Довідники 1С

Довідники 1С — це об’єкти системи 1С, у яких зберігається умовно постійна або багаторазово використовувана інформація: контрагенти, товари, склади, договори, працівники, підрозділи, статті витрат, одиниці виміру, валюти та інші дані, що використовуються в документах, звітах і регістрах обліку.

У практиці переходу з 1С на K2 ERP довідники є одним із найважливіших об’єктів міграції, тому що саме на них тримається значна частина облікової логіки.

Головне. Довідники 1С — це основа старої облікової бази. Перед перенесенням у K2 ERP їх потрібно не просто вивантажити, а проаналізувати, очистити, прибрати дублікати, перевірити коди, структуру груп, зв’язки та актуальність записів.

Важливо про санкції. 1С та пов’язані з нею продукти, зокрема частина рішень BAS, мають санкційні, юридичні та кібербезпекові ризики в Україні. Окремі продукти 1С і BAS внесені до відкритого переліку програмного забезпечення, забороненого до використання для окремих категорій організацій. Тому робота з довідниками 1С у сучасному українському бізнесі часто розглядається не як розвиток старої системи, а як етап підготовки до міграції.

Підхід K2 ERP. Під час переходу з 1С довідники потрібно переносити в K2 ERP як керовані бізнес-сутності: контрагентів, товари, склади, договори, працівників, підрозділи, аналітики та інші об’єкти, зберігаючи зв’язки і водночас очищаючи накопичені помилки.

Вступ

У будь-якій обліковій системі є дані, які використовуються багато разів. Наприклад, один і той самий контрагент може зустрічатися у рахунках, актах, накладних, платежах, договорах і звітах. Один і той самий товар може використовуватися в закупівлях, продажах, складських переміщеннях, інвентаризаціях і виробництві.

У 1С такі дані зазвичай зберігаються в довідниках.

Довідник — це не просто список. Це структурований об’єкт, який може мати:

код;
найменування;
групи;
реквізити;
табличні частини;
власника;
підпорядкування;
посилання на інші довідники;
ознаку видалення;
історію використання в документах;
додаткові властивості.

Для користувача довідник виглядає як список. Але для системи це важлива частина моделі даних.

Саме тому міграція довідників із 1С у K2 ERP є одним із перших і найвідповідальніших етапів переходу.

Що таке довідник у 1С

У 1С довідник — це об’єкт конфігурації, призначений для зберігання списків однотипних даних.

Наприклад:

довідник контрагентів;
довідник номенклатури;
довідник складів;
довідник організацій;
довідник договорів;
довідник працівників;
довідник підрозділів;
довідник банківських рахунків;
довідник статей витрат;
довідник одиниць виміру.

Довідники використовуються в документах і звітах як посилання. Наприклад, документ продажу не зберігає повну назву покупця, його адресу, ЄДРПОУ і всі реквізити всередині кожного документа. Він зазвичай посилається на елемент довідника “Контрагенти”.

Це дозволяє не дублювати інформацію в кожному документі.

Простими словами. Довідник у 1С — це список об’єктів, на які потім посилаються документи, звіти та інші частини системи.

Основні типи довідників 1С

У різних конфігураціях 1С набір довідників може відрізнятися. Але в більшості бізнес-систем зустрічаються типові групи.

Група довідників	Приклади	Для чого використовуються
Контрагенти	Покупці, постачальники, партнери, банки, фізичні особи	Для продажів, закупівель, договорів, платежів і взаєморозрахунків
Номенклатура	Товари, послуги, матеріали, продукція, комплекти	Для складу, продажів, закупівель, виробництва і ціноутворення
Організаційна структура	Організації, підрозділи, склади, каси	Для розподілу обліку за юридичними особами, підрозділами і місцями зберігання
Договори	Договори з покупцями, постачальниками, партнерами	Для взаєморозрахунків, оплат, актів, рахунків і аналітики
Персонал	Працівники, фізичні особи, посади	Для кадрового, зарплатного, сервісного або виробничого обліку
Фінансова аналітика	Статті витрат, статті доходів, проєкти, напрями діяльності	Для управлінської аналітики, бюджетування і звітів
Технічні довідники	Одиниці виміру, валюти, ставки ПДВ, країни, регіони	Для нормальної роботи документів і облікових алгоритмів

Довідник контрагентів

Довідник контрагентів — один із найважливіших довідників у 1С.

