Організація в BAS

Організація в BAS — це елемент довідника, який описує юридичну особу, ФОП, бюджетну установу, філію або іншу облікову одиницю, від імені якої в BAS ведуться документи, бухгалтерський облік, податковий облік, зарплата, банк, складські операції, продажі, закупівлі, виробництво, ПДВ, регламентована звітність і управлінська аналітика.

У багатьох конфігураціях BAS організація є одним із ключових вимірів обліку. Вона вказується в документах, рахунках, податкових накладних, банківських операціях, зарплатних документах, складських рухах, договорах, взаєморозрахунках, звітах і регістрах. Якщо організація налаштована неправильно, помилки можуть проявитися в ПДВ, зарплаті, банку, закритті місяця, проводках, звітності, правах доступу й міграції в K2 ERP.

Головне. Організація в BAS — це не просто назва компанії в шапці документа. Це облікова одиниця, яка впливає на юридичні реквізити, податки, бухгалтерські проводки, зарплату, банківські рахунки, ПДВ, звітність, права доступу і коректність документів.

Проста аналогія. Якщо BAS — це облікова система, то організація — це “від чийого імені” система створює документи: яке ТОВ продає товар, який ФОП отримує оплату, яка юрособа нараховує зарплату і яка компанія подає звітність.

Важливо про 1С, BAS і BAF. В Україні продукти екосистеми 1С і частина продуктів BAS пов’язані з санкційними, юридичними, кібербезпековими та репутаційними ризиками. Держспецзв’язку веде офіційний перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання, у якому згадуються продукти 1С/BAS, зокрема 1C:Підприємство 8, BAS ERP, BAS Управління холдингом, BAS Документообіг КОРП, BAS Управління торгівлею та інші BAS-продукти. Указ Президента України №601/2024 ввів у дію рішення РНБО від 2 вересня 2024 року щодо застосування, скасування та внесення змін до санкцій. Перед використанням, підтримкою або міграцією таких систем потрібно перевіряти актуальні офіційні обмеження. ([Держспецзв’язку](https://cip.gov.ua/ua/statics/perelik-zaboronenogo-do-vikoristannya-programnogo-zabezpechennya-ta-komunikaciinogo-merezhevogo-obladnannya), [Указ Президента України №601/2024](https://www.president.gov.ua/documents/6012024-52009), [Законодавство України](https://zakon.rada.gov.ua/go/601/2024))

Що таке організація в BAS

Організація в BAS — це довідниковий об’єкт, який зберігає дані про суб’єкта обліку.

Організацією може бути:

ТОВ;
ПП;
ПрАТ;
АТ;
ФОП;
бюджетна установа;
неприбуткова організація;
філія;
представництво;
окрема юридична особа групи компаній;
компанія холдингу;
умовна управлінська організація, якщо так побудовано облік.

У документах BAS організація відповідає на питання:

Хто продав?
Хто купив?
Хто отримав оплату?
Хто виплатив зарплату?
Хто подав звітність?
По якій юрособі сформовано проводки?
По якій організації рахуються податки?

Для чого потрібна організація

Організація потрібна для:

ведення бухгалтерського обліку;
ведення податкового обліку;
формування проводок;
ведення ПДВ;
формування податкових накладних;
ведення зарплати;
ведення кадрового обліку;
обліку банківських рахунків;
обліку кас;
договорів;
взаєморозрахунків;
складів;
продажів;
закупівель;
виробництва;
регламентованої звітності;
управлінської аналітики;
розмежування прав доступу;
роботи холдингу або групи компаній;
міграції в K2 ERP.

Без організації неможливо коректно визначити, кому належать документи, податки, гроші, борги, зарплата і звітність.

Довідник організацій

У BAS організації зазвичай зберігаються в довіднику Організації.

Довідник може містити:

назву;
повну назву;
скорочену назву;
ЄДРПОУ;
ІПН;
податковий номер;
ознаку платника ПДВ;
систему оподаткування;
юридичну адресу;
фактичну адресу;
поштову адресу;
керівника;
головного бухгалтера;
відповідальних осіб;
банківські рахунки;
каси;
реєстраційні дані;
контактні дані;
налаштування облікової політики;
налаштування зарплати;
налаштування ПДВ;
печатки або підписи, якщо використовуються в друкованих формах.

