Налаштування організації (приклад)

Налаштування організації для бухгалтерського та податкового обліку — це формалізація облікової політики підприємства у параметрах ERP-системи. Нижче наведено перелік реквізитів, політик та параметрів, які необхідно визначити для коректної роботи регламентованого обліку.

Реквізити та статус організації

Базовий рівень даних, без якого неможливий запуск обліку:

• Найменування — повне та скорочене
• Код — ЄДРПОУ (для юросіб) або ІПН / РНОКПП (для ФОП)
• Організаційно-правова форма
• Адреси — юридична та фактична, контактні дані
• Реєстраційні дані в органах ДПС, орган ДПС за місцем обліку
• Банківські рахунки у форматі IBAN, обслуговуючі банки
• Відповідальні особи — керівник, головний бухгалтер, касир (підставляються у первинні документи та звітність)
• Відокремлені підрозділи — за наявності консолідації чи роздільного обліку

Система оподаткування

Визначає всю логіку податкового блоку.

Параметр	Можливі значення
Система оподаткування	Загальна / спрощена
Група єдиного податку	2, 3 (для спрощеної)
Статус платника ПДВ	Так / ні, дата реєстрації, ІПН платника ПДВ
Період з податку на прибуток	Квартальний / річний
Податкові різниці	Застосовуються / не застосовуються
Особливі статуси	Платник акцизу, рентних платежів, спецрежими

Облікова політика (бухгалтерський облік)

Серцевина налаштувань. Рішення з наказу про облікову політику відображаються у параметрах системи.

План рахунків

Стандартний за НП(С)БО або за МСФЗ, з визначенням робочого плану рахунків і субрахунків.

Метод оцінки вибуття запасів

Один з дозволених методів:

• ідентифікована собівартість;
• середньозважена собівартість (FIFO);
• нормативні затрати;
• ціна продажу.

Амортизація

Метод визначається окремо для бухгалтерського та податкового обліку, оскільки строки й підходи можуть відрізнятися:

• прямолінійний;
• зменшення залишкової вартості;
• прискорене зменшення залишкової вартості;
• кумулятивний;
• виробничий.

Межа вартості ОЗ / МНМА

Межа розмежування основних засобів та малоцінних необоротних матеріальних активів і метод їхньої амортизації:

• 100 % при введенні в експлуатацію;
• 50 % / 50 %.

Собівартість

Порядок формування виробничої собівартості: які витрати входять до неї, база розподілу загальновиробничих витрат (ЗВВ), віднесення постійних та змінних ЗВВ.

Резерви та забезпечення

• резерв сумнівних боргів;
• резерв відпусток;
• забезпечення гарантійних зобов'язань;
• метод розрахунку кожного з них.

Курсові різниці

Порядок перерахунку монетарних статей; джерело курсу — як правило, офіційний курс НБУ.

Параметри ПДВ

Для організації — платника ПДВ:

• застосовувані ставки: 20 %, 14 %, 7 %, 0 %, звільнення;
• правило першої події для дати податкових зобов'язань і кредиту;
• порядок реєстрації податкових накладних та розрахунків коригування в ЄРПН;
• облік за напрямками для розподілу ПДВ (оподатковувані / неоподатковувані операції), розрахунок частки використання;
• касовий метод — за наявності відповідних операцій.

Фінансові періоди та валюта

• Дата старту — початок ведення обліку в системі
• Фінансовий рік і межі облікових періодів
• Закриття періоду — механізм заборони змін заднім числом
• Функціональна валюта — гривня
• Завантаження курсів — джерело НБУ, автоматичне чи ручне
• Валюти взаєморозрахунків та валютних рахунків

Аналітичні розрізи

Визначають глибину управлінського й регламентованого аналізу. Продумуються на старті, бо зміна постфактум складна.

• підрозділи, центри витрат / центри відповідальності;
• напрямки діяльності, номенклатурні групи;
• статті витрат і доходів;
• проєкти, замовлення (для позамовного обліку).

Технічні параметри роботи ERP

Група	Що налаштовується
Нумерація документів	Префікси, періодичність скидання, роздільна для кожної організації
Округлення	Правила округлення сум і кількостей
Друковані форми	Первинні та друковані форми під потреби організації
Права доступу	Ролі користувачів, розмежування за організаціями й підрозділами
Регламентована звітність	Форми декларацій і фінзвітності, електронна подача
Початкові залишки	Введення залишків по рахунках і аналітиці на дату старту

Порядок впровадження

1. Внести реквізити та статус організації.
2. Визначити систему оподаткування.
3. Налаштувати облікову політику (бух. та податкову).
4. Задати параметри ПДВ.
5. Встановити фінансові періоди та валюту.
6. Налаштувати аналітичні розрізи.
7. Задати технічні параметри та права доступу.
8. Ввести початкові залишки на дату старту.