У ньому зазвичай зберігаються:

покупці;
постачальники;
партнери;
банки;
перевізники;
підрядники;
орендодавці;
фізичні особи;
інші учасники господарських операцій.

Типові поля:

код;
найменування;
повне найменування;
ЄДРПОУ;
ІПН;
адреса;
телефон;
email;
банківські реквізити;
контактні особи;
договори;
група контрагента;
ознака покупця або постачальника.

Під час перенесення в K2 ERP цей довідник потрібно особливо уважно перевіряти.

Типові проблеми:

один контрагент заведений кілька разів;
назва відрізняється через лапки, скорочення або мову;
ЄДРПОУ записаний з помилкою;
постачальник і покупець заведені як різні об’єкти, хоча це одна компанія;
старі контрагенти змішані з актуальними;
у довіднику є технічні записи типу “111”, “тест”, “старий клієнт”.

Приклад очищення контрагентів

Було в 1С	Проблема	Як краще зробити в K2 ERP
ТОВ Ромашка	Неповна назва	ТОВ “Ромашка”
Ромашка ТОВ	Дубль	Об’єднати з основним контрагентом
ООО Ромашка	Інша мова і дубль	Перевірити код ЄДРПОУ і об’єднати
Тест	Технічний запис	Не переносити

Порада. Для контрагентів головним ідентифікатором часто має бути не назва, а код ЄДРПОУ або інший реєстраційний код. Назви можуть змінюватися, а коди допомагають знайти дублікати.

Довідник номенклатури

Довідник номенклатури — це список товарів, послуг, матеріалів, продукції, комплектів та інших об’єктів, з якими працює компанія.

У 1С він може містити:

товари;
послуги;
матеріали;
напівфабрикати;
готову продукцію;
комплекти;
обладнання;
запасні частини;
роботи.

Типові поля:

код;
артикул;
найменування;
повне найменування;
одиниця виміру;
група;
вид номенклатури;
ставка ПДВ;
характеристика;
серія;
виробник;
країна походження;
штрихкод.

Номенклатура часто є найпроблемнішим довідником при міграції.

Типові проблеми:

дублікати товарів;
товари без артикулів;
різні одиниці виміру для однакових позицій;
послуги змішані з товарами;
старі позиції не відокремлені від актуальних;
назви написані без єдиного стандарту;
характеристики зберігаються прямо в назві товару.

Приклад нормалізації номенклатури

Було в 1С	Проблема	Як краще зробити в K2 ERP
Кабель USB	Занадто загальна назва	Кабель USB Type-C 1 м чорний
Кабель юсб чорн.	Дубль або неповна назва	Об’єднати з основною позицією
Послуги	Неконкретна позиція	Розділити на конкретні послуги
Товар старий	Немає бізнес-сенсу	Не переносити або перенести в архівну групу

Міграція номенклатури — це шанс навести порядок. Якщо перенести хаотичний довідник із 1С без очищення, нова ERP одразу отримає старі проблеми.

Довідник договорів

У 1С договори часто зберігаються як підпорядкований довідник контрагентів.

Це означає, що договір не існує сам по собі, а належить конкретному контрагенту.

У договорі можуть зберігатися:

номер;
дата;
контрагент;
організація;
валюта;
тип договору;
умови оплати;
вид взаєморозрахунків;
відповідальний менеджер;
строк дії;
ознака основного договору.

Під час міграції важливо не втратити зв’язок:

Контрагент → Договір → Документи → Взаєморозрахунки

Якщо договори перенести неправильно, можуть зламатися взаєморозрахунки, звіти по боргах і історія оплат.

Довідник складів

Довідник складів використовується для обліку товарів за місцями зберігання.

У ньому можуть бути:

основний склад;
роздрібний магазин;
склад браку;
склад відповідального зберігання;
виробничий склад;
транзитний склад;
склад матеріалів;
склад готової продукції.