Основні реквізити організації

Реквізит	Що означає	Приклад
Найменування	Назва організації в системі	ТОВ “Демо Компанія”
Повне найменування	Повна юридична назва для документів	Товариство з обмеженою відповідальністю “Демо Компанія”
ЄДРПОУ	Код юридичної особи	12345678
ІПН	Податковий номер платника ПДВ	123456789012
Ознака платника ПДВ	Чи є організація платником ПДВ	Так / Ні
Система оподаткування	Загальна, єдиний податок тощо	Загальна система
Банківський рахунок	Рахунок організації	UA000000000000000000000000000
Керівник	Особа для друкованих форм і звітності	Директор

Юридична особа і ФОП

У BAS організація може представляти як юридичну особу, так і ФОП.

Тип	Особливості	Приклад
Юридична особа	ЄДРПОУ, статутні дані, керівник, бухгалтерія, ПДВ, звітність	ТОВ “Компанія”
ФОП	РНОКПП або інші ідентифікаційні дані, спрощена система, інші правила звітності	ФОП Іваненко Іван
Філія	Може мати окремі реквізити або використовуватись для управлінського поділу	Філія Київ
Холдингова компанія	Окрема юрособа в групі	ТОВ “Компанія 1”, ТОВ “Компанія 2”

Важливо не плутати організацію з контрагентом. Організація — це “наша” компанія в базі. Контрагент — це клієнт, постачальник, партнер або інша зовнішня сторона.

Організація і контрагент

Поняття	Що означає	Приклад
Організація	Суб’єкт, від імені якого ведеться облік у BAS	ТОВ “Наша Компанія”
Контрагент	Зовнішній клієнт, постачальник або партнер	ТОВ “Покупець 1”
Договір	Умови взаєморозрахунків між організацією і контрагентом	Договір поставки №1
Банківський рахунок організації	Рахунок нашої компанії	UA...001
Банківський рахунок контрагента	Рахунок клієнта або постачальника	UA...999

Типова помилка — завести власну компанію як контрагента, але не налаштувати її як організацію.

Організація в документах

У більшості документів BAS є поле Організація.

Приклади документів:

замовлення покупця;
рахунок покупцю;
реалізація товарів і послуг;
надходження товарів;
замовлення постачальнику;
повернення товарів;
банківська виписка;
платіжне доручення;
касовий ордер;
податкова накладна;
кадровий наказ;
нарахування зарплати;
виробниче замовлення;
випуск продукції;
списання матеріалів;
закриття місяця.

Приклад:

Документ: Реалізація товарів і послуг
Організація: ТОВ “Демо Компанія”
Контрагент: ТОВ “Клієнт 1”
Договір: Договір поставки №15
Склад: Основний склад

Організація і бухгалтерський облік

Організація визначає, по якій юрособі формуються бухгалтерські проводки.

Наприклад:

Дт 361 Кт 702 — реалізація покупцю
Організація: ТОВ “Демо Компанія”

Якщо документ проведено не по тій організації, то:

проводки потраплять не в ту юрособу;
ОСВ буде некоректною;
взаєморозрахунки спотворяться;
податки можуть бути неправильні;
звітність стане некоректною;
доведеться виправляти документи.

Організація і податковий облік

Організація впливає на податковий облік.

Вона визначає:

чи є платником ПДВ;
який ІПН використовується;
які податкові накладні формуються;
які декларації готуються;
які податкові рахунки використовуються;
які регламентовані звіти формуються;
які податкові правила застосовуються;
яка система оподаткування використовується.

Якщо ознака платника ПДВ або ІПН організації налаштовані неправильно, помилки можуть перейти в податкові документи й звітність.

Організація і ПДВ

Для ПДВ організація є критично важливою.

Вона впливає на:

податкові накладні;
розрахунки коригування;
податковий кредит;
податкові зобов’язання;
реєстри ПДВ;
декларацію з ПДВ;
налаштування ставок;
експорт і друк податкових документів;
взаємозв’язок із контрагентами;
облік авансів.

Приклад помилки:

Реалізацію створили по ТОВ “Компанія 1”, а податкову накладну очікували по ТОВ “Компанія 2”.

Наслідок — неправильні податкові документи і потреба виправляти облік.

