного використання;
залишковий строк;
підрозділ;
МВО;
місце експлуатації;
історію переміщень;
історію ремонтів;
історію модернізацій;
історію переоцінок;
історію амортизації;
документи вибуття, якщо є.

27. Закриття періоду по ОЗ

27.1. Послідовність закриття

Перевірити всі документи надходження і капітальних інвестицій.
Провести всі введення в експлуатацію.
Провести переміщення ОЗ.
Провести ремонти і модернізації.
Провести консервацію / розконсервацію.
Провести вибуття ОЗ.
Перевірити параметри амортизації.
Нарахувати амортизацію.
Перевірити залишкову вартість.
Сформувати проводки.
Сформувати звіти по ОЗ.
Заблокувати період.

27.2. Протокол закриття

Блок	Що показувати
Помилки	ОЗ без строку, методу, рахунків, МВО, підрозділу
Попередження	ОЗ без серійного номера, без місця експлуатації, з нульовою амортизацією
Амортизація	Сума по групах, підрозділах, рахунках витрат
Введення	ОЗ, введені в періоді
Вибуття	ОЗ, що вибули в періоді
Модернізації	Збільшення вартості
Залишки	Первісна вартість, знос, залишкова вартість

28. Приймальні критерії

№	Критерій
1	Можна створити групу ОЗ з рахунками і параметрами за замовчуванням
2	Можна створити картку ОЗ з інвентарним номером
3	Можна накопичити витрати як капітальні інвестиції
4	Можна ввести ОЗ в експлуатацію
5	Система формує первісну вартість з капітальних інвестицій
6	Система розраховує вартість, що амортизується
7	Система нараховує амортизацію прямолінійним методом
8	Система підтримує інші методи амортизації, якщо вони увімкнені
9	Система не дозволяє амортизувати нижче ліквідаційної вартості
10	Можна перемістити ОЗ між підрозділами і МВО
11	Можна відобразити ремонт як витрати періоду
12	Можна відобразити модернізацію зі збільшенням вартості
13	Можна провести інвентаризацію ОЗ
14	Можна списати або продати ОЗ
15	Система формує проводки по введенню, амортизації, модернізації і вибуттю
16	Інвентарна картка показує повну історію об'єкта
17	Кожна сума розкривається до документа-джерела і формули розрахунку

29. Коротко для програміста

Питання	Відповідь
Головний об'єкт	Основний засіб з інвентарним номером
До введення в експлуатацію	Облік на капітальних інвестиціях
Головний документ старту амортизації	Введення в експлуатацію ОЗ
Головний документ амортизації	Нарахування амортизації ОЗ
Формула прямолінійної амортизації	(вартість - ліквідаційна вартість) / строк у місяцях
Що змінює місце експлуатації	Переміщення ОЗ
Що збільшує вартість	Модернізація / поліпшення ОЗ
Що не збільшує вартість	Поточний ремонт
Що виводить ОЗ з обліку	Списання, продаж, ліквідація
Основні регістри	Вартість ОЗ, амортизація ОЗ, місцезнаходження ОЗ, рух ОЗ
Критичний контроль	Не амортизувати без строку, методу, вартості, рахунків і стану “В експлуатації”

30. Відкриті питання для замовника

Питання для погодження.

Чи потрібен тільки бухгалтерський облік ОЗ, чи також податковий, управлінський і МСФЗ?
Які групи ОЗ використовуються?
Який основний метод амортизації застосовується?
З якого місяця починати амортизацію: з місяця введення чи з наступного місяця?
Чи потрібна автоматична генерація інвентарних номерів?
Чи потрібен штрихкод / QR-код на інвентарній картці?
Чи потрібна інвентаризація через мобільний застосунок?
Чи потрібно вести ремонти окремо від модернізацій?
Чи потрібна переоцінка ОЗ?
Чи потрібен компонентний облік для великих об'єктів?
Чи потрібен виробничий метод амортизації для транспорту, техніки або обладнання?
Чи потрібна інтеграція з закупівлями, складами, ремонтами, транспортом?