Під час переходу в K2 ERP потрібно визначити:

які склади актуальні;
які склади вже не використовуються;
чи є залишки на старих складах;
чи потрібно об’єднати дублікати;
чи правильно налаштовані права доступу;
чи є прив’язка складів до підрозділів або організацій.

Довідник організацій

Довідник організацій містить юридичних осіб, від імені яких ведеться облік.

У групі компаній може бути кілька організацій:

основна юридична особа;
ФОП;
виробнича компанія;
торгова компанія;
сервісна компанія;
компанія-імпортер;
неприбуткова організація.

Під час міграції важливо правильно перенести:

назву;
ЄДРПОУ;
ІПН;
систему оподаткування;
банківські рахунки;
юридичну адресу;
відповідальних осіб;
печатки й підписи для друкованих форм.

Довідник працівників

Довідник працівників використовується не тільки в кадровому обліку.

Працівники можуть бути потрібні для:

відповідальних менеджерів;
виконавців заявок;
касирів;
комірників;
сервісних інженерів;
погоджувачів документів;
користувачів системи;
виробничих операцій.

Під час перенесення потрібно відокремлювати:

фізичну особу;
працівника;
користувача системи;
роль у бізнес-процесі.

У старих базах 1С ці поняття часто змішані, тому під час переходу в K2 ERP їх бажано структурувати правильно.

Довідники фінансової аналітики

До фінансової аналітики можуть належати:

статті витрат;
статті доходів;
проєкти;
напрями діяльності;
центри фінансової відповідальності;
бюджети;
підрозділи;
джерела фінансування.

Ці довідники дуже важливі для управлінського обліку.

Під час міграції часто виявляється, що стара структура аналітики вже не відповідає реальному бізнесу. Наприклад, у 1С могли накопичитися десятки статей витрат, які дублюють одна одну.

Приклад:

Було в 1С	Проблема	Як краще зробити в K2 ERP
Реклама	Загальна стаття	Розділити на онлайн-рекламу, друк, виставки
Маркетинг	Дублює рекламу	Об’єднати або впорядкувати
Інші витрати	Надто широке поняття	Мінімізувати використання
Адмін витрати	Немає деталізації	Створити зрозумілу структуру

Ієрархія довідників

Багато довідників у 1С мають ієрархічну структуру.

Наприклад, номенклатура може бути розбита на групи:

Товари
- Кабелі
- Адаптери
- Комплектуючі
Послуги
- Монтаж
- Доставка
- Налаштування

Ієрархія зручна для користувача, але при міграції її потрібно аналізувати.

Типові проблеми:

занадто глибока структура;
групи створювались хаотично;
один і той самий товар є в різних групах;
назви груп не відповідають бізнес-логіці;
частина груп порожня;
групи використовуються як заміна характеристик.

Важливо. Не кожну ієрархію з 1С потрібно переносити один до одного. Іноді краще створити нову, простішу і зрозумілішу структуру в K2 ERP.

Коди довідників

У 1С елементи довідників часто мають коди.

Код може бути:

автоматичним;
ручним;
числовим;
текстовим;
унікальним;
неунікальним у старих або пошкоджених базах.

Під час міграції код із 1С часто варто зберігати як зовнішній код.

Наприклад:

Дані	Поле в 1С	Поле в K2 ERP
Код елемента	Код	external_code
Назва	Найменування	name
Повна назва	ПовнеНайменування	full_name

Збереження старого коду допомагає:

перевіряти міграцію;
шукати відповідність між старою і новою системою;
переносити документи;
підтримувати тимчасовий обмін;
розбирати помилки після запуску.

Ознака видалення

У 1С елементи довідників часто не видаляються одразу, а лише позначаються на видалення.

Це означає, що в базі можуть бути тисячі старих або непотрібних записів.

Під час міграції потрібно вирішити:

переносити такі записи чи ні;
чи використовувалися вони в документах;
чи є по них залишки;
чи потрібні вони для історії;
чи можна їх залишити тільки в архіві.