Організація і зарплата

У зарплатних конфігураціях BAS організація визначає роботодавця.

Вона впливає на:

прийом на роботу;
кадрові документи;
штатний розпис;
табель;
нарахування зарплати;
податки;
ЄСВ;
ПДФО;
військовий збір;
відомості на виплату;
банківські зарплатні проєкти;
кадрову звітність;
зарплатні звіти;
розрахункові листки.

Приклад:

Працівник прийнятий у ТОВ “Компанія 1”, але зарплату нарахували по ТОВ “Компанія 2”.

Це створює помилки в зарплаті, податках і кадровій звітності.

Організація і кадровий облік

У кадровому обліку організація визначає:

роботодавця;
накази;
підрозділи;
посади;
штатний розпис;
графіки роботи;
відпустки;
лікарняні;
переведення;
звільнення;
кадрову історію працівника.

У групах компаній один працівник може переходити між організаціями. У такому випадку важливо правильно оформлювати кадрові документи, а не просто змінювати назву організації вручну.

Організація і банк

Банківські рахунки прив’язуються до організації.

Організація впливає на:

банківські рахунки;
платіжні доручення;
банківські виписки;
заявки на оплату;
експорт платежів;
імпорт виписок;
зарплатні проєкти;
каси;
залишки грошей;
ДДС;
платіжний календар.

Приклад:

Платіж постачальнику має йти з рахунку ТОВ “Компанія 1”, але користувач вибрав рахунок ТОВ “Компанія 2”.

Наслідок — помилка в платежі, ДДС і взаєморозрахунках.

Організація і каса

Каси також можуть бути прив’язані до організації.

Це важливо для:

прибуткових касових ордерів;
видаткових касових ордерів;
касової книги;
підзвітних осіб;
авансових звітів;
готівкових оплат;
внутрішнього переміщення коштів.

Не можна змішувати касові операції різних організацій в одній касі, якщо облік має бути розділений.

Організація і договори

Договори зазвичай пов’язують організацію і контрагента.

Приклад:

Організація: ТОВ “Компанія”
Контрагент: ТОВ “Постачальник”
Договір: Договір постачання №45
Валюта: UAH
Умови оплати: 14 днів

Договір впливає на:

взаєморозрахунки;
валюту;
умови оплати;
аванси;
документи;
звіти;
закриття боргів;
податкові документи;
друковані форми.

Організація і взаєморозрахунки

Взаєморозрахунки ведуться не просто з контрагентом, а зазвичай у розрізі:

організації;
контрагента;
договору;
документа розрахунків;
валюти;
замовлення;
підрозділу або проєкту, якщо налаштовано.

Приклад:

Організація	Контрагент	Договір	Борг
ТОВ “Компанія 1”	ТОВ “Клієнт”	Договір №1	100 000 грн
ТОВ “Компанія 2”	ТОВ “Клієнт”	Договір №2	50 000 грн

Якщо оплату внесли по іншій організації, борг не закриється правильно.

Організація і склад

У деяких BAS-конфігураціях складські документи також прив’язані до організації.

Це важливо для:

надходження;
реалізації;
переміщення;
списання;
інвентаризації;
партій;
собівартості;
залишків;
управлінського і бухгалтерського обліку;
виробництва.

Склад може бути спільним фізично, але облік товарів різних організацій має бути розділений, якщо товари юридично належать різним компаніям.

Організація і виробництво

У виробництві організація впливає на:

виробничі замовлення;
специфікації;
списання матеріалів;
випуск продукції;
НЗВ;
собівартість;
витрати;
склад готової продукції;
бухгалтерські проводки;
управлінську аналітику.

Якщо виробництво ведеться для кількох юросіб, потрібно чітко визначити, яка організація закуповує матеріали, яка виробляє, яка продає і як розподіляється собівартість.

Організація і управлінський облік

В управлінському обліку організація може використовуватися як:

юридична особа;
бізнес-одиниця;
компанія холдингу;
окремий напрям;
центр відповідальності;
управлінська структура.

Але потрібно бути обережним: якщо організація використовується для юридичного обліку, не варто перетворювати її на довільний аналітичний розріз. Для цього краще використовувати підрозділи, проєкти, напрями діяльності, ЦФВ або інші аналітики.