Не все потрібно переносити. Якщо елемент довідника позначений на видалення і не використовується в актуальних документах, часто краще не переносити його в нову систему.

Дублікати в довідниках 1С

Дублікати — одна з головних проблем старих баз 1С.

Вони виникають, коли користувачі створюють нові елементи замість пошуку існуючих.

Приклади дублікатів:

“ТОВ Ромашка” і “Ромашка ТОВ”;
“Кабель USB” і “USB кабель”;
“Основний склад” і “Склад основний”;
“Доставка” і “Послуга доставки”;
“Іваненко І.І.” і “Іваненко Іван Іванович”.

Перед міграцією потрібно знайти дублікати і вирішити, що з ними робити.

Можливі рішення:

об’єднати;
залишити один основний запис;
перенести дублікати як архівні;
не переносити технічні записи;
створити таблицю відповідності старих кодів до нового елемента.

Таблиця відповідності довідників

Для якісної міграції потрібна таблиця відповідності між об’єктами 1С і K2 ERP.

Приклад:

Довідник 1С	Об’єкт K2 ERP	Коментар
Справочник.Контрагенты	Контрагенти	Перевірити дублікати, ЄДРПОУ, ІПН
Справочник.Номенклатура	Товари і послуги	Очистити старі позиції, нормалізувати назви
Справочник.ДоговорыКонтрагентов	Договори	Зберегти зв’язок із контрагентами
Справочник.Склады	Склади	Перевірити актуальність і залишки
Справочник.Организации	Організації	Перенести реквізити, рахунки, податкові дані
Справочник.Сотрудники	Працівники	Відокремити працівників від користувачів
Справочник.СтатьиЗатрат	Статті витрат	Переглянути структуру аналітики

Приклад перенесення довідника контрагентів

Під час перенесення контрагентів можна використовувати таку логіку:

Вивантажити всі записи з 1С.
Відокремити активних контрагентів від архівних.
Перевірити ЄДРПОУ та ІПН.
Знайти дублікати.
Об’єднати записи, якщо це одна юридична особа.
Перенести контактні дані.
Перенести договори.
Зберегти старий код 1С як зовнішній код.
Завантажити в K2 ERP.
Провести контрольну звірку.

Приклад перенесення довідника номенклатури

Для номенклатури процес може бути таким:

Вивантажити товари, послуги, матеріали.
Відокремити активні позиції від старих.
Перевірити одиниці виміру.
Перевірити артикули.
Знайти дублікати.
Нормалізувати назви.
Визначити групи.
Визначити характеристики.
Зберегти старий код 1С.
Завантажити в K2 ERP.

Типові проблеми під час перенесення довідників

Проблеми, які часто виникають:

різні довідники використовуються не за призначенням;
частина даних зберігається прямо в назвах;
відсутні обов’язкові реквізити;
коди неунікальні або незрозумілі;
багато позначених на видалення записів;
немає єдиного стандарту назв;
дублікати використовуються в різних документах;
довідники перевантажені старими записами;
користувачі не знають, які дані актуальні.

Очищення довідників перед міграцією

Перед перенесенням у K2 ERP бажано виконати очищення.

Очищення може включати:

видалення технічних записів;
об’єднання дублікатів;
виправлення назв;
перевірку кодів;
заповнення обов’язкових полів;
розділення товарів і послуг;
перегляд груп;
архівацію старих елементів;
перевірку зв’язків із документами.

Міграція — це не копіювання сміття. Перехід із 1С на K2 ERP потрібно використовувати як можливість очистити довідники і зробити дані придатними для подальшого розвитку.

Перенесення зв’язків між довідниками

Важливо переносити не тільки самі довідники, а й зв’язки між ними.

Наприклад:

контрагент має договори;
договір має валюту;
товар має одиницю виміру;
товар має групу;
склад належить підрозділу;
працівник належить організації;
банківський рахунок належить організації або контрагенту.

Якщо перенести тільки списки без зв’язків, нова система не зможе коректно працювати з документами.

Довідники і документи

Довідники тісно пов’язані з документами.

Наприклад, документ продажу може містити посилання на:

організацію;
контрагента;
договір;
склад;
номенклатуру;
одиницю виміру;
валюту;
відповідального менеджера.

Тому при міграції важливо спочатку перенести довідники, а вже потім документи.

Порядок зазвичай такий:

Технічні довідники.
Організації.
Склади.
Контрагенти.
Договори.
Номенклатура.
Працівники.
Аналітика.
Документи.
Залишки.
Взаєморозрахунки.

Довідники і залишки

Залишки не можуть існувати без довідників.

Наприклад, залишок товару повинен мати:

товар;
склад;
одиницю виміру;
партію або серію, якщо використовується;
організацію;
кількість;
суму.

Якщо товар або склад перенесені неправильно, залишки не зійдуться.

Саме тому перед перенесенням залишків потрібно завершити перенесення і перевірку довідників.

Довідники і права доступу

У деяких компаніях доступ до довідників має бути обмежений.

Наприклад:

не всі користувачі можуть створювати контрагентів;
не всі можуть змінювати банківські реквізити;
тільки відповідальні працівники можуть редагувати номенклатуру;
склади можуть бути доступні лише певним підрозділам;
фінансові статті можуть редагувати тільки адміністратори.

Під час переходу в K2 ERP важливо не просто перенести довідники, а й налаштувати правила роботи з ними.

Довідники і характеристики

У старих базах 1С характеристики часто зберігаються прямо в назві товару.

Наприклад:

“Футболка синя L”;
“Футболка синя XL”;
“Футболка червона L”;
“Кабель USB 1м чорний”;
“Кабель USB 2м білий”.

У сучасній системі частину таких параметрів можна винести в характеристики:

колір;
розмір;
довжина;
матеріал;
виробник;
модель;
серія.

Це робить номенклатуру чистішою і зручнішою для пошуку, фільтрації та аналітики.

Довідники і файли

До деяких довідників можуть бути прив’язані файли.

Наприклад:

договір до контрагента;
сертифікат до товару;
інструкція до обладнання;
фото товару;
банківські документи;
скани реєстраційних документів;
технічні паспорти.

Під час міграції потрібно перевірити:

чи зберігалися файли в 1С;
чи були вони в окремих папках;
чи є зв’язок між файлом і елементом довідника;
чи потрібно переносити всі файли;
чи достатньо перенести тільки актуальні вкладення.

Тестове перенесення довідників

Перед фінальною міграцією потрібно зробити тестове перенесення.

Після тестового перенесення користувачі повинні перевірити:

чи всі потрібні контрагенти є в системі;
чи немає зайвих дублікатів;
чи правильно перенесена номенклатура;
чи сходяться склади;
чи є договори;
чи правильно перенесені одиниці виміру;
чи коректно працює пошук;
чи зручно користуватися новою структурою.

Контроль якості після перенесення

Після завантаження довідників у K2 ERP потрібно виконати контроль.

Приклад контрольної таблиці:

Довідник	Кількість у 1С	Кількість перенесено	Відхилення	Коментар
Контрагенти	12 500	8 300	-4 200	Не перенесені архівні та дублікати
Номенклатура	45 000	28 000	-17 000	Очищені старі позиції
Склади	25	18	-7	Не перенесені неактивні склади
Договори	30 000	22 000	-8 000	Перенесені тільки актуальні договори

Відхилення не завжди є помилкою. Якщо частина записів не переносилась свідомо, це потрібно зафіксувати.

Архівні довідники

Не всі дані потрібно переносити в активну базу K2 ERP.

Можна створити окремий підхід до архівних записів:

не переносити їх взагалі;
перенести в архівну групу;
залишити в старій базі тільки для перегляду;
перенести в окрему архівну таблицю;
перенести тільки ті, що використовуються в історичних документах.

Це особливо актуально для старих баз, які працювали 10–15 років.

Довідники 1С як джерело проблем

У багатьох компаніях довідники 1С з часом перетворюються на хаотичне сховище.

Причини:

багато користувачів мали право створювати записи;
не було правил найменування;
не перевірялися дублікати;
не було відповідального за якість довідників;
старі записи не архівувалися;
довідники використовувалися не за призначенням;
частина інформації зберігалася в коментарях або назвах.