Мультиорганізаційний облік

Мультиорганізаційний облік — це ситуація, коли в одній BAS-базі ведеться кілька організацій.

Приклад:

ТОВ “Компанія 1”
ТОВ “Компанія 2”
ФОП Іваненко І.І.
ТОВ “Виробництво”
ТОВ “Торгівля”

Переваги:

єдина база;
спільні довідники;
централізовані звіти;
зручність для холдингу;
загальна номенклатура;
спільна аналітика;
контроль взаєморозрахунків.

Ризики:

користувачі можуть вибрати не ту організацію;
складні права доступу;
помилки в ПДВ;
помилки в зарплаті;
змішування банківських рахунків;
складніші закриття місяця;
складніша міграція.

Організація і права доступу

Організація часто використовується в обмеженнях прав доступу.

Наприклад:

Користувач	Організація 1	Організація 2	ФОП
Бухгалтер 1	Так	Ні	Ні
Бухгалтер 2	Ні	Так	Ні
Головний бухгалтер	Так	Так	Так
Менеджер продажів	Так	Ні	Ні

Такі обмеження допомагають:

не показувати зайві документи;
захистити зарплату;
розділити бухгалтерію;
не дати користувачу створити документ не по своїй організації;
обмежити фінансові звіти;
контролювати холдинг.

Організація і RLS

RLS або обмеження доступу на рівні записів може використовувати організацію як фільтр.

Приклад:

Користувач бачить тільки документи, де Організація = ТОВ “Компанія 1”.

Це важливо для:

холдингів;
груп компаній;
аутсорсингової бухгалтерії;
філій;
зовнішніх консультантів;
аудиторів;
розмежування зарплати і фінансів.

Організація і друковані форми

Організація впливає на друковані форми:

рахунки;
акти;
накладні;
договори;
податкові документи;
касові документи;
кадрові накази;
зарплатні форми;
довіреності;
комерційні пропозиції.

У друкованих формах можуть підтягуватися:

назва організації;
ЄДРПОУ;
ІПН;
адреса;
банк;
IBAN;
керівник;
головний бухгалтер;
телефон;
email;
логотип;
печатка;
підпис.

Якщо реквізити організації неправильні, неправильними будуть і документи для клієнтів, постачальників або державних органів.

Організація і регламентована звітність

Регламентована звітність формується по конкретній організації.

Це можуть бути:

податкові декларації;
ПДВ;
зарплатна звітність;
фінансова звітність;
статистична звітність;
звіти по ЄСВ;
інші форми.

Перед формуванням звітності потрібно перевірити:

організацію;
період;
реквізити;
податкові налаштування;
проведення документів;
закриття місяця;
правильність зарплати;
правильність ПДВ;
актуальний реліз звітності.

Організація і облікова політика

В BAS для організації можуть налаштовуватися параметри облікової політики.

Вони можуть впливати на:

бухгалтерський облік;
податковий облік;
ПДВ;
запаси;
собівартість;
виробництво;
зарплату;
амортизацію;
витрати;
доходи;
курсові різниці;
закриття місяця.

Якщо в одній базі кілька організацій, облікова політика може відрізнятися між ними.

Організація і валюта

Організація може мати операції в різних валютах.

Це впливає на:

договори;
банківські рахунки;
курсові різниці;
аванси;
взаєморозрахунки;
закупівлі;
продажі;
звітність;
управлінський облік.

Важливо не плутати валюту договору, валюту рахунку, валюту управлінського обліку і валюту регламентованого обліку.

Організація і філії

Філії можуть обліковуватися по-різному:

як окремі організації;
як підрозділи;
як склади;
як ЦФВ;
як окремі бази;
як аналітики управлінського обліку.

Вибір залежить від того, чи філія є окремою юридичною особою, чи тільки структурним підрозділом.

Погано:

Кожну торгову точку завели як окрему організацію, хоча юридично це одна компанія.

Краще:

Юрособа = Організація
Торгова точка = Склад / Підрозділ / ЦФВ

Організація і холдинг

У холдингах організація є основним виміром юридичного обліку.

Потрібно контролювати:

юрособи;
внутрішньогрупові операції;
договори між компаніями;
взаєморозрахунки;
консолідацію;
податки;
фінансову звітність;
управлінський облік;
права доступу;
трансфертні ціни, якщо актуально;
рух товарів між компаніями.

Для холдингів важливо не тільки завести організації, а й описати правила взаємодії між ними.

Організація і інтеграції

Інтеграції мають передавати або правильно визначати організацію.

Приклади інтеграцій:

сайт;
CRM;
WMS;
банк;
EDI;
Power BI;
маркетплейси;
служби доставки;
API;
XML;
JSON;
інша ERP.

Приклад JSON:

{
  "external_id": "ORDER-10001",
  "organization_code": "COMPANY_1",
  "customer_code": "CLIENT_001",
  "total_amount": 12500.00
}

Якщо інтеграція не передає організацію, документ може створитися по організації за замовчуванням, що часто призводить до помилок.

Організація і Power BI

У BI-звітах організація є важливим фільтром.

У Power BI або Qlik її використовують для:

фінансової аналітики;
продажів;
складу;
зарплати;
ПДВ;
консолідованої звітності;
порівняння юросіб;
управлінського P&L;
ДДС;
дебіторки;
кредиторки;
KPI.

Потрібно контролювати, щоб користувачі BI не бачили організації, до яких не мають доступу.

Типові помилки з організаціями в BAS

Помилка	Причина	Наслідок
Документ створили не по тій організації	Користувач вибрав неправильне значення	Неправильні проводки, ПДВ, взаєморозрахунки
Організацію дублювали	Не перевірили довідник	Розбиті звіти і документи
Неправильний ЄДРПОУ або ІПН	Помилка при заповненні	Помилки у друкованих формах і звітності
Філію завели як організацію	Неправильна модель обліку	Ускладнення бухгалтерії й звітності
Немає RLS по організаціях	Права не налаштовані	Користувачі бачать зайві дані
Банківський рахунок прив’язали не туди	Не перевірили реквізити	Платежі і виписки по неправильній організації
При міграції не зіставили організації	Немає мапінгу	Дані потрапили не в ті компанії

Помилка: дубль організації

Дубль організації — одна з найнебезпечніших помилок.

Приклад:

ТОВ “Компанія”
ТОВ Компанія
ТОВ “Компанія ”
Company LLC

Наслідки:

документи розділяються між різними елементами;
звіти показують неповні дані;
взаєморозрахунки не сходяться;
ПДВ формується некоректно;
проводки потрапляють у різні аналітики;
міграція ускладнюється.

Перед створенням нової організації потрібно перевірити, чи вона вже є в довіднику.

Помилка: не та організація в документі

Це типова операційна помилка.

Причини:

у користувача доступ до кількох організацій;
організація за замовчуванням неправильна;
документ скопіювали з іншої організації;
інтеграція не передала organization_code;
користувач не перевірив шапку документа.

Наслідки:

неправильні проводки;
неправильний складський облік;
неправильні податки;
неправильний банк;
неправильні взаєморозрахунки;
помилки в закритті місяця.

Помилка: неправильний ІПН або ПДВ-статус

Якщо організація є платником ПДВ, потрібно правильно заповнити податкові реквізити.

Помилки:

немає ІПН;
ІПН неправильний;
не встановлена ознака платника ПДВ;
дата реєстрації платника ПДВ не врахована;
неправильні налаштування податкових накладних;
неправильні підписи.

Наслідок — проблеми з податковими документами і звітністю.

Помилка: організація використовується як підрозділ

Іноді в довідник організацій додають бізнес-напрями або філії, які юридично не є окремими компаніями.

Наприклад:

Організація: Магазин Київ
Організація: Магазин Львів
Організація: Відділ продажів

Якщо це не окремі юридичні особи, така модель може створити проблеми в бухгалтерії.

Краще використовувати:

підрозділи;
склади;
ЦФВ;
проєкти;
напрями діяльності;
аналітики управлінського обліку.

Помилка: права не обмежені по організаціях

Якщо в базі кілька організацій, права потрібно обмежувати.

Проблема:

бухгалтер однієї компанії бачить документи іншої;
менеджер створює документи не по своїй юрособі;
комірник бачить чужі залишки;
HR бачить працівників іншої організації;
керівники бачать зайві фінанси.

Рішення:

налаштувати профілі доступу;
налаштувати RLS;
перевірити користувачів;
зробити тестові сценарії;
перевірити звіти;
обмежити BI.