У результаті компанія отримує проблему: система начебто працює, але дані погано придатні для аналітики, автоматизації та інтеграцій.

Довідники 1С як старт міграції

Попри всі проблеми, довідники 1С — це цінне джерело даних.

Саме з них починається перехід.

Якщо правильно перенести довідники, далі легше переносити:

документи;
залишки;
взаєморозрахунки;
історію операцій;
звіти;
бізнес-процеси.

Перший крок міграції. Якісно перенесені довідники — це фундамент успішного переходу з 1С на K2 ERP.

Як K2 ERP працює з довідниками після міграції

У K2 ERP довідники можуть розвиватися як повноцінні бізнес-сутності.

Це означає, що до них можна додавати:

файли;
характеристики;
права доступу;
зв’язки з документами;
звіти;
бізнес-процеси;
інтеграції;
аналітику;
API-доступ;
додаткові поля;
галузеву логіку.

Тобто довідник у K2 ERP — це не просто список, а частина бізнес-моделі.

Типова стратегія переходу

Правильна стратегія роботи з довідниками 1С під час переходу в K2 ERP:

Вивантажити довідники з 1С.
Проаналізувати структуру.
Визначити активні й архівні записи.
Знайти дублікати.
Очистити технічні записи.
Побудувати таблицю відповідності.
Перенести тестову вибірку.
Дати користувачам перевірити результат.
Виправити помилки.
Виконати фінальне перенесення.
Заборонити хаотичне створення нових записів.
Налаштувати права і правила ведення довідників у K2 ERP.

Коротко

Питання	Відповідь
Що таке довідники 1С?	Це об’єкти для зберігання списків даних: контрагентів, товарів, складів, договорів, працівників, статей витрат та інших сутностей.
Чому вони важливі?	На довідники посилаються документи, залишки, звіти, регістри та бізнес-процеси.
Чи можна просто скопіювати довідники з 1С?	Технічно можна, але практично небажано. Перед перенесенням їх потрібно очистити і перевірити.
Які довідники найважливіші?	Контрагенти, номенклатура, договори, склади, організації, працівники, одиниці виміру та фінансова аналітика.
Яка головна проблема довідників 1С?	Дублікати, старі записи, хаотична структура, неправильні коди, технічні елементи і відсутність єдиних правил ведення.
Чи потрібно зберігати старі коди 1С?	Так, бажано зберігати їх як зовнішні коди для перевірки, зв’язку з документами і тимчасового обміну.
Чи є санкційні ризики у 1С?	Так. 1С і частина продуктів BAS мають санкційні, юридичні та кібербезпекові ризики в Україні.
Як правильно переносити довідники в K2 ERP?	Через аналіз, очищення, таблицю відповідності, тестове перенесення, перевірку користувачами і фінальну міграцію.

Висновок

Довідники 1С — це фундамент старої облікової системи. У них зберігаються контрагенти, товари, склади, договори, працівники, організації, статті витрат та інші ключові дані бізнесу.

Але за роки роботи довідники часто накопичують проблеми: дублікати, помилки, старі записи, хаотичні групи, технічні елементи, неправильні коди та неактуальну інформацію.

Тому під час переходу з 1С на K2 ERP довідники не можна переносити механічно.

Їх потрібно:

проаналізувати;
очистити;
нормалізувати;
перевірити;
перенести зі збереженням зв’язків;
налаштувати правила подальшого ведення.

Правильний підхід. Довідники 1С потрібно розглядати не як спадщину, яку треба бездумно скопіювати, а як джерело даних, яке потрібно очистити і перетворити на якісну основу для K2 ERP.

З урахуванням санкційних і безпекових ризиків 1С та BAS, робота з довідниками старої системи має бути частиною стратегії переходу на українське програмне забезпечення, цифрову незалежність і сучасну ERP-архітектуру.

K2 ERP у цьому процесі може стати новою платформою для чистих довідників, якісних даних, керованих бізнес-процесів, аналітики, інтеграцій і подальшого розвитку компанії.

Див. також

Зовнішні посилання