Організація при міграції з BAS у K2 ERP

При переході з BAS у K2 ERP організації потрібно переносити дуже уважно.

Потрібно зібрати:

список організацій;
активні організації;
неактивні організації;
дублікати;
ЄДРПОУ;
ІПН;
податковий статус;
банківські рахунки;
адреси;
керівників;
головних бухгалтерів;
облікову політику;
права доступу;
зв’язок із документами;
залишки;
взаєморозрахунки;
зарплатні дані;
регламентовану звітність;
інтеграції.

Мапінг організацій BAS у K2 ERP

Перед міграцією потрібно зробити таблицю відповідності.

BAS	Код BAS	K2 ERP	Код K2	Коментар
ТОВ “Компанія”	ORG001	ТОВ “Компанія”	COMPANY_1	Активна
ТОВ “Компанія ”	ORG001_DUP	ТОВ “Компанія”	COMPANY_1	Дубль, об’єднати
ФОП Іваненко	ORG002	ФОП Іваненко	FOP_IVANENKO	Активна
Магазин Київ	ORG003	Склад Київ / Підрозділ Київ	WH_KYIV	Не юрособа, перенести як склад або підрозділ

Без мапінгу організації документи можуть потрапити не туди.

Що не переносити як організацію

Не все, що названо організацією в BAS, потрібно переносити як організацію в K2 ERP.

Не варто механічно переносити:

філії, якщо вони не юрособи;
магазини;
склади;
відділи;
напрями діяльності;
тестові організації;
демо-організації;
дублікати;
старі неактивні елементи;
помилково створені організації;
архівні технічні записи.

Їх потрібно або об’єднати, або перенести в інші довідники: підрозділи, склади, ЦФВ, проєкти, напрями.

Реплікатор K2 і організації BAS

Реплікатор K2 може допомогти при аналізі організацій BAS.

Він може використовуватися для:

вивантаження довідника організацій;
пошуку дублікатів;
аналізу документів по організаціях;
аналізу активності;
перевірки ЄДРПОУ;
перевірки ІПН;
перевірки банківських рахунків;
формування мапінгу;
вивантаження залишків по організаціях;
перевірки взаєморозрахунків;
формування контрольних сум;
підготовки JSON для K2 ERP.

Організація в K2 ERP

У K2 ERP організація також є ключовим елементом ERP-моделі.

Вона може використовуватися для:

юридичного обліку;
фінансів;
продажів;
закупівель;
складу;
зарплати;
HRM;
документообігу;
договорів;
платежів;
API;
Power BI;
прав доступу;
audit log;
холдингової структури.

При переході в K2 ERP важливо не копіювати стару помилкову структуру BAS, а побудувати правильну модель:

Юрособа → Організація
Філія → Підрозділ або філія
Склад → Склад
Бізнес-напрям → Напрям / ЦФВ / Проєкт

Організація і API в K2 ERP

При інтеграції з K2 ERP організацію краще передавати явно.

Приклад:

{
  "document_type": "sales_order",
  "external_id": "SO-2026-0001",
  "organization": "COMPANY_1",
  "customer": "CLIENT_001",
  "warehouse": "WH_MAIN",
  "amount": 15000.00
}

Це зменшує ризик, що документ створиться по неправильній організації.

Контрольні звіти по організаціях перед міграцією

Перед міграцією потрібно сформувати контрольні звіти по кожній організації:

ОСВ;
залишки товарів;
залишки грошей;
дебіторка;
кредиторка;
ПДВ;
зарплата;
взаєморозрахунки;
незакриті замовлення;
незакриті аванси;
виробництво;
собівартість;
основні засоби;
управлінський P&L;
ДДС.

Після міграції ці звіти потрібно звірити в K2 ERP.

Архів BAS після переходу

Після переходу в K2 ERP стара BAS-база може залишитися як архів.

Правила:

тільки для читання;
без створення нових документів;
без зміни організацій;
без активних інтеграцій;
без регламентних завдань;
з обмеженими користувачами;
із backup;
із зафіксованою датою переходу;
із контрольними звітами;
із доступом тільки для потрібних осіб.

Архів BAS не повинен залишатися другою робочою системою.

Санкції та ризики BAS у контексті організацій

Організації в BAS містять критично важливі дані компанії: юридичні реквізити, податкові номери, банківські рахунки, адреси, керівників, бухгалтерів, зарплатні налаштування, ПДВ, документи, звіти і взаєморозрахунки. Тому при продовженні використання BAS важливо враховувати не тільки технічні, а й юридичні, санкційні та кібербезпекові ризики.

Держспецзв’язку в офіційному переліку забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання згадує продукти 1С/BAS, зокрема 1C:Підприємство 8, BAS ERP, BAS Управління холдингом, BAS Документообіг КОРП, BAS Управління торгівлею та інші BAS-продукти. Указ Президента України №601/2024 ввів у дію рішення РНБО від 2 вересня 2024 року щодо санкцій. ([Держспецзв’язку](https://cip.gov.ua/ua/statics/perelik-zaboronenogo-do-vikoristannya-programnogo-zabezpechennya-ta-komunikaciinogo-merezhevogo-obladnannya), [Указ Президента України №601/2024](https://www.president.gov.ua/documents/6012024-52009), [Законодавство України](https://zakon.rada.gov.ua/go/601/2024))

Важливо. При міграції з BAS у K2 ERP довідник організацій потрібно перевіряти одним із перших: саме він визначає юридичну структуру, податки, банки, зарплату, права доступу, звітність і майбутню модель обліку.

Типові питання

Що таке організація в BAS?

Організація в BAS — це елемент довідника, який описує юридичну особу, ФОП або іншу облікову одиницю, від імені якої ведуться документи, облік, податки, зарплата, банк і звітність.

Чим організація відрізняється від контрагента?

Організація — це “наша” компанія в базі. Контрагент — це клієнт, постачальник або партнер, з яким працює організація.

Чому організація важлива для ПДВ?

Бо організація визначає ІПН, статус платника ПДВ, податкові накладні, податкові зобов’язання, податковий кредит і регламентовану звітність.

Чи можна в одній BAS-базі вести кілька організацій?

Так, це називається мультиорганізаційний облік. Але потрібно правильно налаштувати права, облікові політики, банки, ПДВ, зарплату, склади і звіти.

Чому небезпечні дублікати організацій?

Дублікати розбивають документи, проводки, звіти, взаєморозрахунки і міграцію. Одна юридична особа має бути представлена одним правильним елементом довідника.

Як переносити організації з BAS у K2 ERP?

Потрібно зробити мапінг, знайти дублікати, відокремити реальні юрособи від складів або філій, перевірити ЄДРПОУ, ІПН, банки, ПДВ, облікові політики і контрольні звіти.

Коротко

Питання	Відповідь
Що це?	Довідник юридичних осіб, ФОП або облікових одиниць у BAS.
Де використовується?	Документи, проводки, ПДВ, зарплата, банк, склад, звіти, права.
Головні реквізити	Назва, ЄДРПОУ, ІПН, ПДВ-статус, адреси, банк, керівник.
Головний ризик	Не та організація в документі або дубль організації.
У холдингу	Організація розділяє юридичні особи групи компаній.
При міграції	Потрібен мапінг організацій BAS → K2 ERP і очищення дублікатів.

Висновок

Організація в BAS — це базовий елемент облікової моделі. Вона визначає, від імені якої юридичної особи або ФОП створюються документи, формуються проводки, ведеться ПДВ, нараховується зарплата, проводяться банківські операції, формуються звіти і застосовуються права доступу.

Помилки в організаціях — дублікати, неправильний ІПН, не той ПДВ-статус, не ті банківські рахунки, не та організація в документах — можуть призвести до серйозних проблем у бухгалтерії, податках, зарплаті, взаєморозрахунках, закритті місяця і міграції.

Правильний довідник організацій — це фундамент обліку. Якщо фундамент кривий, звіти, податки, зарплата, банк і міграція теж будуть проблемними.

При переході з BAS або 1С у K2 ERP організації потрібно аналізувати окремо: очистити дублікати, визначити реальні юрособи, не переносити склади або філії як організації, зробити мапінг, перевірити реквізити, банки, ПДВ, зарплату, права доступу й контрольні звіти. Стара BAS-база після переходу має залишатися тільки захищеним архівом для читання.

Див. також

Зовнішні посилання